لا تقتصر خطوات الانضمام إلى منظومة الإيصال الإلكتروني على عملية التسجيل فحسب، بل إن الأمر يحتاج إلى إتمام بعض العمليات الأخرى وعلى رأسها تكويد السلع والخدمات.

تختلف آليات تكويد السلع والخدمات في منظومة الإيصال الإلكتروني تبعًا لمعيار كود التسجيل، ولأن عملية التكويد تستحوذ على تفكير الكثير من المستخدمين وتزداد حولها التساؤلات فقد حرصنا في “إدارة” على توضيح كل ما يخص تلك العملية.

لنتعرف على معايير تكويد السلع والخدمات ونعرض الفرق بين تلك المعايير في هذا المقال.

ما هي معايير تكويد السلع والخدمات؟

عملية التكويد هي عملية تحويل البيانات والمعلومات الخاصة بالسلع والخدمات إلى أكواد رقمية يتم من خلالها جميع المعاملات بشكل إلكتروني.

تلعب تلك العملية دورًا أساسيًا في إتمام عمليات تداول المنتجات والخدمات داخل مؤسستك، ولكن قبل البدء في معرفة المعايير الخاصة بالتكويد لنتعرف أولًا عن أهمية عملية التكويد وأثرها على سير العمل.

تظهر فوائد عملية التكويد كما يلي:

• توحيد تعريف السلع بين البائع والمشتري.
• سهولة الرجوع إلى الصنف في أي وقت.
• توفير الوقت المستغل في تسجيل الصنف أكثر من مرة.
• تيسير عملية الجرد المخزني.
• إصدار جميع التقارير الخاصة بالأصناف بسهولة.
• تبادل المستندات بطريقة منظمة.

وبناءً على ذلك فإن مصلحة الضرائب المصرية تتبع معاييرًا عالمية ومحلية لتكويد السلع والخدمات في منظومة الإيصال الإلكتروني، وتتمثل تلك المعايير في:

1- المعيار العالمي GS1

المعيار العالمي GS1 أو Global Standards 1 هو معيار عالمي لتوحيد كود السلع والخدمات التابعة لكل مؤسسة؛ إذ يعد الضمان لتلك التابعية باعتباره فريد وغير متكرر على مستوى العالم.

من خلال ذلك المعيار تتم مزامنة البيانات العالمية GDSN بين الشركات، والحصول على نفس المعلومات في أنظمتها.

بالإضافة إلى مزامنة أي تغيير طرأ على أكواد السلع التابعة لشركة ما مع غيرها من الشركات الأخرى، وتحديد المنتجات والمنصات والأماكن الخاصة بتلك التغيرات، وإدارة سلاسل التوريد بها (Supply Chain) بكفاءة.

في حالة اختيار التكويد بالمعيار العالمي GS1 لن تحتاج إلى الانتظار لحين قبول أو رفض الكود؛ إذ يتم قبول الكود بشكل تلقائي من مصلحة الضرائب المصرية، بالإضافة إلى عدم الحاجة إلى الانتظار أكثر من 24 ساعة لتفعيل الأكواد على المنصة الخاصة بالمصلحة.

للمزيد من المعلومات وشراء الأكواد قم بزيارة موقع كود GS1 في مصر أو الاتصال على الخط الساخن 16841.

2- المعيار المصري EGS

يعد نظام التكويد المصري Egyptian Goods and Services للسلع والخدمات تابعًا لمصلحة الضرائب المصرية؛ فهو مصمم خصيصًا كي يتوافق مع طبيعة الأنشطة الخاصة بالممول المصري.

يتكون الكود من 3 مقاطع وهي:

• رمز EG.
• رقم تسجيل الممول.
• الكود الداخلي للسلعة أو الخدمة.

يحتاج التعامل بالمعيار المصري EGS في تكويد السلع والخدمات إلى الربط بمعيار التصنيف العالمي GPC؛ إذ يدعم ذلك اتخاذ القرارات الخاصة بالسياسات الضريبية، وإعداد تقارير تحليلية وإحصائية لقطاعات الاقتصاد المصري.

على عكس المعيار العالمي GS1 نجد أن المعيار المصري يتطلب موافقة مصلحة الضرائب المصرية، وانتظار مدة 15 يوم قبل إصدار فاتورة أو إيصال إلكتروني يتضمن المنتج أو الخدمة الجديدة.

3- التصنيف العالمي GPC

نظام GPC أو Global Product Classification هو نظام عالمي يستخدم في تكويد السلع والخدمات؛ إذ يتم تصنيف المنتج أو الخدمة المقدمة من الشركة من خلال ذلك الكود دون الحاجة إلى تغيير أكواد الشركة الداخلية، وذلك بسبب المواءمة Mapping بين الأكواد الداخلية والتصنيف العالمي.

إلى جانب دوره كما ذكرنا في إكمال عملية تسجيل المعيار المصري EGS بمصلحة الضرائب المصرية وذلك بعد الربط فيما بينهما.

الفرق بين معيار GS1 وEGS

لعلك تتساءل عن الاختلاف بين المعيار العالمي GS1 والمعيار المصري EGS، الجواب باختصار أن هناك عدة عوامل نستطيع من خلالها تحديد الفروق الجوهرية بين كلا المعيارين، ويتضح ذلك فيما يلي:

1- التكوين

يتكون معيار GS1 من 13 رقم، بينما معيار EGS يتكون من:

• رمز EG
• رقم التسجيل
• الرقم الداخلي

2- المقابل المادي

ينبغي دفع مقابل مادي عند استخدام معيار GS1، على عكس معيار EGS الذي لا يوجد مقابل مادي نظير استخدامه.

