تعدد المنتجات واختلافها، والتباين الكبير في مدة صلاحيتها، بالإضافة إلى تعدد عمليات البيع ومتابعة التوريد والتخزين والحسابات وكميات المخزون لهذه الأنواع المختلفة والمتباينة، كل ذلك يمثل تحديات كبيرة في إدارة السوبر ماركت.

فكيف تتغلب على هذه التحديات؟ وما كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بدقة؟ وكيف يساعدك برنامج “إدارة” في هذه العملية؟ تابع معنا لتعرف ذلك وأكثر.

كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بنجاح

تحتاج إدارة السوبر ماركت إلى تكاتف الكثير من العناصر حتى تنجح، فهي أشبه بسلسة مكونة من العديد من الحلقات، والتقصير أو ضعف الإدارة لإحداها يؤثر على سير العملية بأكملها، فالحسابات تتأثر بكميات المبيعات والمشتريات، ونجاح المبيعات يتأثر بمتابعة المخزون، وكمياته، وتواريخ صلاحيته، وهكذا.

أما عن أبرز العوامل التي تساعدك على إدارة السوبر ماركت بنجاح نجد:

1- متابعة حسابات الموردين أولًا بأول

يتساءل البعض عن كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بنجاح، من أولى العوامل التي تساعد على تحقيق إدارة ناجحة هي متابعة حسابات الموردين أولًا بأول وبشكلٍ دوري، لأن عدم القيام بذلك سيؤدي إلى تراكمها، وبالتالي حدوث مشكلات مثل الخسارة أو التعرض للديون أو غيرها من الأزمات المالية، لذا تستطيع تجنب هذه العواقب من خلال تحديد مواعيد ثابتة مع الموردين لمتابعة وتصفية الحسابات بانتظام.

2- جرد المنتجات بشكل منتظم

لا تقتصر أهمية جرد المنتجات في السوبر ماركت على التأكد من جودتها وصلاحيتها فقط، وإنما تشمل أيضًا المساعدة في إدارة حسابات السوبر ماركت؛ عن طريق مقارنة الفواتير بالبضائع والتأكد من عدم التعرض لعمليات السرقة أو الاحتيال، بالإضافة إلى أنه يسمح لك بمراقبة أرباحك الإجمالية وزيادتها بواسطة التعرف متوسط بيع المنتجات يوميًا.

وتستطيع القيام بهذه الخطوة من خلال تثبيت مواعيد معينة خاصة بالجرد فقط، إلى جانب تنفيذها مرة بشكل عشوائي للتأكد من مطابقة الكميات المخزنية للبيانات المسجلة لديك، وبذلك تتمكن من زيادة فعالية إدارة السوبر ماركت، والتحكم فيه بشكل متقن، إلى جانب تسهيل إدارة حساباته.

3- مراقبة الرواكد وحركة الأصناف

من أهم النقاط في كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بنجاح والتي يجب عليك أخذها في الاعتبار هي مراقبة الرواكد وحركة الأصناف، إذ تتمكن من خلال معرفة المنتجات الراكدة اتخاذ قرارات مناسبة للتحكم فيها وبيعها حتى لا تكون سببًا في تعرضك للخسارة، وبالتالي تمنع تلفها، وتُرضي عملائك، وتقلل مصاريف التخزين.

إلى جانب ذلك فتستطيع أيضًا إرجاع البضائع الراكدة للمورد وتصفية الحسابات معه إذا ما كانت الشروط بينك وبينه تسمح بذلك.

أما بالنسبة لمتابعة حركة الأصناف فهي تساعدك في معرفة المنتجات التي يكثر عليها الطلب، ومن ثمّ توفيرها لزيادة المبيعات، وتساعدك ايضًا على التعرف على المنتجات التي يعزف عنها العملاء، وبالتالي تتجنب استيرادها حتى لا تؤثر على مبيعاتك بالسلب.

4- مركزية المشتريات

من أكثر العوامل التي تؤثر بشكل كبير في إدارة حسابات السوبر ماركت بنجاح هي مركزية المشتريات، إذ تتفادى من خلالها مشكلات تراكم المنتجات التي تحدث بسبب تزويدك بالأصناف من قِبل الموردين بدون علم منك وعلى الرغم من عدم حاجتك إليها، وبطبيعة الحال سيؤثر ذلك على عملية الحسابات الخاصة بك، إلى جانب التسبب في ركود المنتجات وانتهاء صلاحيتها مما يعود عليك بالخسارة

لذا حتى يكون لديك جوابًا عن كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بنجاح لا بد من الاهتمام بمركزية المشتريات، وتحديد حاجاتك من المنتجات والأصناف، ومتابعة استلامها من المورد دون زيادة أو نقصان.

