تترك التكنولوجيا بصمتها الواضحة في جميع الأعمال من حولنا؛ وذلك من خلال تيسير المهام المعقدة والتقليل من احتمالية الخطأ البشري، وخير مثال على هذه الطفرة في مجال إدارة الحسابات هي نظم الـ ERP؛ إذ تطورت إدارة الحسابات من التدوين اليدوي إلى برامج حاسوبية منظمة وصولًا إلى نظم الـ ERP system أو ما يعرف بتخطيط موارد المؤسسة، ولم يقتصر غزو هذه النظم للشركات فقط، بل أصبحت تستخدم في المستشفيات والمطاعم والفنادق حتى أصبحت بمثابة الشريان الذي يربط جميع الأقسام داخل المؤسسات المتنوعة.

ولذلك سنجيب في هذا المقال عن سؤال ما هو ERP system ونعرض أهم المميزات والعيوب وكيفية الحصول عليه بسهولة وبأقل التكاليف الممكنة.

ما هو ERP system؟

نظم الـ ERP اختصار لـ Enterprise Resource Planning والذي يعني تخطيط موارد المؤسسة، وهي نظم تقوم بدمج جميع العمليات في الأقسام المختلفة سواء في إدارة الحسابات، وإدارة الموارد البشرية، وإدارة المخازن، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق والمبيعات وغيرها في برنامج واحد، وتختص بتغطية جميع العمليات من البداية للنهاية في قواعد بيانات مشتركة مما يساعد في عمل الخطط المستقبلية والتقارير الدقيقة للمؤسسة ويسهل إدارة الأعمال اليومية و التحكم في الأعمال المختلفة داخل المؤسسة.

لماذا تحتاج الشركات لـ ERP system؟

وبعد ما أدركنا ما هو ERP system، فمن المهم الآن معرفة الأسباب التي تدفع الشركات للاستثمار في برامج تخطيط موارد المؤسسة فضلًا عن البرامج التقليدية المستخدمة في إدارة الحسابات، فمن أهم أسباب استخدام ERP في الشركات:

زيادة الإنتاجية وتوفير النفقات

من أبرز التحديات التي يواجهها الموظفون في المؤسسات هو عملية الوصول للمعلومات في الأقسام المختلفة والذي يتطلب الكثير من الوقت، ونجد أن نظم الـ ERP تقوم بتجميع المعلومات في قاعدة بيانات سهل الوصول إليها مما يزيد من إنتاجية الموظفين، بالإضافة أن استخدام أكثر من برنامج في الأقسام يجعل من تدريب الموظفين الجدد عملية معقدة قد تستهلك المزيد من الوقت والمال.

زيادة أمن المعلومات

من أهم وظائف برامج الـ ERP هو تعزيز أمن معلومات المؤسسة؛ إذ لا تقوم بجدولتها وتنظيمها فحسب، بل تقوم أيضًا بجعل عملية الوصول للمعلومات عملية منظمة تقتضي وجود صلاحيات للمستخدم، كما أن وجود أهم المعلومات في مصدر واحد يجعل عملية تأمينها أسهل ضد الثغرات الأمنية.

دمج جميع البرامج في برنامج واحد

عادة ما يستخدم كل قسم من أقسام المؤسسة برامج مختلفة للإدارة مما يزيد التكلفة على المؤسسة، ويضع عقبة في طريق انسياب المعلومات بين الأقسام، لذا تساعدك نظم الـ ERP على توحيد هذه البرامج في برنامج شامل يمكنه القيام بكل وظائف البرامج المخصصة لكل قسم.

إدارة المخازن بطريقة أكثر كفاءة

قطاع إدارة المخازن هو من أهم القطاعات -إن لم يكن الأهم- الذي يحتاج العاملين فيه معرفة ما هو ERP system؛ وذلك لأنه بتفعيل نظام الـ ERP في المخازن يتم متابعة المخزون بصفة مستمرة، بالإضافة إلى جرد جميع المنتجات المتوفرة و تتبع الإرادات والمبيعات لكل منتج وإظهار المنتجات ذات الطلب والسحب الأكبر من المخزن.

تخوفات أصحاب الشركات من نظم الـ ERP

تنحصر أغلب تخوفات رواد الأعمال في التكلفة المرتفعة لنظم الـ ERP؛ وذلك لأن السعر المبدئي للبرنامج يعد مرتفعًا خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، ولكن بعد التعرف على الـ ERP system والمقارنة بالمميزات التي تقدمها هذه النظم للشركة والعاملين فيها فسنجد أن تخصيص جزء من الإيرادات بمثابة استثمار في البنية الأساسية للمؤسسة ككل، كما أنه يمكن تجنب هذه المشكلة بتقسيم مبلغ البرنامج على دفعات شهرية.

