شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية وبعض الأخطاء الشائعة عند إنشائها

تعد شجرة الحسابات عنصرًا أساسيًا في النظام المحاسبي، فهي الجوهر الذي يستند عليها كل شيء في عالم المالية والمحاسبة.

إذ تنظم هذه البنية الهرمية للحسابات تسجيل، وتصنيف، وتلخيص العمليات المالية، مما يجعلها المفتاح لفهم الوضع المالي لأي شركة.

ومن ثم، ففهم كيفية عمل شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية يساعد المحاسبين والمديرين الماليين في اتخاذ قرارات دقيقة وموثوقة.

لذا نستعرض لك في هذا المقال أبرز ما يخص شجرة الحسابات، وكيفية إعدادها.

ما هي شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية؟

شجرة الحسابات هي أداة تنظيمية تُستخدم في المحاسبة لتصنيف وتوثيق جميع الحسابات المالية التي تستخدمها المنشأة، وضمان تنظيمها بشكل يسهل على المحاسبين والإداريين فهم البيانات المالية، وإعداد التقارير المالية بشكل دقيق.

ما هي الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية؟

تتضمن شجرة الحسابات العديد من الحسابات المختلفة التي تخدم أغراض متنوعة لكل نشاط تجاري، وتمنح كل حساب رقمًا مميزًا في البرامج المحاسبية، لتسهيل البحث عنه.

ووفقًا للمعايير الدولية للتقارير المالية (IFRS) والمعايير الدولية للمحاسبة (IAS)، يتم تصميم شجرة الحسابات في قائمتين رئيسيتين، يتفرع منهما حسابات فرعية، وهما:

قائمة الميزانية العمومية

• الأصول
• الخصوم
• حقوق الملكية

قائمة الدخل

• الإيرادات
• المصروفات

ورغم أن الإيرادات والمصروفات تُستخدم كمؤشرات لقياس الربح أو الخسارة، إلا أن الأنظمة المحاسبية تصنفها كحسابات رئيسية لأنها تستخدم لحساب صافي الربح، والذي يمثل الفرق بين الإيرادات والمصروفات خلال الفترة المالية.

ما فائدة شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية؟

تمثل شجرة الحسابات الطريقة الأمثل لتنظيم إجراءات البيانات المحاسبية، سواء عبر برامج المحاسبة أو التسجيل اليدوي.
وعلى الرغم من أن تصميم شجرة الحسابات يتطلب جهدًا من الفريق المالي في البداية، إلا أنها تسهّل فيما بعد جميع الإجراءات، وتوفر الوقت عند تسجيل الحسابات الجديدة أو حذف الحسابات القديمة.

تتيح شجرة الحسابات الوصول بسهولة إلى تفاصيل محددة لأي جزء من الحسابات، مثل أجور الموظفين أو أجور موظفي قسم معين، وذلك في غضون ثوانٍ.

وتتلخص أهمية شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية في النقاط التالية:

• دعم اتخاذ القرارات من خلال تسهيل عمليات المحاسبة الإدارية المتعلقة بالتنظيم والتخطيط المالي.
• تسهيل عملية المراجعة المالية عبر استعراض الحسابات الرئيسية والفرعية.
• توفير الوقت والجهد في عمليات التسجيل وإدارة الحسابات.
• إمكانية إنشاء عدد غير محدود من المستويات والفروع.
• مرونة كاملة في إضافة الحسابات والتعديل عليها.
• ضمان تنظيم البيانات المالية الخاصة بالمحاسبة.
• سهولة الوصول إلى البيانات المالية.

كيفية عمل شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية كاملة

هناك مجموعة من النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها عند تصميم شجرة الحسابات، وتتمثل في:

تحديد الحسابات الرئيسية

يجب تحديد الحسابات الرئيسية مثل:

• الأصول
• الخصوم
• حقوق الملكية
• الإيرادات
• المصروفات

وهذه الحسابات تشكل المستويات العليا في شجرة الحسابات.

تصنيف الحسابات الفرعية

تأتي بعدها المستويات الفرعية لكل حساب رئيسي، مثل:

• الأصول تُقسم إلى أصول متداولة وغير متداولة.
• الخصوم تُقسم إلى خصوم متداولة وغير متداولة.
• حقوق الملكية: تشمل رأس المال، الاحتياطيات، والأرباح المحتجزة.
• الإيرادات تتضمن إيرادات المبيعات وإيرادات متنوعة.
• المصروفات تُصنّف إلى مصروفات تشغيلية، وغير تشغيلية (مثل: المصروفات الإدارية، والبيعية).

