يطرح التجار العديد من الأسئلة حول إنشاء الفاتورة الإلكترونية، فالبعض يجد صعوبة في الإلمام بجميع متطلبات المنظومة، والبعض الآخر يدرك الخطوات ولا يعرف الإجراءات المطلوبة لتنفيذها فيقف مكتوف الأيدي أمام هذا التحول الرقمي. 

لذا سنعرض جميع الخطوات المطلوبة لتطبيق الفاتورة الإلكترونية وسنجيب بالتفصيل عن سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

تعريف الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية هي شكل مستحدث من الفواتير المعترف بها في مصلحة الضرائب المصرية، وقد بدأ استخدامها داخل منظومة المعاملات التجارية التي تتبع تكنولوجيا المعلومات الحديثة في سبيل التخلص نهائيا من المعاملات الورقية وتحويلها إلى نسخ رقمية يمكن حفظها وإرسالها واستلامها إلكترونيًا، بالإضافة إلى إمكانية الرجوع إليها بسهولة.

تتميز الفواتير الإلكترونية بأنها:

• تُستخرج في شكل موحد رغم اختلاف برامج تخطيط المؤسسة
• تحتوي على رقم تعريفي مميز 
• يمكن التوقيع عليها إلكترونيًا بسهولة
• يمكن مراجعتها لحظيًا
• تقلل العبء على الموظفين
• لا يمكن التلاعب بقيمها
• تقلل التكاليف 
• تقلل فرصة حدوث الأخطاء الحسابية 
• تسهل الفحص الضريبي

ملحوظة: لا يطلق على الفواتير المصورة مصطلح الفواتير الإلكترونية؛ إذ يقتصر هذا المصطلح على الفواتير المحفوظة إلكترونية والتي يمكن إرسالها بسهولة لمصلحة الضرائب عن طريق التكامل مع برنامج تخطيط موارد المؤسسة، لمعرفة المزيد عن الفاتورة الإلكترونية: اقرأ 25 معلومة عن الفاتورة الإلكترونية. 

يتساءل البعض كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؟ يمكنك مشاهدة الفيديو التالي المقدم من مصلحة الضرائب لمعرفة الخطوات: 

أما لمعرفة كل خطوة بالتفصيل فاستمر بقراءة المقال..

كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية بخطوات بسيطة؟

بدأت مصر المرحلة الأولى في تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية في منتصف نوفمبر 2020 بمشاركة 134 شركة في تلك المنظومة، وقد نجحت بالفعل في ذلك، ولا زالت تأخذ العديد من الخطوات في رحلتها نحو العالم الرقمي للتخلص نهائيًا من الفواتير الورقية المضيعة للوقت والجهد، لكن كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؟ 

يحتاج الانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية القيام بمجموعة من الخطوات المتتابعة كالتسجيل في المنظومة وتحقيق التكامل من خلال واجهة برنامج التطبيقات وغيرهما للتمكن من إصدار الفواتير الرقمية وإرسالها إلى مصلحة الضرائب ومراجعتها، لذا سنتعرف بالتفصيل على تلك الخطوات ونجيب على سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

الخطوة الأولى: التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية

تنقسم تلك الخطوة إلى مرحلتين، وهما:

طلب لمصلحة الضرائب

تسجيل الممول في منظومة الفاتورة الإلكترونية هو أول خطوة في رحلة الانضمام إلى منظومة الفاتورة وذلك من خلال إرسال طلب عبر البريد الإلكتروني الخاص بمصلحة الضرائب einvoice@eta.gov.eg مع إرفاق صور المستندات المطلوبة وهي:

• صورة بطاقة الرقم القومي
• صورة البطاقة الضريبية
• صورة خطاب التفويض المعتمد من الشركة بتوقيع بنكي
• صورة التسجيل الضريبي على القيمة المضافة

