في عام 1975، ظهرت شركة التوحيد والنور لبيع الملابس والأدوات المنزلية في مصر، وبدأت بخطوات صغيرة، ورؤية واضحة لتقديم المنتجات بأسعار مميزة، لتصبح الآن واحدة من أشهر العلامات التجارية في هذا المجال.

وبين تكنولوجيا الحاضر، والرغبة في الحفاظ على الإطار القديم للعمل داخل الفروع عانت “التوحيد والنور” من صراع مستمر مع البونات، فتجربة الشراء المملة بسبب الإجراءات الورقية والتأخير الذي ينشأ منها كانت واقعًا يوميًا للكثيرين.

شكل هذا الواقع تحديًا كبيرًا للعملاء والموظفين، فغياب الأنظمة الرقمية جعلت عملية الشراء مرهقة وغير فعالة، ولكن حينما دخل “إدارة” إلى اللعبة، تغيرت القاعدة تمامًا، وبدأت رحلة التحول الرقمي للتوحيد والنور.

لنبدأ رحلة داخل فروع التوحيد والنور، ونلقي نظرة على دور “إدارة” في تحسين سير العمل، وتحويل الأيادي التي اعتادت العمل الورقي إلى أيادٍ محترفة تُجيد لغة الشاشات.

صراع الورق والزمن

منذ بضعة أيام وأنت تسجل أسماء المنتجات التي تريد أن تقتنيها هذا الشهر، فقد أعددت قائمة تحتوي على حوالي 13 منتج، وها هو اليوم الذي قررت الذهاب فيه إلى أحد فروع التوحيد والنور.

يبدو الأمر عاديًا من بعيد، لكن ما إن دخلت الفرع، وحصلت على أول منتج، وانتقلت إلى قسم ثانٍ لتستكمل عملية الشراء تغيرت تلك النظرة تمامًا، فمع كل قسم تشتري منه شيئًا ينشئ لك مسؤول البيع فاتورة جديدة، وتستلم بونًا يحتوى على تفاصيل مشترياتك، لكن بخط لا يفهمه سوى مسؤول الكاشير.

تتابع عملية الشراء لتجد في النهاية أن لديك 13 ورقة بون يجب تسليمها إلى الكاشير لتتمكن من سداد قيمة المشتريات، ومن ثم استلام المنتجات، فتتوجه مسرعًا إلى الكاشير لأنك قد تأخرت عن موعدك، فالأمر استغرق أكثر مما كنت تتوقع.

فتُسَلِّم تلك البونات لتتفاجئ أن مسؤول الكاشير هو الآخر يستطيع بالكاد فك شفرة خط البونات! لكن لم يتوقف الأمر عند حاجته إلى فهم المكتوب، فقد بدأ الآن في إعادة تسجيل بيانات البونات في دفتر لديه، يبدو أنك مضطرًا إلى المزيد من الانتظار.

أخيرًا انتهي المسؤول من تسجيل البيانات! تتنفس الصعداء، وتنتظر استلام مشترياتك، لكن لا يوجد نظام مسح (Scanning)، بل لا يوجد باركود على الأصناف من الأساس، فلا وسيلة سوى الصبر لحين مراجعة مشترياتك يدويًا!

هذه ليست قصة فردية، بل هي مشهد متكرر يعيشه عملاء التوحيد والنور، فالعمل داخل الفروع يعتمد اعتمادًا كليًا على الأوراق والعمليات اليدوية التي تستنزف وقت العملاء والموظفين على حد سواء، لكن لا نخفيك سرًا، قد اعتاد الموظفون على تلك العمليات للدرجة التي جعلت تغييرها أمرًا صعبًا.

على الصعيد الآخر، نجد صناع القرار غارقين وسط كم هائل من الأوراق التي يتعين عليهم مراجعتها للتمكن من تكوين رؤية واضحة عن وضع المخازن، والمبيعات، والمشتريات، والحسابات، وما إلى ذلك.

والحقيقة أن الرؤية الواضحة لن تتحقق بتلك الطريقة حتى بعد مراجعة الأوراق، فالبيانات ليست محدثة، أو دقيقة للاعتماد عليها في اتخاذ قرارات مؤسسة بحجم التوحيد والنور!

وهنا ظهرت الحاجة إلى التحول الرقمي لتسريع سير العمليات، وتوفير رؤية شاملة عن وضع المؤسسة، لكن بشرط أن يتماشى مع تجربة العميل الحالية، فالمطلوب تحسينها لا تغييرها.

وبالفعل بدأت رحلة البحث، واستمرت لحوالي 5 سنين متتالية اختار فيهم صناع القرار عدة أنظمة، ولكنها لم تحقق أي نتيجة!

وقبل الاستسلام كليًا لتحديات الوضع الحالي ظهر “إدارة” كضوء لامع في نهاية النفق ليغير قواعد اللعبة، ويحقق ما يسعى إليه صناع القرار منذ زمن بعيد.

