المصروفات النثرية في المحاسبة: كيفية إدارتها وتسجيلها بفعالية

عادة ما تسير العجلات الكبيرة بفضل التفاصيل الصغيرة في الشركات!

عبارة تعكس واقعًا لا يمكن إنكاره، فشراء قلم يساعدك في توقيع عقد بملايين الدولارات، ودفع أجرة توصيل طارئة تضمن تسليم مشروع ضروري في موعده.

هذه النفقات البسيطة، المعروفة بالمصروفات النثرية في المحاسبة توجد خلف الكواليس لتسهيل سير العمل، وضمان استمراريته دون أي تعطل.

ولكن كيف يمكن للشركات إدارتها بكفاءة لتجنب الهدر، وضمان التحكم بها بفعالية؟ نجيب عن هذا السؤال بالتفصيل من خلال المقال.

ما هي المصروفات النثرية في المحاسبة (Petty Cash)؟

المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من المال يتم تخصيصه لتغطية النفقات اليومية أو الصغيرة التي لا يتطلب تسجيلها إصدار شيكات أو تحويلات مصرفية.

ويهدف هذا الحساب إلى تسهيل التعامل مع المصاريف البسيطة والمتكررة التي لا تستدعي المعالجة بطرق الدفع الرسمية، ومن أمثلتها:

• دفع ثمن مشروبات (شاي، قهوة، مياه).
• شراء اللوازم المكتبية (أقلام، ورق، …).
• مصاريف إصلاح صغيرة وعاجلة.
• مصاريف الطباعة أو النسخ.
• أجور النقل أو المواصلات.

الفرق بين المصروفات النثرية والمصروفات الكبرى

تتمثل الفروق بين هذين النوعين من المصروفات في:

القيمة المالية

المصروفات النثرية في المحاسبة هي مصروفات ذات قيمة صغيرة -كما ذكرنا- مقارنة بالمصروفات الكبرى، والهدف منها هو تلبية احتياجات بسيطة لا تُشكل عبئًا كبيرًا على الميزانية.

أما المصروفات الكبرى فغالبًا ما تكون ذات قيمة مالية مرتفعة، وتُشكّل جزءًا كبيرًا من النفقات الرأسمالية للشركة.

طريقة الدفع

تُدفع المصروفات النثرية عادةً نقدًا من صندوق المصروفات النثرية الذي يُدار داخليًا، لتجنب التعقيدات المرتبطة بإصدار الشيكات أو التحويلات البنكية.

لكن على الجانب الآخر نجد أن المصروفات الكبرى تُنفذ عبر وسائل دفع أكثر رسمية مثل الشيكات، التحويلات المصرفية، أو خطط تمويل مخصصة.

معدل التكرار

تضطر الشركة إلى المصروفات النثرية يوميًا أو أسبوعيًا لتغطية احتياجات صغيرة، أما المصروفات الكبرى فهي غير متكررة، وغالبًا تكون مرتبطة بمشروعات أو خطط استثمارية تُنفذ مرة واحدة أو على فترات متباعدة.

التأثير المالي

للمصروفات النثرية تأثير محدود على ميزانية الشركة الإجمالية، إذ تُعد ضمن النفقات التشغيلية الروتينية، أما المصروفات الكبرى فتأثيرها كبير على الميزانية، وتتطلب تخطيطًا مسبقًا.

اقرأ أيضًا: أنواع المصروفات في الشركات التجارية

أهمية الرقابة الداخلية على المصروفات النثرية

تضمن الرقابة الداخلية على المصروفات النثرية الشفافية والكفاءة في إدارة الأموال الصغيرة والمتكررة التي تُصرف يوميًا أو أسبوعيًا.

منع التلاعب وضمان الشفافية

أحيانًا تصبح المصروفات النثرية في المحاسبة مصدرًا للتلاعب إذا لم تُدار بشكل جيد، لذا يجب الاهتمام بالرقابة الداخلية للتأكد من أن جميع المصروفات النثرية تتم وفقًا للإجراءات المعتمدة، مما يمنع حدوث تلاعب أو استغلال غير مبرر للأموال.