التسجيل بالبيانات في مأمورية الضرائب

بعد ذلك يستلم الممول عبر رسالة من مصلحة الضرائب البريد الإلكتروني الخاص به تحتوي على موعد فتح الملف الرقمي، ويجب تجهيز بعض البيانات قبل التقديم على الطلب وهي:

1. رقم تسجيل الشركة 
2. عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشركة
3. رقم الهاتف الخاص بالشركة
4. اسم المفوض
5. الرقم القومي للمفوض
6. عنوان البريد الإلكتروني للمفوض
7. رقم الهاتف الخاص بالمفوض

يتعين على الممول بعد تجهيز تلك البيانات التوجه إلى المأمورية التابع لها لتقديم أصول المستندات المرفقة بالبريد الإلكتروني للإطلاع عليها، وفي خلال 48 ساعة يكون الملف جاهزًا، وبعد ذلك يستلم الممول دعوة عبر البريد الإلكتروني لاستكمال بياناته.

دعنا نخبرك أيضًا أن منظومة الفاتورة الإلكترونية قد أتاحت خاصية التسجيل الذاتي بدلًا من الذهاب إلى المأمورية وتقديم الأوراق، ويمكنك الآن التسجيل ذاتيًا على البيئة الاختبارية أو البيئة الفعلية بشرط توفير الختم الإلكتروني، وهنا تنتهي أول نقطة في الإجابة عن سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية، والتي تغطي المتطلبات القانونية للفاتورة الإلكترونية. للتعرف على باقي متطلبات الفاتورة الإلكترونية: اقرأ 5 متطلبات الفاتورة الإلكترونية. 

الخطوة الثانية: إنشاء التوقيع الإلكتروني للممول

يعد التوقيع الإلكتروني من أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية؛ فهو توقيع رسمي للممول يتم الاعتماد عليه في إثبات هوية المستخدم داخل المنظومة الإلكترونية، فلا يمكن منح المصلحة الصلاحية لأي مستند إلا بعد توقيعه إلكترونيًا، وذلك لضمان الأمان والخصوصية، بالتالي فلا بد من حصول الممول على شهادة التوقيع الإلكتروني للتمكن من استخدام النظام الرقمي للفواتير.

يتطلب الاشتراك في التوقيع الإلكتروني تجهيز بعض المستندات وهي:

• صورة البطاقة الضريبية
• صورة صحيفة الاستثمار 
• صورة لإثبات شخصية المدير المسئول
• صورة المستخرج الرسمي للسجل التجاري

بعد تجهيز تلك المستندات يجب الذهاب إلى إحدى الهيئات المرخصة من ITIDA مثل شركة مصر للمقاصة للإيداع والقيد المركزي أو الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني لطلب الاستمارة وتقديم المستندات المطلوبة.

يجب توقيع الطلب من المدير المسئول أو الممثل القانوني الذي يحق له التوقيع بموجب التفويض، ولا بد من وجود تفويض معتمد بصحة التوقيع من البنك.

للتمكن من استخدام التوقيع لا بد من الحصول على جهاز التوقيع الإلكتروني إما TOKEN أو HSM والتأكد من تهيئة الجهاز المستخدم مع برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP.

الخطوة الثالثة: التسجيل في خدمات إدارة للتكامل

تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية التكامل مع برامج تخطيط إدارة المؤسسة ERP لتسهيل عملية تبادل البيانات ومراجعة الفواتير والفحص الضريبي وغيرهم، لذا فإن اختيارك لهذا البرنامج يتوقف عليه العديد من الإجراءات داخل المنظومة، ولا بد من اختيار برنامج يسهل تلك الإجراءات.

يساعدك إدارة على الانضمام إلى المنظومة الرقمية بسهولة من خلال خدمات التكامل وتوليه مسئولية العديد من المتطلبات مثل إتمام عملية التكويد وإصدار الفواتير وإرسالها إلى مصلحة الضرائب، وبالتالي فإن التسجيل في خدمات إدارة بختصر عليك الطريق الدخول إلى العالم الرقمي.

