إدارة المخزون هو الأساس لكل تجارة، ففشلك في إيصال المنتجات للمستهلك سيتسبب في خسارتك للأموال والعملاء على حد سواء.

التخطيط السليم لطلب البضاعة من المكان الصحيح، في الوقت المناسب وبالكمية المطلوبة يضمن سلاسة سير أعمالك.

ما المقصود بإدارة المخزون؟

أن تحافظ على التوازن بين فائض المخزون والنقص فيه يعني أن إدارتك لمخزونك قد حققت هدفها وآتت ثمارها؛ تحقيق هذا الهدف يكون عبر مجموعة من الممارسات والأنشطة الهامة المرتبطة بالمخزون، كمراقبة المشتريات وتنفيذ الطلبات ومراقبة حركة المخزون دخولًا وخروجًا مع متابعة عمليات الجرد والطريقة المتبعة فيه ونتائجها.
هذه الممارسات المدروسة تعطيك في النهاية بيانات دقيقة ومحكمة عن مخزونك وما هو بحاجة إليه.

والنتيجة النهائية التي نحصل عليها إما عاجلة أو آجلة؛ عاجلة متمثلة في عدم توقف حركة البيع وجني المزيد من الأرباح والبعد عن ركود المنتجات داخل المخزن، وآجلة متمثلة في تحقيق مستوى عالٍ لخدمة العملاء وبالتالي عملاء راضون ومنتج يحقق المزيد من المبيعات.

ما أهمية إدارة المخزون؟

المخزون هو العمود الفقري لتجارتك لما يمثله من عامل أمان ومصدر ربح لا يتوقف. إدارة المخزون بشكل صحيح تعني لا اخفاقات أثناء الضغط ولا مفاجآت في الأوقات العادية.
أنت على علمِ دائم بمستويات مخزونك ومتى شعرت باختلال التوازن بين الفائض والنقص فيه تداركت ذلك قبل حدوث المشاكل.
ومن ناحية أخرى قد يؤدي عدم إدارتك لمخزونك أو إدارته بطرق غير فعّالة لانهيار العمل أو خسائر أقل -أنت لا تحتاجها بالطبع- مثل نقص حركة البيع!

ولتوضيح أهمية إدارة المخزون نعرض لكم العناصر الآتية:

• وداعًا لإهدار المخزون أو فقدانه

إدارة كميات السلع ومراقبة مستوياتها مع إعادة الترتيب وفقًا لحركة البيع والشراء تجعلك بعيدًا كل البعد عن هدر مواردك المالية المتمثلة في سلعك القابعة في المخزن.

• تحقيق مستويات مثالية للمخزون

بالإضافة إلى تجنب هدر المنتجات أو التفاجؤ بنفاذها، تضمن لك إدارة المخزون بشكل صحيح تحقيق مستويات مثالية للسلع، فالمنتجات على الأرفف التي تنتظر دورًا للخروج والبيع لن تتعرض لفقد صلاحيتها وينتهي بها الحال إلى النفايات، كما أن النقص الشديد ليس خيارًا متاحًا هنا.

• خدمة أفضل وعملاء سعداء

سلع معروضة للبيع لا تغيب أصنافها من على الأرفف، ومستودع مستويات المخزون فيه مثالية ومتوازنة، يجد العميل كل ما يريد في كل الأوقات وتحت كل الظروف.

في النهاية نجد أن حسن إدارة المخزون ترفع من كفاءة العمل الذي بدوره يرفع من مستوى خدمة العملاء وأخيرًا “اسمٌ في السوق له وزن”

تقنيات إدارة المخزون:

أما عن الممارسات التي تساعد على تحقيق أهداف إدارة المخزون بشكل أسرع فهي تتمثل في مجموعة من الأفعال التي تتسم بالذكاء والتكامل الذي يعطيك النتيجة المرجوّة.

احتساب نقطة اعادة الطلب لكل المنتجات

هذه التقنية هي التي تؤدي بك لمستوى متوازن من المخزون، حيث لا فائض قد يتلفه مرور الوقت ولا نزول عن الحد الادنى.
إدارة المخزون بلا اعتبار لنقطة إعادة الطلب يجعل لعملك مستويات متعددة من النهوض والركود بلا تحكم، وبالتالي احتمالية كبيرة للأخطاء التي لا تريد أن تقع فيها، ونقطة إعادة الطلب هي الحد الذي إذا وصلت إليه فهذا يعني أنك بحاجة لمزيد من السلع وأن مخزنك يعطي إشارة بقرب الوصول للحد الأدنى الذي لا ينبغي الوصول إليه.