الحفاظ على التوازن المالي

تساهم الرقابة الداخلية على المصروفات النثرية في مراقبة رصيد الصندوق النثري، وضمان عدم حدوث نقص مفاجئ أو غير مبرر في الأموال المتاحة.

إلى جانب أنها تضمن دقة التقارير المالية المتعلقة بالمصروفات النثرية، وتعكس الحقيقة بشكل صحيح، مما يحافظ على التوازن المالي للمؤسسة.

ضمان الالتزام بالسياسات

وجود رقابة صارمة يضمن أن جميع الموظفين يتبعون الإجراءات المقررة بشكل صحيح، مما يقلل من فرص الأخطاء أو الإهمال في تنفيذ السياسات المالية.

أنواع أنظمة إدارة المصروفات النثرية

تختلف أنواع أنظمة إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة بناءً على الطريقة التي يتم بها تخصيص وإدارة الأموال الصغيرة والمتكررة في المؤسسة، ونجد:

نظام الصندوق الثابت

يعتمد هذا النظام على تخصيص مبلغ معين للمصروفات النثرية، وعند صرف جزء من المبلغ، يتم تعويضه بالكامل حتى يعود المبلغ إلى قيمته الأصلية.

يستخدم هذا النظام بشكل دوري، مثل أسبوعيًا أو شهريًا، ويعتمد على تقديم تقارير مرفقة بالإيصالات عند صرف الأموال، مما يوفر رقابة قوية على النفقات ويساعد في منع التلاعب أو الزيادة في المصروفات، ولكنه يكون محدودًا في حالة حدوث نفقات غير متوقعة.

نظام الصندوق المتغير

في هذا النظام لا تحدد الشركة مبلغًا ثابتًا للمصروفات النثرية، ولكن يتم تحديد المبلغ بناءً على احتياجات المؤسسة الفعلية، مما يوفر مرونة أكبر في تغطية النفقات الطارئة أو غير المتوقعة.

ومع ذلك، يصعب تتبع النفقات بدقة في هذا النظام، مما يؤدي إلى تجاوز النفقات المخطط لها.

النظام الإلكتروني لإدارة المصروفات النثرية في المحاسبة

يعتمد على استخدام التكنولوجيا أو البرمجيات المحاسبية، إذ يتم تسجيل كل عملية صرف أو استلام تلقائيًا، مما يوفر الكفاءة، ويقلل من الأخطاء البشرية، ويتيح متابعة النفقات بشكل لحظي، لكن يتطلب استثمارًا في البرمجيات وتدريب الموظفين على استخدامها.

نظام الإيصال الفردي

وهنا يتم تقديم إيصالات فردية أو فواتير لكل عملية صرف، ويتطلب النظام موافقة على كل نفقات قبل صرفها، ويستند إلى توثيق كل عملية بإيصال، مما يضمن أن كل عملية صرف تتم بناءً على توجيه مسبق، لكن هذا النظام يتطلب جهدًا إداريًا كبيرًا في متابعة الإيصالات.

كل من هذه الأنظمة له مزاياه وعيوبه، ويعتمد اختيار النظام الأنسب على حجم المؤسسة، ونوع النفقات، ومتطلبات الرقابة.

نظام السلفة المستديمة

يعتمد هذا النظام على منح الموظفين مبلغًا من المال مقدمًا لتغطية المصروفات النثرية المتوقعة خلال فترة معينة، مع تعويض السلفة من مخصصات الشركة عند استهلاكها بالكامل.

وهنا يتم تسجيل جميع النفقات بشكل منتظم، مع تقديم الإيصالات الفردية عند كل عملية صرف أو في نهاية الفترة كجزء من تقرير شامل.

