fbpx

أبرز خطوات تطبيق نظام ERP في الشركات

9 دقائق للقراءة
أبرز خطوات تطبيق نظام ERP في الشركات

تُغير برامج تخطيط موارد المؤسسات شكل العمل جذريًا، وتنقلك من عالم المستندات والأوراق إلى عملية غاية فى السهولة، فهي تبسط أعقد عملياتك الحسابية، وبالتالي فلا بد من أن تُؤخذ عملية تشغيلها على محمل الجد.

لذا نوضح لك من خلال هذا المقال خطوات تطبيق نظام ERP بالتفصيل، فتابع معنا.

ما هي برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هي حلول برمجية متكاملة تمكن المؤسسات من إدارة مجموعة واسعة من العمليات والوظائف التجارية.

توفر هذه الأنظمة منصة مركزية لجمع وتخزين وتحليل البيانات من مختلف الإدارات، مثل: المالية، والحسابات، والمبيعات، والمخزون، ما إلى ذلك، مما يجعل صاحب المؤسسة ملمًا بتفاصيل عمله بدقة، وقادرًا على اتخاذ القرارات الفعالة المبنية على معلومات حقيقة.

ما قبل تطبيق نظام ERP

تمر تلك المرحلة بعدة خطوات تتمثل في:

تقييم أنظمة العمل الحالية، وتحديد المشكلات

تتضمن هذه الخطوة الأولية الغوص العميق في العمليات الحالية لمؤسستك، وسير العمل، والبنية التحتية التكنولوجية، بهدف تحديد أوجه القصور، والمجالات التي تحتاج إلى تحسينات، ويمكن إجراء ذلك من خلال:

  • تشكيل فريق يضم ممثلين من مختلف الأقسام والمستويات في مؤسستك، لإجراء التقييم.
  • تحديد نطاق التقييم، ومع التأكد من أن التقييم يشمل العمليات الأساسية بالمؤسسة.
  • توثيق كافة النتائج في تقرير شامل يسلط الضوء على المشكلات والحلول.
  • تحديد المشكلات التي يجب معالجتها أولاً أثناء تنفيذ نظام برنامج الـ ERP.
  • توزيع الاستبيانات على الموظفين لجمع مدخلاتهم حول تحديات العمل.
  • تحليل البيانات بعمق، والبحث عن المشكلات المتعلقة بجودة البيانات.
  • إجراء مقابلات مع رؤساء الأقسام والمديرين لمناقشة نقاط الضعف.
  • جمع أي وثائق موجودة لعملياتك، إذ يوفر ذلك نقطة انطلاق لتقييمك.
  • تقييم البنية التحتية التكنولوجية الحالية، بما في ذلك الأجهزة والبرامج.

من خلال ذلك ستتعرف عن قرب على نقاط الألم التي تعاني منها الشركة؛ لتعرف جيدًا ما الذي يمكن أن يقدمه الـ ERP للشركة.

وضع أهداف واضحة

الخطوة الثانية من خطوات تطبيق نظام ERP هي تحديد الأهداف، ولا يتضمن ذلك الأهداف الحالية التي تسعى إليها الشركة فحسب، بل يتضمن أيضًا الأهداف المستقبلية التي تطمح إليها الشركة، بما يتوافق مع التحديات الخاصة بها.

وبالتالي فمن المهم تحديد ما تهدف إلى تحقيقه باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، سواء كان ذلك تحسين الكفاءة التشغيلية، أو تعزيز خدمة العملاء، أو تبسيط العمليات المالية، أو كل ما سبق، على أن تتوافق هذه الأهداف بشكل وثيق مع استراتيجية العمل الشاملة لمؤسستك.

توفر تلك الخطوة خارطة طريق لعملية التنفيذ بأكملها، إذ تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بنظام الـ ERP.

بالإضافة إلى ذلك، تعمل الأهداف المحددة جيدًا كمؤشرات أداء، مما يسمح لك بقياس مدى نجاح خطوات تطبيق نظام ERP، وتتبع العائد على الاستثمار.

عند تحديد الأهداف، من الضروري أن أن تكون واضحة، وقابلة للقياس، وواقعية، ومتوافقة مع احتياجات مؤسستك، ومصحوبة بجدول زمني لتحقيقها، مع الحرص على توصيلها بشكل فعال إلى جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك الموظفين، لفهم الغرض والنتائج المتوقعة من تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

اختيار برنامج ERP مناسب

يعد اختيار البرنامج المناسب خطوة محورية ضمن خطوات تطبيق نظام ERP في الشركات، فاختيارك سيؤثر بشكل عميق على مدى توافق النظام مع احتياجات مؤسستك، وسيحدد مدى نجاح المشروع.