تقسيم المستويات الفرعية

يمكن تقسيم المستويات الفرعية إلى مستويات أدنى، مثل:

• الأصول المتداولة تشمل النقدية، العملاء، المخزون، والأرصدة المدينة الأخرى.
• الأصول غير المتداولة تشمل الأصول الثابتة، الأصول غير الملموسة، والاستثمارات.

إضافة مستويات تحليلية

إضافة مستويات تحليلية للبنود الفرعية يزيد من دقة وتركيز الشجرة؛ مثل تقسيم العملاء إلى عملاء تجزئة وجملة أو محليين ودوليين، وتقسيم الاستثمارات إلى استثمارات في شركات شقيقة، وتابعة، ومتاحة للبيع.

ترقيم الحسابات

يُمنح كل حساب رقم يعكس موقعه في الهيكل التنظيمي للشجرة، مع اتباع تسلسل رقمي معيّن تتبعه أغلب الشركات.

قابلة للتطوير و مرنة

يجب تصميم شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية بطريقة تتيح تطويرها مستقبلًا لتواكب نمو الشركة وتعقيد عملياتها.

تنسيق شجرة الحسابات مع المعايير المحاسبية

من الضروري أن تتوافق شجرة الحسابات مع المعايير المحاسبية المطبقة لضمان الانسجام، واستخدام برامج محاسبة يساعد في تحقيق ذلك بكفاءة.

مثال على شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

لفهم شجرة الحسابات بشكل أوضح، يمكن النظر إلى مثال لشركة تجزئة، إذ تشمل الحسابات الرئيسية: الأصول، الخصوم، وحقوق الملكية.

تحت كل حساب رئيسي توجد حسابات فرعية أكثر تفصيلاً، مثل الأصول الثابتة، الأصول المتداولة، والأصول غير الملموسة، والتي تنقسم بدورها إلى حسابات ثانوية، مثل النقد في البنك، العملاء، والمخزون.

يساعد التصنيف الهرمي المحاسبين في تتبع وتحليل العمليات المالية بدقة. على سبيل المثال، يمكن متابعة التغيرات في رصيد النقد في البنك وكيفية ارتباطها بالعمليات الأخرى، مثل المبيعات والمشتريات، مما يتيح رؤية شاملة ومتكاملة للأداء المالي للشركة.

كيفية إعداد الأكواد في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

لإعداد الأكواد في شجرة الحسابات، يتم تخصيص أرقام لكل نوع من الحسابات لتسهيل التعرف عليها وتصنيفها.

على سبيل المثال، إذا تم استخدام الكود “رقم 1” للتعبير عن الأصول في بداية الشجرة المحاسبية، فيكون هيكل الشجرة كما يلي:

عنصر الأصول (الكود رقم 1)

عند إدراج الأصول الثابتة، يمكن استخدام الكود “رقم 11″، وذلك لأنه يتفرع من الكود “رقم 1” الذي يمثل الأصول الرئيسية.

وإذا أُضيف جهاز كمبيوتر تحت بند الأصول الثابتة، فإن الكود سيكون “رقم 111″، مما يوضح تسلسله تحت الأصول الثابتة.

عند إضافة بند خاص بالأجهزة التقنية مثل الطابعات وأجهزة التصوير، يُستخدم الكود “رقم 112″، لأن هذا البند يتبع الأصول الثابتة مثل جهاز الكمبيوتر.

عملية الترقيم يجب أن تكون دقيقة ومنظمة. في معظم الشركات، يتم تخصيص الأكواد بالشكل التالي:

• الأصول “رقم 1”
• الخصوم “رقم 2”
• حقوق الملكية “رقم 3”
• المصروفات “رقم 4”
• الإيرادات “رقم 5”

يعد هذا النظام مساعد اساسي للمحاسبين في إضافة الحسابات وتصنيفها بشكل صحيح وفقًا لنوعها، سواء كانت تندرج تحت الأصول، الخصوم، المصروفات، أو الإيرادات.