3- الربط مع معيار آخر

هل يوجد شرط إلزامي بربط معيار التكويد كي تتم عملية التسجيل؟

دعنا نتفق أنه لا يشترط ربط معيار GS1 مع معيار آخر؛ إذ يُكتفى به فقط، لكن على الصعيد الآخر نجد أنه يشترط ربط معيار EGS مع التصنيف العالمي GPC المكون من 8 أرقام تبدأ بـ 1000 من اليسار.

4- موافقة المصلحة على الأكواد

تتم موافقة مصلحة الضرائب المصرية على معيار GS1 بشكل فوري دون الحاجة إلى الانتظار، لكن باستخدام معيار EGS ينبغي انتظار الموافقة خلال 15 يوم من تاريخ إرسال الأكواد.

5- طريقة التسجيل على المنظومة

تختلف آليات التسجيل باستخدام المعيارين على المنظومة؛ إذ تتم عملية تسجيل معيار GS1 على المنظومة بسهولة، أما بالنسبة لمعيار EGS فتتم عملية تسجيله بإحدى الطريقتين:

• تسجيل كل كود على حدة
• تسجيل مجموعة أكواد على دفعة واحدة

6- إمكانية استخدام أكواد مستعملة مسبقًا على المنظومة

نجد أن وجه التشابه الوحيد بين المعيار الأجنبي GS1 والمعيار المصري EGS هو إمكانية الاستعانة بأكوادٍ سبق استخدامها على المنظومة.

وبعد أن ذكرنا جميع أوجه الاختلاف والتشابه بين المعيار المصري EGS والمعيار العالمي GS1، فلنبدأ رحلة التسجيل.

كيفية تسجيل الأكواد على المنظومة

في البداية قبل اختيار نوع الكود المراد التسجيل به يجب تسجيل الدخول على منظومة الضرائب المصرية.

بعد ذلك يتم الدخول على القائمة الخاصة بالأكواد للاختيار بين أكواد (التسجيل بالجملة – تسجيل اسم الكود) من القائمة الواضحة على اليمين في الصفحة الرئيسية، ثم عليك اتباع الخطوات التالية تبعًا لنوع التسجيل والمعيار الذي ستقوم بإدخاله:

1- تسجيل كل كود على حدة باستخدام معيار GS1

تتم عملية تكويد السلع والخدمات على منظومة مصلحة الضرائب المصرية باتباع الخطوات التالية:

• اختيار أكواد.
• الضغط على تسجيل استخدام كود.
• تحديد معيار GS1 من القائمة المنسدلة.
• كتابة كود GS1 المكون من 23 رقم.
• الضغط على بحث.
• الضغط على ” إضافة” بعد ظهور البيانات.

وبهذا ستظهر لك شاشة تتضمن فهرس كامل بكل الأكواد المستخدمة والتي تمت إضافتها.

2- تسجيل كل كود على حدة باستخدام معيار EGS

في حالة تكويد السلع والخدمات على المنظومة باستخدام المعيار المصري EGS قم بالآتي:

• اختيار أكواد.
• الضغط على تسجيل استخدام الكود.
• تحديد اختيار EGS من القائمة المنسدلة.
• إدخال كود مستخدم سابقًا ثم البحث أو اختيار تسجيل جديد باستخدام EGS.
• ملئ 10 حقول – يجب التأكد من ملئ الحقول التي بجانبها ” * “.
• الضغط على طلب الموافقة.
• استلام رسالة ” تم إرسال الكود بنجاح”.

تظهر جميع حالات الأكواد المرسلة إلى مصلحة الضرائب المصرية بمعيار EGS بالحالات التالية:

• انتظار.
• موافقة.
• مرفوض.

3- التسجيل بالجملة

في بعض الأحيان تحتاج إلى تكويد السلع والخدمات دفعة واحدة وليس بشكل منفرد، لذلك تحتاج إلى اتباع ما يلي:

• اختيار أكواد.
• تحديد تسجيل بالجملة.

هنا يمكنك اختيار إما طلب استخدام أكواد مسجلة مسبقًا لدى ممول آخر EGS أو GS1 أو تسجيل أكواد EGS جديدة، وبعدها يتم تحميل ملف Excel.

في حالة اختيار “تسجيل بالجملة” ثم تحميل الملف فإنه يظهر كالآتي:

يتضمن ملف Excel ما يلي:

• نوع الكود.
• الكود الداخلي للصنف.
• اسم الصنف باللغة الإنجليزية.
• اسم الصنف باللغة العربية.
• وصف الصنف باللغة الإنجليزية.
• وصف الصنف باللغة العربية.
• تاريخ بدء تعريف الصنف.
• تاريخ نهاية تعريف الصنف (يترك فارغًا في حالة عدم رغبة الممول في تحديده).
• إضافة المستوى الرابع من أكواد GPC.
• كود الربط مع أكواد EGS لدى ممول آخر (ينصح أن يترك هذا الحقل فارغًأ).

يتم رفع الملف وتحديد أي من الخيارين وفقًا لطبيعة الملف الذي تم تحميله.

وبهذا نجد أن عملية تكويد السلع والخدمات وتسجيلها على منظومة الضرائب المصرية غير معقدة ولا تحتاج إلا التركيز في اختيار المعايير المستخدمة ومعرفة كيفية التعامل مع كل معيار منهم وفقًا لما ذكر في دليل الممول للاستعداد لمنظومة الإيصال الإلكتروني الجزء الثاني.

وللمزيد من المعلومات عن منظومة الإيصال الإلكتروني اقرأ أيضًا في مدونة “إدارة”: أهم 6 معلومات عن منظومة الإيصال الإلكتروني 2022