أهمية التحكم في صلاحيات الموظفين، وكيف يساعدك “إدارة” في تحقيق ذلك؟

في صباح مزدحم بأحد أيام العمل، يجلس أ. أحمد، مدير الحسابات، في مكتبه ويتابع سير العمل. أثناء مراجعته للتقارير المالية، يكتشف أن أحد موظفي المبيعات قد أجرى بعض التعديلات على بيانات حساسة تخص المبيعات، بيانات لا علاقة له بها!

وبالطبع أثَّر هذا التعديل الخاطئ على تقرير الربح والخسارة، مما تسبب في تقديم أرقام غير دقيقة للإدارة.

يدرك أ. أحمد حجم المشكلة ويبدأ في التساؤل عن كيفية حدوث ذلك، كيف لم تُحَدد صلاحيات الوصول لهذا الموظف بشكل واضح.

يوضح هذا الموقف أهمية التحكم في صلاحيات الموظفين، لمنع الأخطاء المشابهة.

وهنا يأتي دور “إدارة”، إذ يتيح لك تخصيص الصلاحيات لكل موظف، بحيث يتمكن كل شخص من الوصول إلى البيانات التي يحتاجها فقط دون المخاطرة بالتلاعب أو التعديل في المعلومات الحساسة.

إليك تفاصيل ذلك.

ما هو توزيع الصلاحيات؟

توزيع الصلاحيات هو توزيع السلطة والمسؤوليات من القيادة العليا إلى المستويات الإدارية المختلفة داخل الشركة، ويعد أحد العوامل الأساسية لتحقيق التوازن بين السيطرة والإبداع، مما يساعد في نجاح المؤسسة وتحسين أدائها.

وهناك نوعان من الإدارة:

1. الإدارة المركزية، وفيها تتركز السلطة في يد مجموعة محدودة من الأفراد، للتنسيق بين الإدارات.
2. الإدارة اللامركزية، وهنا تُوزع الإدارة الصلاحيات بين الأطراف المختلفة مع متابعة دورية.

ويهدف توزيع الصلاحيات إلى تحقيق التوازن بين المركزية واللامركزية، إذ يتم تحديد من يمتلك الصلاحية لاتخاذ قرارات معينة في مجالات محددة من العمل.

وبالتالي أصبح توزيع الصلاحيات ضرورة في المنظمات التي تعتمد على أنظمة إدارية كبيرة، لضمان تحقيق التنسيق بين مختلف الأقسام والموظفين.

ويشمل توزيع الصلاحيات عدة أوجه، منها الصلاحيات الإدارية مثل: التوظيف، التدريب، التقييم، واتخاذ القرارات المتعلقة بتوزيع الموارد، ومنها الصلاحيات التشغيلية التي تتعلق بتنفيذ المهام اليومية، والتنسيق بين الأقسام.

أهمية التحكم في صلاحيات الموظفين

يساعدك توزيع الصلاحيات على:

تحسين التنسيق بين الإدارات

يُوضّح التوزيع الصحيح للصلاحيات أدوار كل موظف وإدارة، مما يتيح لكل إدارة أو قسم التركيز على المهام، والمسؤوليات الخاصة، ويقلل من تداخل الأدوار.

تعزيز الشفافية

يعزز توزيع الصلاحيات من الشفافية داخل الشركة، إذ تكون الأدوار والمسؤوليات محددة بشكل واضح لكل مستوى إداري، مما يضمن معرفة الجميع بالمسؤول عن اتخاذ القرار، والنتائج المترتبة على تلك القرارات، إذ يكون كل فرد مسؤولًا عن تصرفاته وقراراته أمام فريق العمل أو الإدارة.

تقليل العبء على الإدارة العليا

يساعد توزيع الصلاحيات في الشركات على تخفيف العبء الإداري اليومي على الإدارة العليا، مما يتيح لها التركيز على نمو الشركة، وتحقيق أهدافها الكبرى.

تحسين إدارة الأزمات

في أوقات الأزمات، يتطلب الأمر قدرة سريعة وحاسمة على اتخاذ قرارات، ونجد أن توزيع الصلاحيات في الشركات يُمكّن الموظفين والإدارات المختلفة من التصرف بسرعة واتخاذ الإجراءات اللازمة دون الحاجة للانتظار للحصول على توجيهات من القيادة العليا، مما يقلل من التأخير، ويساعد في احتواء الأزمات في بدايتها.

كيف يساعدك “إدارة” على التحكم في الصلاحيات؟

يساعد “إدارة” الشركات المتوسطة والصغيرة على توزيع الأدوار والمسؤوليات بوضوح، مما يعزز الشفافية ويضمن مساءلة الموظفين عن قراراتهم، بحيث يكون لكل شخص في الشركة صلاحيات محدودة بناءً على دوره ومسؤولياته.

تقدم “إدارة” أربع أنواع من الصلاحيات، وهم:

أولًا: صلاحية استعراض البرنامج

صلاحية استعراض البرنامج في الشركات تعني السماح للموظف بالوصول إلى البرنامج، وتسجيل الدخول عليه، ويتم تحديد ذلك عن طريق ال Static IP.