الأصول في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

تتعدد تعريفات الأصول المالية، لكن يمكن وصفها بأنها جميع الموارد الاقتصادية المملوكة للمؤسسة التي يمكن الانتفاع بها وقياسها وفقًا للمبادئ المحاسبية، وتصنف إلى:

أصول ثابتة

هي الموارد والممتلكات المستخدمة على المدى الطويل لتسهيل عمليات الإنتاج وإنجاز المهام، وليس بغرض إعادة بيعها. تشمل الأصول الثابتة المنشآت، والأثاث، والسيارات، والمعدات، وغيرها.

في شجرة الحسابات، يُمثل بند الأصول عادةً بالكود (1) ويندرج تحتها:

• الأصول الثابتة (11)
• الأثاث (111)
• المعدات (112)
• وسائل النقل (113)
• المباني (114)
• الأراضي (115)

أصول متداولة

تُعرف أيضًا بالأصول السائلة، وهي الموارد النقدية والممتلكات التي يمكن الاستفادة منها من خلال بيعها أو تحويلها إلى نقد خلال فترة زمنية محددة، غالبًا ما تكون سنة واحدة.

تتضمن الأصول المتداولة الاستثمارات قصيرة الأجل، والنقدية، والمخزون. وفي شجرة الحسابات يمثل هذا البند:

• الأصول المتداولة (12)
• الخزينة (121)
• البنك (122)
• المخزون (123)
• الاستثمارات قصيرة الأجل (124)
• الذمم المدينة (125)
• المصروفات المدفوعة مقدماً (126)

أصول غير ملموسة

تشمل الممتلكات غير المادية التي تسهم بشكل مباشر في نجاح المؤسسة، مثل السمعة، وحقوق النشر، والبراءات.

في شجرة الحسابات، يُمثل هذا البند:

• الأصول غير الملموسة (13)
• حقوق النشر (131)
• براءات الاختراع (132)

المصروفات المستحقة في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

المصروفات المستحقة هي تلك المصروفات التي تخص السنة المالية ولم يتم دفعها بعد، مثل الإيجارات والرواتب المستحقة.

يظهر حساب المصروفات المستحقة كحساب فرعي تحت حساب المصروفات الأخرى في دليل الحسابات.

حساب المخزون في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

يقع حساب المخزون تحت الأصول المتداولة، ويُستخدم في تسجيل قيمة السلع المشتراة ولم تُبَع بعد، وتُعد هذه السلع أصولًا للشركة حتى يتم بيعها.

فعندما تشتري الشركة بضائع، تُسجل هذه البضائع أولًا في حساب المخزون كأصول، وبعدما تُباع هذه البضاعة، يتم تحويل التكلفة من حساب المخزون إلى حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS).

القروض في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

تعد القروض من الحسابات المهمة في شجرة الحسابات، حيث تسجل جميع العمليات المالية المتعلقة بالقروض التي تحصل عليها الشركة من المصارف أو المؤسسات المالية الأخرى.

يتم تصنيف حساب القروض كحساب ضمن الخصوم أو الالتزامات.

حساب الموظفين في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

يعد الموظف عنصرًا رئيسًا في تكوين أي منشأة، ويشارك في العديد من المعاملات المالية مثل الرواتب والأجور وعهد الموظفين وعمولات المبيعات.

في شجرة الحسابات، يقع حساب الرواتب والأجور كحساب فرعي تحت حساب المصروفات، بينما يقع حساب عهد الموظفين كحساب فرعي تحت حساب الأصول المتداولة.

الموردين في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

يستخدم حساب الموردين في دليل الحسابات لتسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بالموردين وتقييد المستحقات عليهم.

يقع حساب الموردين كحساب فرعي تحت حساب الدائنين، الذي يعد أحد الحسابات الفرعية ضمن الخصوم، وتحديدًا الخصوم المتداولة.

الأخطاء الشائعة عند إعداد شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية كاملة

إعداد شجرة الحسابات هي عملية حيوية في إدارة السجلات المالية لأي منشأة، ومع ذلك، هناك بعض الأخطاء الشائعة التي قد يرتكبها المحاسبون أثناء هذه العملية، والتي يجب الانتباه إليها. ومنها:

عدم تصنيف الحسابات بشكل صحيح

يعد عدم تصنيف الحسابات بشكل دقيق خطأ شائعًا آخر. يجب على المحاسبين وضع نظام فعال لتصنيف الحسابات حسب الفئات المناسبة، مثل الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات، وغيرها.

وإذ لم تُصنف الحسابات بشكل صحيح، إلى صعوبة في تحليل البيانات المالية والتخطيط المالي بكفاءة.

