ما هي التسويات الجردية؟ وكيف نساعدك في “إدارة” على إتمامها بسهولة؟

عند إجراء عمليات الجرد؛ قد تلاحظ المؤسسة اختلافًا بين أعداد المخزون المسجلة، والأعداد الفعلية في المخازن، هنا تظهر الحاجة إلى إجراء التسويات الجردية.

فما هو الجرد؟ وما التسويات الجردية؟ وأنواعها؟ وكيف يساعدك “إدارة” على إتمامها بسهولة؟ نتعرف على ذلك وأكثر في هذا المقال، فتابع معنا.

ما هو الجرد المخزني؟

يعرف الجرد بأنه عملية الحصر والمراجعة لكميات الأصناف الموجودة داخل المخازن، بطريقة منظمة، وفي فترات زمنية مختلفة، أو حتى بشكل مفاجئ، للتأكد من كمية الأصناف وتطابقها مع السجلات المكتوبة.

إلى جانب أنه يوضح بعض المشكلات التي قد تكون موجودة في المخزون الفعلي، مثل:

• ارتفاع أعداد المنتجات منتهية الصلاحية.
• تعرض كمية كبيرة من المنتجات للكسر أو التلف نتيجة للتخزين الخاطئ.
• تعرض المخزون للسرقة.
• استلام صنف مكان صنف آخر؛ نتيجة لاستخدام الطرق التقليدية في إدارة المخزون.
• استخدام بعض الأصناف بالفعل داخل المؤسسة (الاستخدام الداخلي).

فتتفادى المؤسسة تلك المشكلات عن طريق عمليات الجرد، ومقارنة المخزون الفعلي بالمسجل والتأكد من تطابقهما، أو إجراء التسويات الجردية في حالة تناقضهما.

ما هي التسويات الجردية؟

التسويات الجردية هي عملية معالجة الزيادة أو النقصان في مخزون المؤسسة، وتأتي كخطوة تالية لعملية جرد المخزون.

فبعد إنهاء عملية الجرد المخزني؛ إذا كان هناك تناقض بين نسب المخزون الفعلية والنسب المسجلة، لا بد من إجراء التسويات الجردية لتسوية ذلك الفرق، ومحاولة مطابقة النسب.

أهمية التسويات الجردية

تعد التسويات الجردية جزءًا مهمًا من إدارة المخزون، وعملية ضرورية لأي مؤسسة يقوم عملها على بيع البضائع، وتبرز أهميتها في التالي:

المحافظة على دقة السجلات

تساعد التسويات الجردية على معالجة التناقضات في قوائم الجرد، وتصحيحها بسرعة، وبالتالي تكون السجلات المحاسبية بالمؤسسة أكثر دقة، مما يعزز قدرتها على اتخاذ القرارات، ويقلل من معدل الأخطاء المكلفة.

الحصول على حسابات أكثر دقة

إجراء التسويات الجردية بشكل دوري يساعد المؤسسة على معالجة التناقضات في حساباتها المالية، قبل أن ينتج عنها خسائر مالية ضخمة.

تقليل مخاطر القرارات الخاطئة

أحيانًا يكون نقص المخزون أو زيادته ناتج عن التدوين الخاطئ للبيانات، وإتمام التسويات الجردية يمنع المؤسسة من اتخاذ قرارات خاطئة بناءً على تلك البيانات غير الدقيقة، ويمكن الإدارة من اتخاذ الإجراءات المناسبة لمنع الأخطاء المستقبلية في تسجيل البيانات.

أنواع التسويات الجردية

هناك ثلاثة أنواع رئيسة من التسويات الجردية التي قد تجريها المؤسسة، وهي:

إنقاص الكمية

أحيانًا يتم تسجيل بعض الأصناف بكميات أكبر من الموجودة منها في المخزون، في تلك الحالة تقوم عملية التسويات الجردية بتصحيح السجلات، وتعديل الكمية الإجمالية لتلك الأصناف.

زيادة الكمية

قد تكون الكمية الفعلية للمخزون أكبر من الكميات المسجلة، حينها تقوم التسويات الجردية بتعديل الكميات المسجلة لتلك الأصناف.

إعادة التقييم

في تلك الحالة لا يتغير مقدار المخزون، لكن الإدارة تغير تكلفة الأصناف والقيمة الإجمالية لها يدويًا.

كيفية إجراء عمليات الجرد والتسويات الجردية

فيما يلي بعض الخطوات البسيطة التي يمكنك اتباعها لإجراء عمليات الجرد، ومن ثمَّ التسويات الجردية:

1- احسب قيمة المخزون

تتعدد الطرق المستخدمة لجرد المخزون وحساب قيمته، ومن بينها:

1. الوارد أولًا يصرف أولًا – FIFO، وتفترض تلك الطريقة أن أول ما يدخل المخزن من المشتريات، يتم بيعه أولًا.
2. الوارد أخيرًا يصرف أولًا – LIFO، على عكس الطريقة السابقة؛ تفترض تلك الطريقة بيع المنتجات المضافة حديثًا للمخزون قبل المنتجات القديمة.
3. المتوسط المرجح – Weighted average، وتتم عن طريق حساب متوسط ​​سعر جميع البضائع في المخزون بغض النظر عن تاريخ شراء كل منها.

لكن بشكل عام يمكنك استخدام المعادلة التالية لجرد مخزونك:

(رصيد أول المدة + المشتريات – مردودات المشتريات – المبيعات + مردودات المبيعات)

والناتج النهائي يكون قيمة مخزونك.

