مع قرار الحكومة المصرية في نهاية 2020 ببدء واعتماد العمل بالفواتير الإلكترونية بدلًا من الورقية، واتخاذ الخطوات اللازمة لذلك وسنّ القوانين المنظمة للأمر بدأنا في نشر المقالات التي تشرح ماهية الفاتورة الإلكترونية بشكل واضح ويسير تسهيلًا على العملاء والمهتمين بالأمر، وعندما بدأ الحديث عن ضرورة استعمال الشركات لبرامج تخطيط موارد المؤسسة لأهمية ذلك في التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية، أكدنا قدرتنا على هذا التكامل من خلال مساعدة العديد من العملاء في إتمامه.

ولم نتوقف عند هذا الحد؛ بل عكفنا طيلة الفترة الماضية على تحديث المزيد من الخصائص التي تفيد مستخدمي الفاتورة الإلكترونية، وفيما يلي عرض للخصائص التي تتعلق بالفاتورة الإلكترونية داخل “إدارة”

سهولة الربط مع مصلحة الضرائب

واجه مستخدمو منظومة الفاتورة الإلكترونية عند تطبيقها بعض الصعوبات في خطوات التسجيل والربط مع مصلحة الضرائب، نظرًا لكثرة خطوات التسجيل ووجوب استيفاء العديد من الشروط والمتطلبات.

و كوننا نهدف لتسهيل هذه العملية على المستخدم فقد عكفنا على تحسين إعدادات التكامل مع مصلحة الضرائب في “إدارة” حتى يتسنى للمستخدم إتمام التكامل مع مصلحة الضرائب بنفسه وبكل سهولة.
فكل ما على المستخدم الآن أن يدخل لصفحة التكامل على “إدارة” بعد إدخال بيانات الشركة، واختيار البيئة (تجريبية \فعلية) ثم يحدد طريقة إرسال المستندات “بالتوقيع الإلكتروني أم من غيره”

كما نوفر أيضًا إمكانية إعادة تلك الخطوات مرة أخرى وإمكانية إيقاف الاتصال لفترة مؤقتة.
كل هذه الأمور توفر تجربة أسهل للمستخدم وتمكنه من إتمام التكامل بكل سلاسة.

الإجراءات المجمعة للفواتير الإلكترونية

كل ما تم من خطوات في رحلة العمل على منظومة الفواتير الإلكترونية هو من أجل إصدار الفواتير بشكل رقمي وإرسالها لمصلحة الضرائب المصرية بهذا الشكل.

تساعد هذه الخاصية على جعل الإجراءات المختلفة المتعلقة بالفواتير أسهل وأسرع، وذلك من خلال إمكانية عمل إجراءات مجمعة للفواتير الإلكترونية بضغطة واحدة، مثل:

“إرسال مستندات، إعادة إرسال مستندات، تحديث حالة المستندات، إلغاء المستندات”

زيادة عدد الأوامر المتاح عرضها في صفحة العمليات

قمنا سابقًا بتحديث خاصية تمكّن مستخدم الفاتورة الإلكترونية من عمل أكثر من إجراء بضغطة واحدة.

وفرت هذه الخاصية الكثير من وقت عملائنا وساهمت في تسريع أعمالهم، ورغبة منا في تحقيق المزيد من الكفاءة أضفنا هذا التحسين.

بتفعيل هذه الخاصية يمكن للمستخدم إرسال 200 أمر بيع بضغطة واحدة!

ليس هذا وحسب؛ أضفنا للمستخدم ثلاث اختيارات مختلفة لعدد الأوامر المجمعة التي يستطيع .إجراءها وهم (50- 100- 200)

إمكانية استخدام نفس كود الـ GPC لأكثر من صنف

واحدة من أكثر الخطوات تعقيدًا عند إتمام التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية هي تكويد الأصناف، نظرًا لما تحتوي عليه هذه الخطوة من الكثير من التفاصيل المتعلقة بالأصناف.

تتطلب عملية تكويد الأصناف أن يتم استخدام أحد الأكواد التالية:

• الكود العالمي GS1
• الكود المصري التابع لمصلحة الضرائب EGC

الكود العالمي هو كود فريد من نوعه يجب شراؤه من الشركة المصنعة، أما الكود المصري التابع لمصلحة الضرائب فإنه يتكون من 3 مقاطع، اثنين ثابتين لكل الأصناف والثالث متغير بحسب الكود الداخلي لكل صنف.

وبناءً عليه فإنه يجب أن تقوم بتكويد كل الأصناف الموجودة لديك لتتوافق مع الكود المصري، ثم عمل ملف بكل تلك الأصناف بأكوادها ثم رفعها على بوابة المنظومة لانتظار الموافقة عليه.