تكرار الحسابات

يحدث التكرار غالبًا عندما يتم إنشاء حسابات إضافية دون الحاجة إليها أو عند عدم وضوح السياسات المحاسبية بين الأقسام المختلفة، مما يجعل من الصعب تقديم تقارير دقيقة وموثوقة.

علاوة على ذلك، يؤدي هذا التكرار إلى إهدار الوقت والموارد في محاولة تنظيف الحسابات، وتصحيح الأخطاء، ويمكن تفادي هذا الخطأ من خلال مراجعة منتظمة لشجرة الحسابات، والتأكد من أن الحسابات الموجودة ضرورية وفريدة من نوعها لتسهيل الإدارة المالية.

عدم الفصل بين الإيرادات والمصروفات التشغيلية وغير التشغيلية

من الأخطاء الشائعة في إعداد شجرة الحسابات هو الخلط بين الإيرادات والمصروفات الناتجة عن النشاط الأساسي للشركة (التشغيلية) وغير التشغيلية، مما يجعل من الصعب تحليل الأداء التشغيلي الفعلي للشركة، ويفقد أصحاب القرار القدرة على اتخاذ قرارات مالية مبنية على تحليل دقيق.

على سبيل المثال، في حال تم إدراج الأرباح من بيع الأصول كجزء من الإيرادات التشغيلية، فإن التقارير المالية قد تشير إلى زيادة في الأداء التشغيلي، في حين أن هذه الإيرادات غير متكررة وليست ناتجة عن النشاط الأساسي للشركة.

عدم تخصيص الحسابات بدقة

عندما تكون شجرة الحسابات غير مُخصّصة بشكل دقيق، تفتقر التقارير المالية إلى التفاصيل الضرورية لفهم الأنشطة المالية بشكل كامل.

على سبيل المثال، قد تتضمن بعض الشركات حسابًا عامًا للإيرادات تحت مسمى “إيرادات متنوعة” دون توضيح مصدر الإيرادات أو تخصيصها لأنشطة محددة، مما يقلل من دقة التقارير المالية.

عدم تحديث شجرة الحسابات بشكل دوري

شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية تحتاج إلى تحديث بشكل منتظم، ويؤدي إهمال هذا التحديث إلى حدوث فجوات بين الواقع المالي للشركة والشكل الذي تقدمه التقارير المالية، مما يزيد من صعوبة متابعة التغيرات المالية بشكل فعال.

فمثلًا، إذا قررت شركة دخول أسواق جديدة أو بدء أنشطة جديدة، ولم تُحدث شجرة الحسابات لتعكس هذه التغيرات، فسيكون من الصعب تحليل الأداء المالي بشكل دقيق لهذه الأنشطة.

استخدام مسميات غير دقيقة

اختيار مسميات غير واضحة أو غير دقيقة للحسابات يجعل من الصعب فهم محتوى هذه الحسابات أو الغرض منها.

يتكرر هذا الخطأ عندما يتم إنشاء حسابات جديدة دون التفكير في تأثير التسمية على الفهم العام لشجرة الحسابات.

أنشئ شجرة حسابات دقيقة من خلال “إدارة“

يتضمن قسم الحسابات في “إدارة” مجموعة من الحلول المميزة التي تسهل عليك إتمام عملياتك المحاسبية آليًا بكل سهولة.

فبالتعاون مع خبراء المحاسبة والبرمجة، تم تصميم دليل الحسابات في “إدارة” ليشمل الحسابات الرئيسية والفرعية افتراضيًا، مما يتيح لك الحرية الكاملة في إضافة وتعديل وحذف أيٍ من هذه الحسابات، ويسمح لك بتخصيص دليل الحسابات ليتناسب مع طبيعة نشاط شركتك، مما يعزز من مرونة البرنامج، ويعطيك القدرة على إدارة العمليات المالية بكفاءة.

اقرأ أيضًا عن: أهم 9 مميزات لبرامج الـ ERP في إدارة الحسابات المالية

الخلاصة

في النهاية، نكون قد تناولنا شرح شجرة الحسابات والمقصود بها، بالإضافة إلى كيفية إعدادها. يعد استخدام نظام إدارة المحاسبة خطوة فعالة لتحسين الأداء المالي لشركتك وضمان تحقيق النتائج المرجوة بكفاءة واحترافية.

المصادر

Chart of accounts