ما هي مميزات برامج تخطيط المؤسسة؟

ولاستكمال الإجابة عن سؤال ما هو ERP system؛ فسوف نقدم لكم علي سبيل الذكر لا الحصر بعض مميزات هذه النظم وهي:

• تحسين الاتصال بين الأقسام، وذلك لأنه يوفر قاعدة بيانات مشتركة بين الأقسام فتنتقل المعلومات كاملة بشكل سلس لكل فرد في القسم
• سعة تخزينية واسعة للبيانات المختلفة بالإضافة إلى إمكانية تطويرها باستمرار
• توفير نفقات شراء أنظمة مختلفة لكل قسم من الأقسام والاكتفاء بنظام الـ ERP
• رفع كفاءة العمل من خلال إلغاء جميع العمليات المكررة وتنسيقها
• رفع مستوى الأمان بالشركة
• تقديم رؤية كاملة لجميع المدخلات في كل الأقسام
• تسهيل عملية إعداد التقارير

ما هي عيوب ERP System؟

كما ذكرنا المميزات التي تجعل رواد الأعمال يفضّلون هذا النظام ويتسابقون في اقتناء أحدث اصداراته، فسنذكر أيضًا بعض العيوب التي أحيانا ما تقف عائقًا قبل اتخاذ هذه الخطوة ومنها:

• يحتاج الموظفون والعمال في المؤسسة بعد التعرف على الـ ERP system لفترة من التدريب لمعرفة كيفية العمل عليه بشكل صحيح
• يستغرق إضافة النظام في الشركة بعض الوقت
• يحدث أحياناً فقد في البيانات أثناء نقلها من الأنظمة القديمة إلى نظام الــERP
• يعد ثمن رخصة هذه الأنظمة مرتفع نسبيًا لبعض رواد الأعمال

ما هي أنواع ERP؟

في ظل اكتساح نظم الـ ERP قطاعات العمل المختلفة وزيادة الوعي بأهمية معرفة نظم الـ ERP system ، بدأت تندرج منه العديد من الأنواع حتى تناسب شتى المؤسسات بمختلف الأحجام، فيمكننا تقسيم أنظمة الـ ERP إلى:

أنظمة ERP خاصة بالمشاريع الصغيرة

تلجأ الشركات الصغيرة لهذه البرامج بسبب تكلفتها المنخفضة بالنسبة للبرامج الأكبر ورغم أنها لا تؤدي جميع الوظائف التي تقوم بها برامج الشركات الكبرى إلا أنها تكون كافية لبداية فهم ما هو ERP system وكيفية استخدامه.

من أهم هذه البرامج : Epicor ERP, Infor ERP

أنظمة ERP خاصة بالمشاريع المتوسطة

في هذه المرحلة تحتاج الشركة إلى برامج بإمكانيات أكبر من الـ ERP system الخاص بالمشاريع الصغيرة، فتتميز هذه البرامج بتوفير خصائص أكثر مثل إعطاء رؤية كاملة لبيانات الشركة ومرونة أكبر في التعامل معها.

من أهم هذه البرامج: Microsoft Dynamics GP, SAP Business One

أنظمة ERP خاصة بالمشاريع الكبيرة

يتعدى إمكانية استعمال هذا النوع من الأنظمة مجرد الاطلاع على ما هو ERP system، فهذه النوع يعتبر أكثر تعقيدًا ويحتاج إلى فترة من التدريب قبل البدء باستخدامها، فيقوم هذا النوع من البرامج بربط أقسام الشركة ببعضها بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى قاعدة البيانات من خلال الأفرع المختلفة للشركة ولهذا تفضله الشركات الكبرى.

من أهم هذه البرامج: Microsoft Dynamics , Oracle ERP Cloud

ما هي أسعار برامج ERP في مصر؟

تتباين أسعار الـ ERP systems باختلاف الخدمات والوحدات المقدمة من البرنامج، فنجد أن برنامج Quick Books الأساسي بدون خدمات إضافية يكلف المستخدم حوالي 50 دولارًا شهريًا ، بينما عند إضافة بعض الوحدات والخدمات خارج الباقة الأساسية يصل السعر إلى 80 دولارًا شهريًا للمستخدم وقد يتضاعف إلى 180 دولارًا شهريًا للمستخدم.