كيف تقوم بحساب نقطة إعادة الطلب؟

يتم احتساب حد إعادة الطلب بحساب (الوقت حتى إعادة الطلب X متوسط الاستهلاك اليومي) + مخزون الأمان

ويتم حساب قيمة مخزون الأمان كالتالي (أقصى استهلاك يومي للمخزون X أقصى وقت حتى إعادة الطلب) – (متوسط الاستهلاك اليومي للمخزون X متوسط الوقت حتى إعادة الطلب) – الاستهلاك اليومي للمخزون

وتوفيرًا للوقت والجهد ولعملٍ أكثر إنجازًا توفر لك البرامج السحابية متابعة دورية كلما وصل مخزونك للحد الأدنى الذي يدفعك لطلب المزيد من السلع، كل ما عليك هو إدخال قيمة الحد الأدنى للبرنامج وعند الاقتراب إليه يرسل إليك البرنامج إشعارًا ببيانات المخزون الأخيرة وحاجتك للطلب.

تقسيم المخزون لفئات

معرفتك بحركة منتجاتك والأكثر ربحًا ثم الأقل فالأقل ينبغي أن يُصاحب بتصرف استراتيجي يحقق لك المزيد والمزيد من مستوى الأمان والأرباح التي تحصل عليها.
تقسيم مخزونك لفئات حسب نسبة الأرباح لكل من هذه الفئات هو التصرف الاستراتيجي الذي نقصده هنا.
فلنفترض أن لديك ثلاثة أصناف من المنتجات (أ) و (ب) و (ج).

يحقق الصنف (أ) أرباحًا بنسبة 70% فيما يحقق الصنف (ب) أرباحًا بنسبة 20% أما الصنف الأخير (ج) فيحقق أرباحًا بنسبة 10%

بالطبع لن يكون النقص في (أ) بنفس أهمية النقص في (ب)، وإن حدث نقصًا في كليهما ولديك مبلغ معين من المال فإن حاجتك لأرباح المنتجات في الفئة (أ) يدفعك لشرائها ويجعل لها الأولوية القصوى!

قسّم مخزونك لفئات تبعًا للأرباح واحصل على حركة مدروسة للمنتجات.

حقق الأمان لمخزونك باستخدام بضاعة الأمانة

واحدة من الممارسات الأكثر أمانًا والتي تعني أن يستقطع البائع منتجات من المورد أو الموزع مع اتفاق مسبق بتسديد قيمة المنتجات بعد البيع وحصول البائع على عمولته، قد تبدو هذه الممارسة بسيطة إلا أنها تعود بالنفع على المورد، فهي تجعل مخزونه في وضع ديناميكي وتضمن له الربح.

عدّ المخزون وجرده فعليًا

امتثال هاتين الطريقتين في مراقبة المخزون من الطرق الفعّالة أيضًا؛ فيوفر كلاهما مراقبة دقيقة للمخزون.
فالعدّ يجنبك صدمة تقارير الجرد السنوي ويجعلك دائم الاتصال بمعلومات مخزونك، ولجرد المخزون أهمية قصوى في معرفة خريطة عملك السنوية. ولا غنى عن أحدهما إذا ما تعلق الأمر بمستويات المخزون.

إدارة المخزون باستخدام البرامج المحاسبية السحابية

تعتبر هذه التقنية هي الأنجح والأكفأ والأكثر فاعلية، إذ توفر لك البرامج السحابية رؤية شاملة لتفاصيل مخزونك ويختفي خطأ العامل البشري بالإضافة لمجموعة متكاملة من الفوائد؛ فهي تضمن لك سرعة استدعاء البيانات الخاصة بالمخزون ومستوياته مع متابعة آلية دورية وعمل تحديثات فورية لمستوى المخزون في كافة المستودعات، يحدث كل هذا بشكل دوري وسريع .

إدارة مخزونك باستخدام البرامج السحابية هو الاختيار الأنجح لعملك دائمًا وأبدًا!

 

أيضاً في مدونة إدارة: مزايا البرامج المحاسبية المتكاملة مع برامج إدارة المخازن