تكمن المشكلة إن كان المستخدم لا يريد شراء الكود العالمي ويجب عليه بدء العمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية ولم يحصل بعد على موافقة المصلحة.

هذه الخاصية في “إدارة” توفر للمستخدم إمكانية استخدام نفس كود الـ GPC لأكثر من صنف بشكل مؤقت لحين الحصول على موافقة المصلحة، وبالتالي يستطيع المستخدم بدء العمل وإصدار فواتيره بشكل طبيعي.

إلزام المستخدم بإدخال بيانات العميل أو المنشأة

تكويد العميل من إحدى خطوات التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية، وفيه يتم إدخال رقم التسجيل الضريبي الخاص بالشركة أو المؤسسة إن كان العميل تاجرًا، أو إدخال الرقم القومي الخاص بالعميل إن كان مستهلكًا.

الآن أصبح لزامًا على المستخدم إدخال نفس هذه البيانات للعميل -بالإضافة للعنوان- في صفحة المبيعات داخل البرنامج.

منع حفظ الفواتير التي لا تحتوي على الشروط المطلوبة

يعلم كل من يعمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية بأن أي أمر بيع لعميل يصنف بأنه مستهلك، ويتخطى مبلغ أمر البيع 50 ألف أو يساويه، يجب أن يحتوي على الرقم القومي لهذا العميل في حالة التكامل مع مصلحة الضرائب.

تمنع هذه الخاصية حفظ أي فاتورة تنطبق عليها هذه الشروط ولا تحتوي على الرقم القومي للمستهلك.

إرسال الفاتورة من صفحة أمر البيع

كل خطوات التسجيل على المنظومة بما تشمله من تفاصيل وكل ما يخص التكامل مع برامج الـ ERP، وتفاصيل تكويد الأصناف هو من أجل الوصول لفاتورة إلكترونية صحيحة مكتملة الشروط والبيانات وإرسالها بنجاح لمصلحة الضرائب المصرية.

توفر هذه الخاصية إمكانية إرسال الفاتورة لكل أمر بيع بشكل منفصل من صفحة أمر البيع.

إرسال طلب الشراء المرتبط بالفاتورة

كلما توافرت المعلومات في الفاتورة كلما أضيف لعملك المزيد من الوضوح والانضباط، وكلما زادت طرق التأكد من تلك المعلومات فهذا يعني أن عملك يسير بكفاءة عالية.

توفر لك هذه الخاصية إمكانية ربط بيانات الفواتير بين البائع والمشتري، وذلك من خلال إرسال رقم أمر التوريد الخاص بالمشتري في الفاتورة الإلكترونية، مما يضمن توافر نفس البيانات في كلٍ من الفاتورة التي أصدرها البائع عندما قام بعمل أمر توريد، وتلك التي قام بإصدارها المشتري عندما قام بعمل أمر طلب شراء.

إمكانية تغيير كود الضريبة لتناسب الجهات والمنتجات المعفاة

من المعلوم بالضرورة لدى صاحب أي نشاط تجاري بأن ضريبة القيمة المضافة تساوي 14% على معظم السلع، ولكن هناك بعض الجهات والمنتجات المعفاة رسميًا من هذه الضريبة، الأمر الذي قد يؤثر على صحة بيانات الضريبة الخاصة بالفاتورة والمبلغ المستحق على العميل.

تحل هذه الخاصية تلك المشكلة بكل بساطة، حيث تمكنك من تغيير كود الضريبة على مستوى سطر أمر البيع لتناسب حالة البيع للجهات المعفاة من الضرائب، وأيضًا إمكانية تحديد كود ضريبة الأصناف المعفاة لتوفير المزيد من الخيارات والتسهيلات.

إمكانية إرسال فواتير العملاء الأجانب للمصلحة

تختلف أنواع العملاء الذين تُرسَل فواتيرهم لمصلحة الضرائب تبعًا لاختلاف أعمالهم، فمثلًا نجد أن هناك مستهلك وعميل بيزنس ولكل منهما تصنيفه الذي ترسل الفاتورة على أساسه.

ماذا عن عملاء “إدارة” الذين يتكاملون مع مصلحة الضرائب المصرية ولكنه يُصدر فواتير لعملائه بدولة غير مصر- سواء كان شخصًا أم شركة!

“إدارة” حلت هذا الأمر من خلال تلك الخاصية وهي إمكانية إرسال فواتير العملاء الأجانب إلى مصلحة الضرائب، سواءً كان هذا العميل الأجنبي شركة أم شخص.