ربط الفروع وتحسين السيطرة: التحول التشغيلي داخل شركة “Tohama” مع “إدارة”

يبدأ التحدي الحقيقي حين يصبح النظام التقليدي هو العائق أمام النمو ..

هذا ما واجهته “توهامة” — شركة متخصصة في الأنظمة الأمنية، الشبكات، والصوتيات، تمتلك عدة فروع وتتميّز بتنوع منتجاتها وسرعة استجابتها لاحتياجات السوق.

لكن مع النمو، ظهرت التحديات بوضوح: أنظمة تشغيل منفصلة، بيانات غير موحّدة، وصعوبة في تتبّع المبيعات والمخزون بدقة.

في تلك اللحظة، لم يكن السؤال: هل نحتاج إلى تغيير؟

بل: كيف نعيد تنظيم عملياتنا لنستعد للمرحلة التالية من التوسّع؟

وهنا جاء القرار بالانتقال إلى نظام ERP سحابي يربط الفروع، ويوفّر رؤية مركزية دقيقة لكل ما يحدث على الأرض. وكانت البداية مع “إدارة” كنقطة انطلاق نحو رؤية تشغيلية جديدة.

التوسّع في الفروع كشف الاحتياج: عندما يعجز نظام الديسكتوب

مع كل فرع جديد تفتحه شركة “Tohama“، كانت تتّسع الفجوة بين متطلبات الواقع وقدرات النظام التقليدي.

فبرنامج الديسكتوب، الذي كان يُدير كل فرع على حدة، لم يعد مناسبًا لنشاط يتوسّع ويتنوّع بهذه السرعة.

لم تكن المشكلة في حجم البيانات، بل في تفتّتها: كل فرع يعمل بقاعدة بيانات مستقلة، وكل تقرير يحتاج إلى تجميع يدوي، وكل عملية تحويل تتم خارج السياق العام للنشاط.

وبينما يتطلب النمو رؤية موحّدة وربطًا لحظيًا بين الفروع، كان الواقع يقول العكس: أكواد مكرّرة، بيانات متداخلة، وصعوبة في تتبّع الأداء من مكان مركزي واحد.

عند هذه المرحلة، أدركت شركة “توهامة” أن التوسّع لا يعني فقط زيادة الفروع، بل يستدعي بنية رقمية جديدة تدير النشاط برؤية متكاملة — وهنا، بدأت أهمية “إدارة” في الظهور.

كل صنف له قصة: عندما يتطلّب التنوع سيطرة حقيقية

في “Tohama”، لم يكن تنوّع المنتجات مجرّد ميزة تنافسية، بل تحدّيًا تشغيليًا يستدعي سيطرة دقيقة.

كاميرات مراقبة، شبكات، كابلات، أنظمة صوتية، وأجهزة تخزين، أصناف مختلفة في طبيعتها، وتكويدها، وطريقة استلامها وتوزيعها.

ومع هذا التنوع، لم تعد المتابعة اليدوية أو الأنظمة المحدودة قادرة على مواكبة الواقع، فكل قطعة تحتاج إلى تتبّع دقيق بالسيريال نمبر، من لحظة الشراء وحتى التسليم.

كما أن كل عملية استيراد تتطلّب توزيعًا محاسبيًا دقيقًا لتكاليف الشحن والجمارك، ما يؤثّر مباشرة على تسعير المنتج واحتساب الربحية.

وهنا جاء دور “إدارة”، الذي أتاح توثيق كل خطوة _ من التعامل مع الموردين، إلى استلام البضائع، وربط التكاليف بالأصناف _ داخل المنظومة نفسها، دون الاعتماد على ملفات خارجية أو تقديرات غير دقيقة.

بهذا، تحوّل التنوع من مصدر تعقيد إلى نقطة قوة تدار بوضوح، كجزء من نظام واضح يعمل لصالح النمو، لا ضده.