محطة فارقة في تاريخ التوحيد والنور

بدأت رحلة التوحيد والنور مع “إدارة” في 4 فروع، ومجموعة من المخازن، وبدأ الفريق في تأسيس بيانات الفروع من الصفر بالمعنى الحرفي، فلا توجد بيانات مجمعة ودقيقة يمكن تسجيلها على النظام!

وهنا عمل فريق “إدارة” على قدم وساق لإدخال بيانات الأصناف، وإنشاء التصنيفات، وإضافة باركود لكل صنف. إلى جانب ضبط الكميات، والأرصدة الافتتاحية، وما إلى ذلك.

وفي أقل من شهر واحد استطاع فريق “إدارة” تشغيل البرنامج داخل تلك الفروع بشكل فعلي، محاكيًا نفس تجربة الشراء التي اعتاد عليها عملاء التوحيد والنور، ولكن بطريقة سلسة وسريعة. الأمر الذي كاد صناع القرار أن يفقدوا الأمل في تحقيقه خلال السنوات السابقة.

ومنذ اليوم الأول لتشغيل “إدارة” اتخذ المسؤولون قرار إلغاء العمل بنظام البونات، كي لا يضطر العملاء إلى تجميعها والاحتفاظ بها لحين الانتهاء من عمليات الشراء، فلا توجد جائزة في نهاية اليوم للشخص الذي استطاع تجميع أكبر عدد من البونات!

وهنا كان لزامًا على فريق “إدارة” التفكير في بديل لتلك البونات، وبالفعل جاء الحل الذي ساهم بشكل كبير في تحسين تجربة العميل، فقد أنشأ الفريق بطاقة مطبوعة تُسلم للعميل عند دخوله من باب الفرع، وتسمى بطاقة أمر بيع (SO Card).

تحتوي تلك البطاقة على رقم الفاتورة الخاصة بالعميل، وبالتالي يستطيع العميل تسليمها لمسؤول البيع في أي قسم لإضافة الأصناف على نفس الفاتورة.

ومن ثم يتمكن مسؤولو البيع من إضافة أصناف من أقسام متعددة على نفس أمر البيع، بدلًا من إنشاء أمر بيع منفصل لكل قسم، لينتهي الأمر بتسليم البطاقة فقط لمسؤول الكاشير، ليتمكن من مسحها (Scanning)، وتوضيح قيمة الشراء، ومن ثم تسليم المشتريات للعميل.

الأمر الذي أصبح لا يستغرق سوى ثوانٍ معدودة بعدما كان يتسبب في تعطيل أشغال العملاء أثناء العمل بالبونات، والدفاتر الورقية.

أما عن الموظفين، فرغم كونهم حديثي عهد بالكمبيوتر داخل الفروع إلا أنهم تأقلموا سريعًا على البرنامج، وأدركوا أن العمليات يمكن إتمامها بسهولة وسرعة في نفس الوقت.

فالشاشات أصبحت مرايا تعكس إنجازاتهم، والعمل من خلال الباركود اختصر عليهم الكثير من الخطوات في رحلتهم اليومية مع العملاء.

يأتي الدور على الحديث عن صناع القرار داخل التوحيد والنور لنجد أن طريقة متابعة الفروع قد تغيرت بنسبة 180 درجة!

فالفروع الآن مرتبطة ببعضها في نظام مركزي متكامل، والبيانات محدثة بشكل لحظي، وبإمكانهم تتبعها من أي مكان وفي أي وقت.

فصل جديد يبدأ

بالتزامن مع تشغيل “إدارة” طغت ألوان الشاشات والبرمجيات على زخم الأمور في أروقة “التوحيد والنور”، فالأيادي تعلمت لغة الشاشات، ولم يعد هناك مكان للورق في سياق العمل اليومي.

لم تتوقف رحلة التحول الرقمي للتوحيد والنور عند تلك الخطوة، بل امتدت لتصل الآن إلى تعزيز العمل على متجرهم الإلكتروني من خلال إلى إتمام الربط التكاملي بين “إدارة” وشوبيفاي -المنصة التي اعتمدت عليها شركة التوحيد والنور في بناء المتجر-.

وهنا تتم مزامنة كميات المنتجات وأوامر البيع بين الفروع والمتجر الإلكتروني بشكل لحظي، دون أن يضطر الموظفون إلى إدخال البيانات أكثر من مرة، وبالتالي يستطيع مسؤولو التوحيد والنور إدارة المخزون بطريقة أكثر فعالية.

وبالتالي ساهم “إدارة” في بدء فصل جديد في قصة نجاح التوحيد والنور، فصل تتجلى فيه سلاسة العمليات داخل الفروع، وتزداد فيه كفاءة وإنتاجية الموظفين.