لذا ابدأ بإجراء تحليل شامل لحلول الـ ERP المتاحة في السوق. ضع في اعتبارك عوامل مثل: الميزات الخاصة بالصناعة، والقابلية للتوسع، وسمعة البائع فيما يتعلق بدعم العملاء، والتحديثات المستمرة.

احرص أيضًا على إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك متخصصي تكنولوجيا المعلومات، ورؤساء الأقسام، والمستخدمين النهائيين في عملية الاختيار، فرؤيتهم لا تقدر بثمن في تحديد برنامج تخطيط موارد المؤسسات الذي يناسب متطلبات مؤسستك بشكل أفضل.

علاوة على ذلك، لا تغفل عن مواءمة اختيارك بشكل وثيق مع الأهداف التي حددتها، إذ ينبغي أن يتمتع برنامج تخطيط موارد المؤسسات بالوظائف اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.

وقبل أن تتخذ القرار النهائي بالشراء اطلب العروض التوضيحية التفصيلية وراجعها، وقم، إن أمكن، بإجراء اختبار تجريبي لتقييم مدى تلبية برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لاحتياجاتك المحددة. من الضروري التأكد من أن الحل المحدد سهل الاستخدام، ويمكن دمجه بسهولة مع أنظمتك الحالية.

وأخيرًا، ضع في الاعتبار التكاليف طويلة المدى، بما في ذلك الترخيص، والصيانة، والدعم المستمر، إذ يؤثر ذلك بشكل كبير على ميزانيتك بمرور الوقت.

اقرأ أيضًا: تكاليف مخفية لا بد من معرفتها قبل اقتناء أنظمة ERP

خطوات تطبيق نظام ERP في الشركات

خطوات تنفيذ نظام ERP

تمر عملية تشغيل برنامج ERP بمجموعة من الخطوات لحين اعتماد استخدامه رسميًا بالشركة، وتشمل تلك الخطوات:

1- تهيئة العاملين لاستقبال هذا التغيير

من أكبر العقبات التي تقف في طريق خطوات تطبيق نظام ERP هي المحاولات المُنفذة بغرض مقاومة هذا التغيير، سواء كان خوفًا من إيقاف طرق الاختلاس التي تكشفها فلسفات برامج الـ ERP، والتي تجعل كما يقولون “كل اللعب على المكشوف”، فلا مجال للتلاعب بأرقام تسجل فى اللحظة والحال، أو حتى من خلال الرغبات الطبيعية فى الاحتفاظ بما اعتدنا عليه ومقاومة أى تغيير.

وبالتالي فمن المهم أن تهيئ العاملين لذلك من خلال إيضاح الحاجة للتغيير، وبالطبع يساعدك فى هذا الأمر أن تكون واضحًا بشأن الميزانية، والموارد المطلوبة لدعم المشروع عبر الحفاظ على قناة تواصل واضحة، مثل: تعيين شخص مسؤول عن إزالة العقبات المرتبطة بخطوات تطبيق نظام ERP.

وفي المقابل، من المهم على من يديرون التشغيل التأكد من أن الشركة والمنظمة بأكملها على وعي بالأسباب والاستراتيجيات وراء هذا التحرك، ومع الالتزام بالمطلوب من جميع الأطراف ستتجنب مرارات التنفيذ اللاحقة.

وإذا كان صناع القرار أنفسهم لا يدعمون بوضوح الحاجة إلى التغيير، فإن ميزانيتك قد تتأثر سلبًا، وإذا كان المستخدمون النهائيون كذلك غير واعين بأهمية تلك التكنولوجيا، سيسود الارتباك، وستزداد نسب المقاومة، وتتقلص فرص النجاح.

2- إدارة التوقعات

استكمالًا لخطوات تطبيق نظام ERP في الشركات نجد أن عملية إدارة التوقعات هي مرحلة نضج؛ متى تمتع بها صناع القرار نتج عنها استخدام أمثل لمميزات وخواص برامج تخطيط موارد المؤسسات.

وعليك أن تعلم دائمًا أن برمجيات “تخطيط موارد المؤسسات” برمجيات قوية، تنقل عملك ونشاطك التجاري إذا أُحسن استخدامها إلى مستويات المنافسات العالمية، لكنها لن تحقق ذلك بين ليلة وضحاها.