وعند الحديث عن “إدارة” نجد أنها تقدم باقات اشتراك متنوعة في برنامجها تتراوح بين 5 إلى 12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

ما هي أفضل 5 برامج ERP في مصر؟

ولاستكمال الإجابة عن الأسئلة حول الـ ERP system سوف نعرض لكم أكثر الأنظمة استخدامًا في مصر والوطن العربي وكيف يمكنك اختيار منها ما يناسبك:

برنامج SAP

هو من أكثر البرامج استخدامًا، وقد قامت بتطويره شركة SAP SE الألمانية وأطلقت منه عدة نسخ منذ نشأتها.
يتكون SAP من مجموعة من التطبيقات والتي تسمى SAP MODULES وهي مترابطة مع بعضها، ولكن لكل منها سعرها ورخصتها المنفصلة، وأهم هذه التطبيقات هي (SCMG – HRG – CRMG – FI – SD – COG)

برنامج “إدارة”

“إدارة” برنامج سحابي؛ أي أنه يتجدد باستمرار، ويتميز بمواكبته لعمليات التوسع في الشركات باستمرار؛ فيمكنه التوسع لتخزين كم أكبر من العمليات، بالإضافة إلى تكلفته المنخفضة بالنسبة لباقي البرامج.

نجد أن “إدارة” يوفر نظام اشتراك مقابل الخدمات التي تستخدمها فقط، فبالتالي لست مضطرًا لشراء نسخة البرنامج كاملة أو الدفع مقابل الصيانة والتحديثات، بالإضافة إلى أنه سهل الاستخدام ويقدم خدمة دعم قوي؛ إذ يتواصل مطوريه مع العملاء لاطلاعهم على كيفية استخدامه، فكل ما يحتاجه المستخدم خلفية بسيطة عن ماهية الـ ERP system.

يدعم البرنامج أنظمة التشغيل المختلفة سواء كانت ios – windows – android.

برنامج ORACLE

أٌعد خصيصًا للشركات المتوسطة والكبيرة العالمية منها والمحلية، وذلك لأنه يمتلك قاعدة بيانات بسعة تخزينية عملاقة يمكنها استيعاب قدر كبير من العمليات والمعلومات وتنظيمها، كما تقوم شركة أوراكل بتقديم دعم فني قوي للرد على أي استفسار من مستخدمي البرنامج، ومن أقوي المميزات التي يقدمها النظام هو الحفاظ على السرية التامة لمعلومات الشركة من المنافسين.

يحتوي البرنامج على عدد من الأدوات وهي:

• أداة إنشاء النموذج
• أداة إنشاء التقارير
• أداة للبحث
• أداة إنشاء الرسومات البيانية

مجموعة برامج MICROSOFT DYNAMICS

تم إنشاؤها بواسطة شركة microsoft، تعد هذه المجموعة من أكثر البرامج تطورًا؛ إذ تقوم بدمج الذكاء الاصطناعي في التطبيقات المالية.
يتكون نظام microsoft من مجموعة من البرامج المستقلة وهم:

• CRM:يختص بالتسويق وإدارة العلاقات العامة
• AX: يستخدم في مجالات مختلفة مثل الصناعة ومبيعات الجملة والتجزئة حيث يقوم بإدارة العمليات الإدارية والمحاسبية بالكامل
• NAV:برنامج متخصص في البيع بالتجزئة
• GP:يعد من أصغر برامج مايكروسوفت مما يجعله أكثر مناسبة للشركات الصغيرة

برنامج QUICK BOOKS

برنامج quick books هو برنامج أمريكي، يستخدم بكثرة في الشركات المتوسطة والصغيرة، ويعد من أسهل البرامج؛ إذ يمكن استخدامه دون الحاجة إلى خبرة سابقة في الإدارة المحاسبية، فيمكنك من خلال هذا النظام:

• إدارة المخازن بدقة وكفاءة
• إدارة حسابات الشركة وإعداد التقارير
• إنشاء فواتير بيع وشراء

اقرأ أيضًا: تعرف على مميزات وعيوب QuickBooks البرنامج المحاسبي

كيفية الحصول على برنامج ERP المقدم من “إدارة”؟

وختامًا لرحلتنا في معرفة ماهو ERP system، يسر “إدارة” أن تقدم لكم نظام الـ ERP الخاص بها والمدعوم منها والذي يمتاز بسهولة استخدامه ومناسبته لجميع الأعمال وذلك من خلال الباقات المختلفة التي توفرها لك “إدارة”.

كل ما عليك هو اختيار الباقة المناسبة لك من الصفحة وسيتم التواصل معك في أقرب وقت وعقد اجتماع لمعرفة ما هو ERP system الخاص بـ”إدارة” ثم عقد جلسة أخرى لإتمام عملية الشراء، وبعدها يبدأ العمل فورًا بتثبيت البرنامج على أجهزة المؤسسة.

تواصل معنا الآن وتعرف أكثر على “إدارة”.