يتميز هذا النظام بالمرونة في تغطية النفقات الطارئة أو العاجلة، إلا أنه قد يتسبب في صعوبة تتبع المبالغ المدفوعة والرقابة عليها إذا لم يتم تطبيق إجراءات تنظيمية فعالة، مثل تقديم تقارير منتظمة مرفقة بالإيصالات أو استخدام أنظمة إلكترونية لتسجيل النفقات وتتبعها.

ويُستخدم هذا النظام بشكل شائع في الشركات التي تتطلب نفقات صغيرة ومتكررة بشكل دوري، ويعتمد نجاحه على وجود نظام رقابي دقيق يضمن عدم تجاوز النفقات المعتمدة.

إجراءات إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة

تتطلب إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة مجموعة من الإجراءات المنظمة لضمان استخدام الأموال بفعالية وكفاءة، وتتمثل تلك الإجراءات في:

تحديد المبلغ المبدئي للصندوق النثري

تبدأ عملية إدارة المصروفات النثرية بتحديد مبلغ مبدئي للصندوق النثري، ويعتمد هذا المبلغ على حجم النفقات اليومية أو الأسبوعية المتوقعة التي تتطلب الصرف، مثل شراء الأدوات المكتبية أو دفع أجور النقل.

ويجب تحديد هذا المبلغ بعناية لضمان تلبية احتياجات المؤسسة دون التسبب في تجاوزات مالية.

تعيين المسؤول عن الصندوق النثري

من الضروري تعيين شخص محدد لإدارة الصندوق النثري، وعادة ما يكون هذا الشخص أمين الصندوق أو موظف إداري مختص، ويجب أن يكون على دراية كاملة بالإجراءات والسياسات الخاصة بالصرف، ويتحمل المسؤولية الكاملة عن متابعة عملية الإنفاق، وتقديم التقارير الدقيقة.

عملية صرف الأموال

عند الحاجة إلى صرف أموال من الصندوق، يتعين على الموظفين تقديم طلب رسمي يشمل السبب والمبلغ المطلوب، مع إرفاق الطلب بإيصال أو وثيقة تثبت استخدام المال، مثل: فاتورة أو إشعار دفع، ومن ثم يراجع المسؤول الطلبات للتأكد من صحتها، وملاءمتها مع سياسات المؤسسة.

تسجيل العمليات المالية

يتم تسجيل كل عملية صرف من المصروفات النثرية في دفتر مخصص أو باستخدام أنظمة محاسبية، بهدف متابعة النفقات وضمان التوازن المالي، مما يساعد في توفير سجلات دقيقة يمكن الرجوع إليها.

تقديم تقرير لإعادة تعبئة الصندوق

عندما يقترب الصندوق من النفاد أو يصبح المبلغ المتبقي غير كافٍ لتغطية الاحتياجات، يقدم المسؤول تقريرًا مفصلًا للإدارة يوضح كافة العمليات التي تمت، وبناءً عليه، تتم إعادة تعبئة الصندوق حتى يعود إلى قيمته الأصلية.

الرقابة الداخلية والمراجعة

تعد الرقابة الداخلية عنصرًا حيويًا في إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة، إذ تساعد في التأكد من أن جميع العمليات تتم وفقًا للإجراءات المعتمدة، ويتم توثيق كل صرف بشكل دقيق، مع معالجة أي تجاوزات أو أخطاء بسرعة لضمان عدم حدوث أي تلاعب أو هدر.

عواقب ضعف تنظيم إدارة المصروفات النثرية

ماذا يحدث عندما يفتقر نظام إدارة المصروفات النثرية إلى التنظيم والكفاءة؟”

هذا السؤال هو ما تناولته دراسة أجريت على مؤسسة تدريب وظيفي حديثة الإنشاء تُدعى LPK SCK. على الرغم من اعتمادها على نظام الصندوق الثابت (Imprest Fund System) لإدارة المصروفات النثرية في المحاسبة، كشفت الدراسة عن تحديات جوهرية، منها التأخير في تعبئة الصندوق، ونقص في السيطرة الداخلية، والتداخل في المسؤوليات بين الموظفين.