ومن المهم أن يضع صناع القرار أهدافًا مؤقتة بتواريخ لحساب عائد المنفعة بشكل دقيق، فكلما مرت تلك العملية بتخطيط مدروس نضجت ثمارها سريعًا.

قبل تشغيل برامج تخطيط موارد المؤسسة، تأكد أن الشركة لديها موارد كافية من الموظفين لإكمال المشروع، قد تبدو هذه نقطة واضحة، لكن العديد من الشركات يبدأون في التشغيل دون مراعاة هذا الأمر، مما ينتج عنه موظفين مرهقين، وتنفيذ غير مثالي.

لذا، ابدأ بالتواصل بشكل مفتوح مع الموظفين، وكن واضحًا بشأن الاضطرابات المتوقعة في العمليات اليومية بعد الانتهاء من خطوات تطبيق نظام ERP، واشرح كيفية التعامل للتخفيف من هذه الاضطرابات.

تتضمن إدارة التوقعات أيضًا المرونة والقابلية للتكيف طوال عملية التنفيذ. كن مستعدًا لتعديل خطة المشروع إذا لزم الأمر ولمواجهة التحديات غير المتوقعة على الفور. ومن خلال إدارة التوقعات بفعالية، يمكنك تقليل مقاومة التغيير، وبناء الثقة في نجاح تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

3- وضع الميزانية

يمكن اعتبار تحديد الميزانية عملية استنزاف مدمرة لموارد الشركة، إذا لم ينتبه صناع القرار لوضع جميع الفروق الدقيقة في المشروع، والذي يحكمه قطبان:

  • السعي للالتزام المحدد بوقت التنفيذ
  • اختيار الحل التكنولوجي الأنسب

ومن ثم لا بد من إجراء تحليل شامل للتكلفة يضم جميع الجوانب المالية المتعلقة بخطوات تطبيق نظام ERP، بما في ذلك ترخيص البرامج والبنية التحتية للأجهزة، والتخصيص، وترحيل البيانات، والتدريب والدعم المستمر، وضع في اعتبارك التكاليف الأولية والمستمرة.

ومن الضروري إشراك الخبراء الماليين ومديري المشاريع في عملية إعداد الميزانية لضمان الدقة.

احرص أيضًا على مراجعة الميزانية، وتحديثها بانتظام مع تقدم المشروع، وتتبع النفقات الفعلية مقابل الميزانية المخططة، إذ يساعد ذلك في تحديد أي تجاوزات أو تناقضات في التكاليف في وقت مبكر، مما يسمح بإجراء التعديلات في الوقت المناسب.

دعنا نخبرك أن الميزانية المخططة والمُدارة جيدًا تضمن بقاء تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك على المسار الصحيح، والحساب والوعي الحقيقي بالمتطلبات وعلى رأسها المتطلبات المادية مثل: حساب عدد المستخدمين، والتدريب، وتكاليف الصيانة، واعتبارات التوسع سيسهل عليك هذه المهمة.

4- نقل البيانات

مرحلة نقل البيانات

أول خطوة تنفيذ فعلية في خطوات تطبيق نظام ERP هي مرحلة نقل البيانات التي تسعى فيها للانتقال السلس.

وينبغي في تلك المرحلة مراعاة النهج والطرق المستخدمة في نقل تلك البيانات، ودراسة العوامل التي تلعب دورًا في تحديد طريقة النقل المناسبة، مثل: تكاليف نقل البيانات، وأداء النظام، ومدة الانقطاع، وحجم البيانات، وجودة البيانات. كل تلك العوامل أساسية لتحديد الوسائل الأفضل فى نقل البيانات.

البيانات وما تشمله من المنتجات، العملاء، الموردين، الأرصدة الافتتاحية. كل هذا الكم من الممكن أن يكون عنصرًا مربكًا في عملية التنفيذ برمتها، تسبح فيه دون نهاية.

لذلك من المهم أن تبدأ هذه العملية فى وقت مبكر فكلما أسرعت في التعامل مع بياناتك كانت فرصتك أفضل في تجنب الاضطرابات والتأخير في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

ولتقليل مستوى التعقيد في تلك العملية، يجب عليك تقييد بياناتك قدر الإمكان، وفقًا للوائح واحتياجات الشركة، وإنشاء خطة تفصيلية تحدد كيفية تحويل البيانات من تنسيقها الحالي لتناسب بنية نظام تخطيط موارد المؤسسات.