5- تعيين حد إعادة الطلب

“عذرًا، لقد نفد هذا المنتج”

تُسبب هذه الجملة الإحباط عند العملاء فور سماعها، وإذا تكررت باستمرار سيتسبب ذلك في إحجام المشترين عن السوبر ماركت الخاص بك، وبالتالي تعرض التجارة للخسارة، ولكي تتجنب تلك المشكلة وتتخطاها يمكنك تعيين حد إعادة الطلب لمعرفة المنتجات التي على وشك النفاذ وتوفيرها من جديد.

6- تنظيم الفواتير وحساب الضرائب

إصدار الفواتير أساسي في أي عملية بيع، ولا بد من ذكر تنظيمها عند الحديث عن كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت، لكن تسجيل تلك الفواتير وإضافة نسب الضرائب عليها وحسابها بدقة وإرسالها لمصلحة الضرائب بانتظام، كل ذلك سيكون صعب التنفيذ يدويًا.

بالإضافة إلى ارتفاع احتمالية الخطأ في حال إجراء كل تلك الحسابات بشكل يدوي، مما يؤثر على حسابات السوبر ماركت، ويكلفك مبالغًا أكثر من المفروضة عليك ضريبيًا.

لكن استخدام نظام محاسبة سحابي سيسهل عليك كل تلك الخطوات، إذ سيمكنك من إصدار الفواتير الإلكترونية والإيصال الإلكتروني، وتسجيلهم على النظام وإرسالهم فورًا لمنظومة الضرائب، إلى جانب حساب نسب الضرائب بدقة وإرسال إقرارات ضريبية سنوية وربع سنوية مما يسهل عليك إجراءات الفحص الضريبي.

نصائح تساعدك على نجاح السوبر ماركت

معرفة كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت فحسب ليس كافيًا لنجاح المشروع، فأنت بحاجة إلى اتباع عدة نصائح للتميز وسط المنافسين، والمحافظة على العملاء والمستهلكين، ومن أبرزها:

اختيار فريق العمل بدقة

لكي تختار فريق عمل مناسب للسوبر ماركت الخاص بك، أنت بحاجة لأن تصبح انتقائيًا بشدة، وذلك لأن فريق العمل هو من يصنع اسم العلامة التجارية ويثبت وجودها، فعند اختياره يجب مراعاة وجود عدة صفات ومهارات مثل:

• التواصل الفعال
• المسؤولية
• الأمانة
• إدارة الوقت

ترتيب البضائع على الأرفف

تنظيم البضاعة من الأمور الهامة لتوفير الراحة للعميل، فتداول المنتجات باستمرار سيتسبب في نقصها أو فوضتها، لذا يجب توكيل تلك المهمة إلى عمال للقيام بتسوية البضائع فوق الأرفف ومساعدة العملاء في الحصول على ما يريدون، وبذلك توفر عليهم عناء البحث وضياع الوقت الذي قد يحدث بسبب عشوائية المنتجات أو نقصها.

توظيف عمال نظافة بدوام كامل

أنت بحاجة إلى عمال نظافة هدفهم الأساسي هو الحفاظ على ظهور المكان بشكل منسق طوال الوقت، ومهمتهم لا تقتصر فقط على ترتيب المنتجات أو تنظيف الأرضيات وإنما تشمل أيضًا:

• تنظيف معدات التبريد للحفاظ على جودة المنتجات الموجودة بداخلها.
• تلميع الحوائط والزجاج وأبواب الدخول والخروج.
• تنظيف المنتجات من الغبار المتراكم عليها.

فيجب أن نعير تلك الجزئية اهتمامًا بالغًا أثناء إدارة سوبر ماركت بطريقة منظمة.

التواجد على مواقع التواصل الاجتماعي

مواقع التواصل الاجتماعي هي مجتمع بحد ذاته، وتعد أداة قوية لأصحاب الأعمال والعلامات التجارية، إذ يساعدك التواجد على مواقع التواصل الاجتماعي على توسيع دائرة أعمالك إذا كنت تسعى في زيادة عدد الجمهور الخاص بك، فوفقًا لـ Hubspot، أشار أكثر من %80 من أصحاب الأعمال إلى أن جهود التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي زادت من حجم الزوار للتجارة الخاصة بهم.

وتستطيع التواجد على تلك المواقع عن طريق عدة خطوات:

• تحديد الهدف من التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي
• جمع كافة المعلومات عن العملاء
• صناعة محتوى يجذب الانتباه
• تحديد جدول زمني للمحتوى
• عمل عروض وخصومات باستمرار لرفع معدل المبيعات
• تحليل النتائج ومقارنتها بالأهداف الموضوعة

يمكنك تنفيذ تلك الخطوات من خلال طريقتين، إذ يمكنك تكوين فريق التسويق الخاص بك، أو توكيل تلك المهام إلى شركة تسويق.