ومن ثم يجب وضع تلك النقاط في الاعتبار، مع تحسين الضوابط الداخلية، وفصل المهام، والاهتمام بدقة التقارير للتمكن من تحقيق إدارة فعالة للمصروفات النثرية.

نصائح لتحسين إدارة المصروفات النثرية

لضمان إدارة فعّالة للمصروفات النثرية، يجب على المؤسسات تطبيق مجموعة من الإجراءات والتوصيات التي تساهم في تحسين الكفاءة والشفافية وتقليل الأخطاء أو الهدر، وتشمل:

• إنشاء نظام رقابي صارم يحدد المسؤوليات، ويفصل بين المهام المتعلقة بالصندوق النثري، لتقليل الأخطاء.
• الاستثمار في برمجيات محاسبية مخصصة لتسجيل المصروفات النثرية ومتابعتها، لتحسين الدقة.
• وضع سياسات موحدة لإدارة المصروفات النثرية تشمل تحديد المبالغ، وخطوات الصرف، والتوثيق.
• تدريب المسؤولين عن إدارة الصندوق النثري على السياسات والإجراءات.
• تحديد أوقات منتظمة لتقديم تقارير المصروفات النثرية، مع مراجعتها لضمان مطابقتها للسياسات.
• وضع حد أدنى وأقصى للمبلغ المخصص للصندوق النثري، بحيث يتم تعبئته فور وصوله إلى الحد الأدنى، لتجنب أي عجز مالي يؤثر على العمليات اليومية.
• تنفيذ عمليات تدقيق دورية للصندوق النثري لضمان الالتزام بالإجراءات والسياسات.

كيف يساعد “إدارة” في إدارة المصروفات النثرية؟

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يساعد في إدارة المصروفات النثرية بفعالية من خلال أدواته المخصصة لإدارة الحسابات، فمن خلاله تستطيع:

تسجيل المصروفات بشكل فوري ودقيق

يتيح “إدارة” تسجيل جميع عمليات الصرف المتعلقة بالمصروفات النثرية بشكل لحظي ودقيق، مع إمكانية تخصيص بنود مختلفة لكل نوع من النفقات.

ويُمكن للمسؤولين إدخال التفاصيل مثل التاريخ، السبب، المبلغ، والمستندات الداعمة (مثل الإيصالات)، مما يُسهّل تتبع النفقات.

إعداد تقارير مفصلة ودورية

يوفر البرنامج تقارير دورية عن المصروفات تُظهر الاتجاهات والأنماط في الصرف، ومن ثم تستطيع الإدارة استخدام هذه التقارير لتحليل النفقات واتخاذ قرارات مدروسة لتقليل التكاليف أو إعادة تخصيص الموارد.

تحسين الرقابة الداخلية

يُتيح “إدارة” تحديد صلاحيات مختلفة للمستخدمين، مما يعني أن كل موظف له صلاحية وصول محدودة للبيانات التي يحتاجها فقط، مما يقلل من فرص التلاعب.

ومن ثم، يعد “إدارة” أداة قوية لتحسين إدارة المصروفات النثرية.

الخلاصة

تساهم المصروفات النثرية في المحاسبة في تغطية النفقات اليومية الصغيرة، وتختلف عن المصروفات الكبرى في قيمتها وطريقة إدارتها.

ولضمان الكفاءة، تحتاج المؤسسات إلى أنظمة رقابية فعالة مثل الصندوق الثابت أو الإلكتروني، مع إجراءات واضحة تشمل التوثيق والتقارير.

ومن خلال الاستعانة بحل برمجي مثل “إدارة”، يمكنك تحسين العمليات، وضمان الشفافية.

اطلب عرضًا توضيحيًا وتمكن من إدارة مصروفاتك بفعالية.