احرص على تنظيف البيانات وإلغاء تكرارها قبل النقل، لإزالة التناقضات والأخطاء، فهذه الخطوة ضرورية لمنع مشكلات جودة البيانات في النظام الجديد، واستخدم أدوات وبرامج ترحيل البيانات المناسبة لتسهيل النقل.

لا تغفل أيضًا عن إجراء اختبار شامل لعملية ترحيل البيانات، وتنفيذ إجراءات النسخ الاحتياطي والاسترداد القوية في حالة فقدان البيانات أو حدوث مشكلات أثناء عملية الترحيل.

5- التدريب

عند الحديث عن خطوات تطبيق نظام ERP فلا بد ذكر التدريب، فهو الجانب الأكثر أهمية في عملية التشغيل، والذي يضمن نجاح أكبر ومشاكل أقل، وسواء كان تنفيذ البرنامج لأول مرة أو التحول من برنامج لآخر فلا بد أن تضمن الشركة الاستخدام الفعّال لتلك التكنولوجيا ونقل المعرفة بشكل كامل.

وتتمثل خطوات التدريب في التالي:

  • تقييم الاحتياجات التدريبية للمستخدمين، وتصميم برامج تدريبية بناءً على الأدوار والمسؤوليات.
  • توفير دورات عملية تسمح بالتفاعل مع البرنامج، فالخبرة العملية لا تقدر بثمن في رفع الكفاءة.
  • تشجيع المستخدمين على تقديم تعليقات حول عملية التدريب، وسهولة استخدام البرنامج.
  • تقديم تدريب قائم على الأدوار يركز على المسؤوليات المحددة لكل مجموعة مستخدمين.
  • مراقبة فعالية البرنامج التدريبي، وإجراء التعديلات بناءً على تعليقات المستخدمين.
  • تنفيذ التدريب والدعم المستمر لضمان استمرار الموظفين في تطوير مهاراتهم.
  • تطوير وثائق وأدلة سهلة الاستخدام يمكن للموظفين الرجوع إليها عند الحاجة.
  • الاستعانة بمتخصص في برنامج ERP، للمساعدة في اختصار فترة التدريب.

لا يساعد الاستثمار في التدريب الشامل على تحقيق انتقال أكثر سلاسة فحسب، بل يزيد أيضًا من عائد الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك عن طريق ضمان استخدامه إلى أقصى إمكاناته.

6- الاختبار

يعد الاختبار خطوة حاسمة للتأكد من تنفيذ خطوات تطبيق نظام ERP بفعالية، إذ يساعد ذلك في تحديد المشكلات وتصحيحها قبل بدء التشغيل، ويضمن أن النظام يعمل على النحو المنشود.

أما عن تفاصيل تنفيذ ذلك فهي:

  • التحقق من أن النظام يتكامل بسلاسة مع الأنظمة والتطبيقات الأخرى المستخدمة في مؤسستك.
  • إنشاء خطة اختبار شاملة تغطي جميع جوانب النظام، لتحديد نطاق النجاح وأهدافه ومعاييره.
  • مواصلة الاختبار والتحسين طوال خطوات تطبيق نظام ERP، ومعالجة المشكلات على الفور.
  • إشراك الموظفين في اختبار قبول المستخدم (UAT)، للتأكد من أن النظام يلبي احتياجاتهم.
  • تقييم الأداء في ظل ظروف مختلفة، بما في ذلك الأحمال القصوى، وتحديد المشكلات.
  • التأكد من فعالية إجراءات أمن البيانات وأن النظام محمي ضد الوصول غير المصرح به.
  • الاحتفاظ بسجلات مفصلة لأنشطة الاختبار، بما في ذلك حالات الاختبار، ونتائجه.

7- التنفيذ الفعلي للبرنامج

بعد اختبار البرنامج يكون قد حان الوقت للاعتماد الكلي عليه في العمل، الأمر الذي يتطلب تخطيطًا وتنفيذًا دقيقًا، لذا اجعل الأولوية لتحديد تاريخ مناسب لبدء التشغيل، والتأكد من صحة البيانات، وتوصيل تفاصيل التشغيل المباشر بوضوح إلى جميع الموظفين.

لا تغفل عن الاحتفال بالتنفيذ الناجح مع فريقك، والاعتراف بعملهم الجاد، وتعزيز الدافع للمساعي المستقبلية، فهذه هي فترة حاسمة للحفاظ على استمرارية الأعمال، وتعزيز ثقة الموظفين.

تبدو تلك النقطة أنها الخطوة الأخيرة ضمن خطوات تطبيق نظام ERP، لكنها ليست نهاية الرحلة، إذ يتعين عليك متابعة عمل النظام، وتسجيل الملاحظات، والعمل على تحسينها أولًا بأول.