توفير خدمات التوصيل المنزلي

إن أهم ما يجب أن تسعى إليه في عالم الأعمال التجارية هو راحة العميل ورضاه، إذ تلعب دورًا فعالًا في نجاح المشروع، فمن خلالها يمكنك: :

• الوصول إلى عدد أكبر من العملاء
• زيادة ولاء العميل للعلامة التجارية
• تحسين سمعة السوبر ماركت
• مواكبة المنافسين

وتستطيع توفير خدمة الـ Call center لتسهيل تلك العملية على المشتري مما يساعد على معرفة احتياجات العميل وتلبيتها وبالتالي سرعة توصيل الطلب له.

توزيع المجلات والمنشورات

لإدارة سوبر ماركت بطريقة ناجحة تستطيع طبع المجلات والمنشورات التي تشمل العروض والخصومات والمنتجات المتوفرة في السوبر ماركت الخاص بك، وتستطيع أيضًا عرض المنتجات الجديدة التي تقوم باستيرادها كل فترة، ولهذه الخطوة العديد من الميزات، من أهمها:

• تعطي لعملك حضورًا ماديًا، إذ إنها شيء حقيقي وليس افتراضي يستطيع العميل لمسه
• تعرّف الجمهور بك وبما تقدمه دون القدوم إليك
• تزيد من المبيعات عن طريق توزيعها على العملاء المعتادين سواء أثناء تواجدهم في السوبر ماركت أو عند التوصيل المنزلي لهم
• تعد وسيلة مساعدة العميل على اختيار منتجاته واحتياجاته دون البحث وإضاعة الوقت

عمل عروض مختلفة

العروض والخصومات من أكثر الوسائل المساعدة لإدارة سوبر ماركت بطريقة مثالية، فاتباعك لها في المناسبات والأحداث سيعزز من قيمة عملك بشكل كبير، وذلك عن طريق:

• جذب عملاء جدد أو غير نشطين
• إقناع العملاء غير الحاسمين بالشراء
• الوصول إلى أهداف المبيعات خلال فترة مبيعات بطيئة
• التسويق المجاني عن طريق تناقل الحديث من العملاء على تلك العروض
• تعزيز سمعة السوبر ماركت وزيادة الإقبال عليه

مراجعة الـ Expiry date بانتظام

الحفاظ على صحة وسلامة العميل يجب أن يكون من أولوياتك أثناء إدارة السوبر ماركت الخاص بك، إذ يقع كثير من مراكز التسوق في هذا الخطأ ولا يأخذون تلك المهمة على محمل الجد، مما يتسبب لهم في مشكلات عديدة تؤثر بشكل سلبي على سمعة السوبر ماركت، وتثبت تلك السمعة السيئة بأذهان المستهلك مما يجعله يتجنب الشراء من ذلك السوبر ماركت مجددًا

لذا ففي رحلتك لمعرفة كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت والنجاح بالمشروع ككل يجب عليك تحديد وقت معين يقوم أثناءه العمال بمراجعة تاريخ الصلاحية للمنتجات المعروضة والموجودة في المخازن لضمان حماية العميل والحفاظ على صحته.

استخدام برنامج محاسبي

زمن الإدارة التقليدية قد ولى منذ فترات طويلة، وعند ذكر كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت والنجاح به فلا بد من ذكر البرامج المحاسبية.

أنت بحاجة إلى استخدام التكنولوجيا لمواكبة التطورات، واختصار الوقت والجهد، ومعالجة المشكلات بعيدًا عن السقطات البشرية، ولكن كيف تقوم بذلك؟

نوفر لك في إدارة برنامج إدارة محلات السوبر ماركت الذي يساعدك بطرقٍ شتى على زيادة فعالية عملك.

كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بنجاح عن طريق البرامج المحاسبية

نقدم لك في “إدارة” برنامجًا محاسبيًا يمكنك من:

• ربط فروع المؤسسة بعضها البعض
• الإلمام بجميع الحسابات من خلال توفير نظام مركزي متكامل
• توفير قاعدة بيانات للموردين
• توفير قاعدة بيانات للأصناف
• توفير خاصية حد إعادة الطلب وتنبيهك قبل نفاذ المنتجات
• التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية واٌيصال الإلكتروني
• الجرد المخزني باستخدام الباركود أو الإكسيل
• التنبيه بمعرفة الرواكد
• توفير تقارير مالية مفصلة
• التنبيه بمواعيد سداد الفواتير
• تحديد خصومات لأصناف معينة وربطها بتاريخ محدد

وهنا يأتي دور “إدارة”، إذ نوفر لك تلك المميزات وأكثر لتحقيق إدارة فعالة لقسم الحسابات بمؤسستك، ويمكنك التعرف بالتفصيل على: برنامج كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت من خلال “إدارة”.

تواصل معنا وابدأ رحلتك مع “إدارة” الآن.

المصادر

How To Start Supermarket Chain

Top 7 Things To Consider While Opening A Supermarket Business

What makes a good supermarket employee?

Top 6 Best Practices Of Supermarket Management

How to manage a supermarket business?