انتبه: أثناء عملية الجرد ينبغي مراجعة السجلات، والتأكد من عدم وجود تناقضات بين ما طلبه العملاء وما تم تقديمه لهم بالفعل.

2- قيِّم المخزون

الخطوة الثانية هي تقييم المخزون، ومعرفة إذا ما كانت الكميات الفعلية أكبر من المسجلة أو العكس، ومن ثم مراجعة السجلات للتوصل إلى أسباب الزيادة أو النقص.

3- تابع التسوية الجردية

الخطوة الأخيرة هي تسوية المخزون لمعالجة الزيادة أو النقص به، ومحاولة مطابقة النسب الفعلية مع النسب المسجَّلة في الدفاتر.

8 نصائح تساعدك في إتمام الجرد والتسويات الجردية

تستصعب بعض المؤسسات عملية إجراء التسويات الجردية، خاصةً إذا كانت تعتمد على الطرق التقليدية في إدارة المخزون، وفيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إجراء عملية الجرد والتسويات الجردية بشكل دقيق:

1- خطط بشكل مسبق

يفضل أن تخطط لعملية الجرد قبل البدء بفترة كافية، إذ يزيد ذلك من سلاسة العمل وكذلك دقته، يمكن أن تشمل خطتك:

• تحديد الأسلوب المناسب للجرد.
• اختيار الموظفين الذين سيشاركون في الجرد.
• تجهيز جميع الأدوات اللازمة، مثل: الأوراق المطبوعة، والأقلام، والأجهزة الإلكترونية -إذا كانت متوفرة-.

2- راجع سجلات المخزون أولًا

يجب مراجعة سجلات المخزون، والفواتير، والأوراق المالية الأخرى قبل البدء في عملية الجرد، يساعدك ذلك على تحديد الأصناف الموجودة في المخزون بدقة.

3- تابع عمليات التسوية في فترات متقاربة

احرص على إجراء عمليات الجرد والتسوية من حين لآخر طوال الفترة التي تقوم بحسابها، سيقلل ذلك من مقدار العمل المطلوب لحساب تعديلاتك في نهاية الفترة المحاسبية.

4- استخدم البرامج المحاسبية

استخدم الأنظمة المحاسبية الحديثة (ERP System)، إذ تساعدك على جرد مخزونك، وإتمام التسويات المخزنية بدقة وسهولة، إلى جانب أنها تقلل من الوقت المستغرق في عمليات التسوية الجردية، وتسهل وصولك إلى بيانات مؤسستك.

اقرأ أيضًا: 6 مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة”

5- اختر الموظفين بدقة

يُفضل أن تختار موظفين ليس لهم علاقة مباشرة بمسؤولية إدارة المخزون، لإتمام عملية الجرد والتسويات الجردية، وذلك حتى تضمن أن تتم العملية بدرجة أعلى من الشفافية.

6- نظم المنتجات

نظم المنتجات بمخازنك إلى فئات، وحدد منطقة ثابتة لكل نوع منها، وذلك لتسهيل عملية العد والتصنيف.

7- ابدأ بالأعلى قيمة

ابدأ بجرد الأصناف الأكثر قيمة أولاً، حتى تضمن احتسابها وعدم نسيانها أثناء عملية الجرد.

8- اختر الوقت المناسب

تستغرق عملية جرد المخزون وقتًا ومجهودًا، وتتطلب منك تركيزً كبيرًا حتى تنهيها بدقة، لذا اختر الوقت الأنسب لك، واحرص على صفاء ذهنك أثناء الجرد.

كيف يساعدك “إدارة” على إتمام التسويات الجردية؟

يعد “إدارة” نظامًا محاسبيًا متكاملًا، يساعدك على متابعة كافة التفاصيل بمؤسستك، وإدارة جميع أقسامها بسهولة، بما في ذلك: إدارة المخازن، وإجراء التسويات الجردية.

إذ يمكنك البرنامج من:

• تكويد جميع مخازن مؤسستك مهما كان عددها، ومتابعتها من خلاله.
• جرد المخزون بشكل مستمر، مع إمكانية متابعة عمليات الجرد الدورية بسهولة، عن طريق الماسح الضوئي أو شيت إكسيل.
• إثبات التسويات الجردية للمخزون بسهولة.
• حصر الرواكد من المخزون السلعي وتقييمه.
• سهولة إضافة محاضر الجرد السلعي على النظام.
• إدراج قيود التسويات الجردية بكل سهولة.
• مراجعة القيود المُرحلة من خلال شاشة الترحيل.
• إعداد التقارير المخزنية الشاملة، ومتابعة الرواكد والنواقص.
• عرض كشوف العملاء والموردين، وتسجيل تفاصيل المعاملات معهم، والسلع المتداولة، وتاريخ كل تعامل.
• عمل قيود التسوية الجردية والقيود التكرارية بسهولة .

وبذلك يضمن لك البرنامج سهولة إدراج قيود التسويات الجردية.

الخلاصة

المخزون هو العنصر الأهم في أي مؤسسة يقوم عملها على بيع المنتجات، والإدارة الضعيفة للمخزون، والتناقض الكبير بين كمياته الفعلية والمسجلة؛ قد يؤثر على عمل المؤسسة بشكل كبير، ومن ثمَّ ربحيتها، لذا كانت التسويات الجردية عملية ضرورية.

مع ذلك، تواجه العديد من المؤسسات صعوبة في إجراء التسويات، لكن باستخدام برنامج “إدارة” تستطيع إنجاز تلك المهمة بشكل أسهل، وأسرع، وأكثر دقة.

تواصل معنا، واحصل عليه الآن.

المصادر

What Is an Inventory Adjustment? (With Examples and Tips) | Indeed.com