ولا بد أن تعلم هنا أن أكثر القضايا التي تعيق التشغيل غير متعلقة ببرامج تخطيط موارد المؤسسات واختبارها، فالشيء الذي ينبغي أن تُلقي له بالاً هو تلك القضايا المتعلقة بالموظفين، وإرادتهم.

تمتع برحلة تشغيل سهلة مع “إدارة”

تمتع برحلة تشغيل سهلة مع إدارة

إدارة” هو حل برمجي جاهز وليس كود مفتوح المصدر، وبالتالي لن تحتاج إلى التعديل عليه، فما عليك سوى الاشتراك فيه، وسيتولى فريق “إدارة” مسؤولية التشغيل والتأكد من أن النظام يعمل بالشكل المطلوب داخل شركتك خلال أيام معدودة.

تبدأ رحلة تشغيل “إدارة” بتقييم وضع شركتك، ومعرفة كيفية سير العمل داخل الأقسام، ووضع خطة التنفيذ المناسبة لعملك بناءً على ذلك.

من ثم يبدأ فريق تشغيل “إدارة” بتجهيز البيانات الأساسية من بيانات عملاء، وموردين، وشجرة حسابات، وما إلى ذلك، ويساعدك خطوة بخطوة لحين رفع تلك البيانات كاملة على النظام،

وهنا يأتي الدور على تدريب الموظفين، ونظرًا لسهولة استخدام الشاشات في “إدارة”، فلن يستغرق التدريب سوى فترة بسيطة، وبعدها تبدأ الفترة التجريبية للتشغيل.

أثناء تلك الفترة، يتابع فريقنا سير العمل داخل شركتك، لتقييمه، وتحديد أية مشكلات موجودة، والعمل على حلها، ويبقى الوضع كذلك لحين التأكد من أن كل شيء على ما يرام، وبمجرد إتمام ذلك تبدأ فترة التشغيل الفعلي للبرنامج.

لن تنتهِ رحلتنا معك عند الانتهاء من التنفيذ، ففريق الدعم جاهز دائمًا للرد على جميع استفساراتك، ومساعدتك للتغلب على أية مشكلة تواجهك.

الخلاصة

تُظهر برامج تخطيط موارد المؤسسات أهمية كبيرة في تحسين كفاءة العمل، وزيادة التنافسية، وقبل اتخاذ قرار الشراء تحتاج إلى تقييم أنظمة عملك، وتحديد المشكلات، ووضع أهداف واضحة للشراء، ومن ثم اختيار البرنامج.

وهنا يأتي الدور على خطوات تطبيق نظام ERP، وتتمثل في تهيئة الموظفين، وإدارة توقعاتهم، ونقل البيانات، وما إلى ذلك كما ذكرنا.

ولتسهيل هذه العملية، يمكنك استخدام حل برمجي جاهز مثل “إدارة”، ففريق “إدارة” جاهز لتنفيذ ERP بفعالية وسلاسة، وتقديم الدعم المستمر.

تواصل معنا واعرف أكثر عن البرنامج.

المصادر

9 step ERP implementation plan for business operators

The 9 Stages of Successful ERP Implementation

مقالات ذات صلة

5 دقائق للقراءة

الخاسرون السعداء .. هل البائعون مزعجون بالفطرة؟!

أتذكُر عند خروجك من المترو، فيتلقاك صاحب التوكتوك كما الفريسة التي تمت محاصرتها "توكتوك يا أبلة .. توكتوك يا أستاذ" وعدد المحاولات اللامتناهية لتقنع أحد البائعين أنك ببساطة شديدة؛ …

6 دقائق للقراءة

مميزات برنامج نقاط البيع المقدم من “إدارة” وأهم المعلومات عنه

طوابير الانتظار الطويلة بمتجرك تعد إحدى علامات سيرك على طريق النجاح، وكي تحافظ على استمرار ذلك فأنت بحاجة إلى إتمام سير العمليات بسرعة، حتى تظل الخيار المفضل لعملائك. فماذا عن…

4 دقائق للقراءة

معضلة الأفكار .. كيف تُولد أفكار الشركات الناشئة ؟

هل يصادفك أحيانًا شعور كم أنت غبى يا هذا!! مخاطبًا نفسك؟ التقط دائمًا بعيني كيف تكون حياة المبدعين، في السينما دائمًا ما يصورون على جزر المالديف يتنفسون هواء البحر المنعش،…