ما هو الـ Static IP؟

ال Static IP هو مجموعة من العناوين الثابتة، بحيث يكون لها بداية ونهاية محددة، ويمكنك الحصول عليه من قبل شركات الاتصالات مقابل دفع اشتراك شهري مختلف عن الاشتراك الأساسي المدفوع لخدمات الإنترنت، وتظل هذه العناوين ثابتة لا تتغير.

كيف يرتبط الـ Static IP باستخدام البرنامج؟

يتم ذلك عن طريق شبكة الـ Wi-Fi، إذ يسمح الـ Static IP للمستخدمين الموجودين داخل نطاق الشركة (نطاق شبكة الـ Wi-Fi) بالدخول إلى البرنامج، ولا يسمح لأي شخص بتسجيل الدخول من خارج هذا النطاق.

أي أن الموظف لا يستطيع الوصول إلى البرنامج من بيته، أو من أي مكان خارج نطاق الشركة، وحتى إذا كان موجودًا داخل الشركة بالفعل، ولكنه يستخدم شبكة إنترنت مختلفة عن شبكة الـ Wi-Fi الخاصة بالشركة، فلن يستطيع الدخول إلى البرنامج أيضًا.

استثناءات الصلاحية

يتيح “إدارة” منح الاستثناءات لبعض المستخدمين، وتمكينهم من الوصول إلى البرنامج من أي مكان خارج نطاق الشركة، ليستطيعوا ممارسة العمل عن بُعد إذا تطلب الأمر.

ثانيًا: صلاحية الصفحات

صلاحية الصفحات في الشركات تعني تحديد الصفحات أو الأقسام التي يمكن للموظف الوصول إليها داخل النظام. فيتم تخصيص هذه الصلاحية بناءً على دور الموظف في الشركة، بحيث يُسمح له فقط بفتح واستعراض صفحات معينة تتعلق بعمله.

تعتمد الصلاحيات في “إدارة” بشكل أساسي على المستخدمين (Users)، وليس على عنوان IP مُحدد، أي أنه يمكن تسجيل الدخول إلى “إدارة” بنفس المستخدم من أكثر من جهاز في نفس الوقت (بحد أقصى 3 أجهزة).

فعلى سبيل المثال:

فريق الحسابات، المكون من ثلاثة أشخاص، يتم منحهم نفس الصلاحيات نظرًا لطبيعة أدوارهم المتشابهة، وبالتالي يمتلك كل فرد منهم نفس الحساب (User) الذي يتيح لهم الوصول إلى المهام، والإجراءات المتعلقة بحسابات الشركة.

ومع ذلك، فإن تخصيص حساب (User) فردي لكل موظف يكون حلًا أكثر تنظيمًا، لضمان إمكانية تتبع كل شخص، وتحميله المسؤولية عن تصرفاته داخل النظام. هذا يعني أنه في حالة حدوث أي تجاوزات أو أخطاء، يمكن تحديد الفاعل بدقة، ومحاسبته على أفعاله بشكل مباشر.

أما بالنسبة للمدير، فله صلاحيات أوسع وأكثر شمولًا، فيمكنه استعراض تقارير مالية مهمة مثل قائمة الدخل، الميزانية العمومية، وغيرهم من التقارير الحساسة التي تتطلب صلاحيات أعلى لضمان التحكم في المعلومات المهمة داخل الشركة.

وبالإضافة إلى ذلك، يتيح “إدارة” تكوين مجموعة من المستخدمين (الموظفين) الذين يشغلون نفس الوظائف أو الأدوار، ومنحهم نفس الصلاحيات دون الحاجة إلى تخصيص صلاحيات فردية لكل مستخدم (User) منهم.

استثناء فرد من مجموعة

يمكنك إنشاء مجموعة من المستخدمين الذين يمتلكون نفس الصلاحيات، ثم إجراء استثناء لفرد واحد من تلك المجموعة. على سبيل المثال، يمكنك منح جميع أفراد المجموعة صلاحية الوصول إلى قسم المخازن، باستثناء مستخدم واحد فقط.

بهذه الطريقة، سيكون هذا المستخدم هو الوحيد الذي لا تظهر لديه خيارات صفحة المخازن.

تحديد المسؤول عن إعدادات النظام الرئيسية

من المهم أن يُحدد شخص مسؤول عن إعدادات النظام الرئيسية، مثل ضبط “البيانات الأساسية” و”إعدادات النظام” .. إلخ، ويمكن أن يكون هذا الشخص هو مالك الشركة، أو المدير التنفيذي (CEO)، أو المدير المالي، أو أي شخص غيرهم يكون متابعًا لسير العمل باستمرار.

حيث يتطلب الوصول إلى هذه الإعدادات صلاحيات عالية ومخصصة، نظرًا لحساسية المعلومات وتأثيرها على جميع المستخدمين في النظام.