من المندوب إلى المخزن: كل حركة مُسجَّلة بدقة

في الأنشطة التي تعتمد على البيع من خلال المندوبين، تصبح المتابعة الدقيقة ضرورة تشغيلية، وهذا ما واجهته شركة “توهامة”: كيف نعرف ما استلمه كل مندوب؟ كم باع؟ وما المتبقي في عهدته؟

قبل “إدارة”، كانت الإجابات تحتاج إلى مراجعة يدوية ومتابعة مستمرة، بلا رؤية واضحة.

لكن مع النظام، تحوّلت كل خطوة إلى حركة موثّقة: ما يُسلَّم للمندوب، وما يُباع فعليًا، وما يعود إلى المخزن — كل شيء يُسجَّل تلقائيًا داخل المنظومة.

صار بالإمكان معرفة الرصيد الفعلي لكل صنف مع كل مندوب لحظيًا، مع تقارير توضّح المبيعات، العهد، والتسليمات دون تدخل يدوي.

وهكذا، لم تعد دورة البيع تبدأ من نقطة مجهولة أو تنتهي بأرقام تقديرية، بل من حركة مُسجّلة تنتهي بفاتورة، وتُتابَع من مكان واحد داخل “إدارة”.

التحويلات بين الفروع ليست مجرد حركة، بل أرقام يجب أن تظهر

في “Tohama”، لم تكن تحويلات البضاعة بين الفروع خطوة لوجستية عابرة، بل أداة رئيسية لإدارة المخزون بشكل أذكى.

ومع تفعيل خاصية عرض قيمة التحويل في “إدارة”، أصبح بالإمكان تتبع القيمة المالية الدقيقة لكل عملية — سواء كانت من الفرع الرئيسي إلى أحد الفروع، أو بين الفروع نفسها.

قبل ذلك، كانت التحويلات تُعرض بالكميات فقط، دون أي دلالة على القيمة، ما صعّب على الإدارة تحليل أداء الفروع أو ضبط توزيع البضاعة بمرونة.

الآن، يمكن معرفة إجمالي ما استلمه كل فرع بقيمته، ومقارنة ذلك بمعدلات البيع، لتحديد احتياجات كل فرع بدقة، ودعم قرارات تدوير المخزون بمعلومات حقيقية.

بهذا، تحوّلت التحويلات من مجرد أرقام إلى مؤشرات مالية فعالة، تساعد في تحسين التوزيع، وتقوية السيطرة على المخزون.

الحسابات تحت السيطرة: من الاستيراد إلى الأرباح

في نشاط يعتمد على الاستيراد وتعدد الموردين، لا يجب أن تكون الحسابات مجرد أرقام في جداول، بل أن تصبح أداة أساسية لاتخاذ القرار.

ومع “إدارة”، استطاعت “Tohama” ربط كل تفاصيل العمليات المالية في منظومة واحدة — من تسجيل تكاليف الاستيراد، إلى توزيعها بدقة على الأصناف، واحتساب الأسعار النهائية بناءً على التكلفة الحقيقية.

لم يقتصر الأمر على تتبّع التكاليف، بل شمل تحليل الربحية، واستخراج قائمة الدخل لحظيًا، لكل فرع أو صنف أو قناة بيع.

أصبح الفريق المالي يرى الصورة كاملة: من أين تبدأ التكاليف، وكيف تتوزّع، وما العائد منها. وكل ذلك بدون ملفات خارجية أو أنظمة إضافية — فقط من داخل “إدارة”.

في النهاية

أحيانًا، تبدأ التحوّلات الكبيرة من قرار بسيط — وهذا ما حدث مع شركة “Tohama”.

كانت البداية بهدف حل مشكلات نظام الديسكتوب التقليدي، وتحقيق رؤية أوضح للبيانات والمبيعات. وبعد فترة قصيرة من التجربة، بدأت النتائج تتحدث: فروع مترابطة، مخزون واضح، تقارير لحظية، وحسابات منظمة.

لم يكن “إدارة” مجرد بديل تقني، بل نواة لمنظومة تشغيل ذكية تدعم كل قرار، وتواكب كل خطوة في رحلة النمو.