لم تنته الإجابة بعد على سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؛ فهناك بعض الخطوات المتبقية التي سنتعرف عليها في السطور القادمة.

الخطوة الرابعة: عملية التكويد

يتطلب الانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية إتمام عملية التكويد؛ إذ تتبع المنظومة الفاتورة نظام تكويد موحد من خلال معيارين أساسيين وهما: نظام التكويد العالمي GS1 ونظام التكويد المصري EGS.

يجب على الممول تجهيز كافة الأكواد المستخدمة تسجيليها على المنصة للتمكن من استخدام المنظومة الإلكترونية، ففي حالة وجود أكواد GS1 يتم إدخالها مباشرة على المنصة والتأكد من تفعيلها.

أما إذا كانت الأكواد تابعة لنظام التكويد المصري فيتم ربطها أولًا بنظام تصنيف السلع العالمي GPC وبعدها يتم رفعها على المنصة.

يتم أيضُا تكويد العملاء داخل النظام، وذلك بإدخال اسم العميل ورقم التسجيل الضريبي في صفحة العملاء داخل قسم المبيعات إذ كان مسجل ضريبيًا، أما بالنسبة للعملاء غير المسجلين فيتم إدخال الاسم والرقم القومي تخطي الفاتورة قيمة 50 ألف جنيهًا مصريًا.

نساعدك في “إدارة” على إتمام عملية التكويد للممولين بسهولة؛ فقد أتحنا خاصية إرسال الأكواد من داخل النظام، إلى جانب ذلك فإننا نتابع أيضًا مع الممول لحين وصول إشعار نجاح التكويد من مصلحة الضرائب، وقد تم تنفيذ تلك الخطوة مع شركة العتال لصناعة وتجارة الحديد والصلب.

الخطوة الخامسة: التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

في رحلة الإجابة على سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية نجد أنه من الضروري التعرف على خطوة التكامل التي يتم فيها الدمج بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب عن طريق واجهة برمجة التطبيقات API، وذلك للتمكن من مراجعة جميع الفواتير الصادرة والتأكد من صحتها، بالإضافة إلى تسهيل إجراءات الفحص الضريبي وتعزيز الانضباط في الأسواق وتحقيق مبدأ العدالة الضريبية.

بعد التسجيل في إدارة يكون بإمكانك تحقيق عملية التكامل بسهولة وذلك من خلال الدخول إلى الإعدادات وتسجيل بيانات الشركة الأساسية مثل:

• اسم الشركة 
• عنوان الشركة
• تاريخ التشغيل
• رقم التسجيل الضريبي 
• الرمز التعريفي للشركة
• الرقم السري
• كود النشاط
• كود الفرع

بعد الانتهاء من إدخال كافة البيانات المطلوبة يكون بإمكانك إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب واستلامها من خلال إدارة.
تعرف على مثال عملي لتطبيق الفاتورة الإلكترونية مع إدارة. 

هناك 3 أنواع من المستندات التي يتم إصدارها عبر منظومة الفواتير الإلكترونية وهم:

• فاتورة بيع
• إشعار خصم
• إشعار إضافة 

ملحوظة: يمكنك إصدار فاتورة البيع وإشعار الخصم من خلال برنامج إدارة، أما عن إشعار الإضافة فستتم إضافته إلى البرنامج قريبا.

تواصل معنا الآن واطلب خدمات التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

طريق الدخول إلى عالم الفواتير الإلكترونية أصبح مختصرًا مع إدارة، فنحن نساعدك على إتمام متطلبات الانضمام للمنظومة كتحقيق التكامل مع مصلحة الضرائب وتكويد جميع السلع والخدمات تبعًا للطريقة التي تتبعها المصلحة، ونتابع معك سير العملية لحين التأكد من انضمامك بنجاح.

يمكنك الآن الاشتراك مع إدارة لتحقيق التكامل ودخول عالم الفواتير الإلكترونية الحديثة بسهولة. 

تواصل معنا، أو اطلب عرضًا توضيحيًا لخدماتنا.