صلاحيات الأدوات (Controls)

بعد أن يدخل موظف الحسابات على “إدارة” سيعتمد ما يمكنه فعله على الصلاحيات الممنوحة له داخل كل صفحة، فقد يُسمح له بـ:

• الاستعراض فقط: يمكنه رؤية المعلومات، لكن لا يستطيع تعديلها.
• الإضافة والتعديل والحذف: يمكنه إضافة فواتير جديدة، وتعديل الفواتير الحالية، أو حذفها.

مما يعني أنه يوجد بُعد آخر من التحكم والأمان داخل صلاحيات الصفحات، وهي صلاحيات الأدوات (Controls) التي تمنح كل مستخدم مستوى معين من التحكم داخل كل صفحة.

لذا فإن صلاحيات الصفحات تحمي النظام من وصول الأشخاص إلى صفحات ليست من اختصاصهم، بينما تنظم صلاحيات الأدوات العمل داخل كل صفحة، وتحدد من يمكنه التعديل على البيانات، ومن يقتصر دوره على الاستعراض فقط.

تقارير المستخدمين

يوجد بداخل “إدارة” أيضًا خيار “تقارير المستخدمين”، والذي يُعد أداة فعّالة للمديرين لمراجعة الصلاحيات الممنوحة لكل موظف، فمن خلال هذه الصفحة، يمكن معرفة من يملك الصلاحيات بكل سهولة وسرعة، مما يسهل عملية التحقق الدوري للتأكد من تطابق الصلاحيات مع الأدوار الوظيفية الحالية، ومراجعة التغييرات عند الحاجة.

ثالثًا: صلاحيات البيانات

تأتي تلك الصلاحيات بعد الدخول إلى الصفحة نفسها، وتحدد “ما هي البيانات التي يمكنك استعراضها داخل هذه الصفحة”.

فمثلًا بعد أن يدخل مسؤول المبيعات إلى “إدارة”، ويستعرض تقرير أرصدة المخازن، هل ستظهر له جميع الأرصدة؟ أم أرصدة مخازن معينة فقط؟ بالطبع فإن هذا الأمر يعتمد على نوعية صلاحيات البيانات الممنوحة له.

كمثالٍ آخر، فبعد أن يدخل موظف الحسابات لاستعراض تقرير كشف الحساب، سيتمكن من استعراض حسابات محددة فقط، فليس منطقيًا أن يطلع على رأس مال الشركة بالكامل أو على مجمل أرباحها خلال آخر 10 سنوات! لذا يحتاج المالك (الأدمن) أن يتحكم في صلاحيات البيانات، ليمنحه الصلاحيات التي تتناسب مع مكانته الوظيفية في الشركة.

رابعًا: صلاحيات التصديقات

التصديقات هي إجراءات إدارية تتطلب موافقة نهائية لضمان صحة وأمان العمليات داخل الشركة. هذه التصديقات تشمل:

• تصديقات المشتريات.
• تصديقات المبيعات.
• تصديقات المخازن.

هذه الصلاحيات تقتصر فقط على أشخاص معينين داخل أي شركة، مثل المديرين أو المشرفين، حيث يتطلب الوصول إليها مستوى عالٍ من الصلاحيات لضمان الأمان والتحكم.

هل تؤثر الإعدادات على الصلاحيات؟

نعم، الإعدادات تؤثر بشكل كبير على صلاحيات المستخدمين داخل النظام. إليك أمثلة للتوضيح:

1- إعداد تجاهل صلاحيات المخازن في التقارير

يمكن أن يسأل العميل عن نوع ميعن من الأصناف التي نفذت من الفرع، وعندها يحتاج مسؤول المبيعات إلى الاطلاع على أرصدة جميع المخازن (أو الفروع) الأخرى، ليستطيع تحديد إمكانية توفير هذا الصنف للعميل.

لذا يتيح “إدارة” إمكانية تفعيل هذا الإعداد، بغض النظر عن الصلاحيات المحددة للمستخدمين.

2- إعداد نطاقات تواريخ التقارير

يستطيع المالك (Admin) من خلال هذا الإعداد أن يحدد نطاق معين من التواريخ المسموح بها لكل مستخدم، وبالتالي يمنع الوصول إلى تقارير تتجاوز فترة معينة، فمثلاً يمكنه أن يمنع موظف معين من استعراض تقارير مضى عليها أكثر من 3 أشهر، مما يساعد على إدارة البيانات بشكل دقيق، وضمان أن المستخدمين لا يصلون إلى معلومات غير ضرورية أو قديمة.

الخلاصة

يعد توزيع الصلاحيات في الشركات أحد العناصر الأساسية لنجاح أي مؤسسة، إذ يساعد توزيع الصلاحيات في بناء بيئة عمل أكثر إنتاجية وفعالية من خلال تعزيز وضوح الأدوار، وزيادة سرعة اتخاذ القرارات، وتحسين التنسيق بين الإدارات.

إن التوزيع الصحيح للصلاحيات داخل أي شركة لا يعد إجراءً إداريًا فقط، فهو عنصر مهم في تحقيق الكفاءة والأمان في إدارة الشركة، وهو ما يوفر لك “إدارة” بكل سهولة.