كيف غيّرت 4 شهور فقط شكل العمل داخل “شيخون فودز”؟
5 دقائق للقراءة
في أحد مكاتب “شيخون فودز”، كانت الملفات تتكدس، والفواتير تتنقل من يد إلى يد، والشيكات تُراجع أكثر من مرة قبل توقيعها.
محاسب يُجري حسابات المندوب، وآخر يحاول تتبّع مرتجع من سوبر ماركت، وثالث يبحث عن دفعة ناقصة تخص مورد من ستة أشهر.
البيع لم يتوقف، والمنتج موجود، والفروع تعمل، لكن كل ذلك كان يجري وسط غياب نظام يربط تلك الخيوط كلها ببعضها.
البيانات موزعة بين دفاتر، وشيتات إكسيل، وبعض الإجراءات غير الرسمية.
وفي شركة تعمل مع فروع، مناديب، سلاسل تجارية، وتتعامل بالشيكات يوميًا، لم يكن هذا الوضع قابلًا للاستمرار.
ما كانت تحتاجه “شيخون فودز” لم يكن حلاً سحريًا، بل بداية حقيقية.
نظام يُؤسس من الصفر، ويُبنى على الواقع، ويمنح الفريق المالي ما يحتاجه من ضبط، دون أن يربك إيقاع العمل.
وهنا، بدأت الرحلة مع “إدارة”.
ما قبل “إدارة”: بين الورق والاحتمالات
كان فريق “شيخون فودز” يعرف تفاصيل عمله جيدًا: منتج ثابت، توزيع واسع، علاقات قوية مع الموردين والسلاسل التجارية، ومناديب يتحركون يوميًا بين الفروع والأسواق.
تعدد قنوات البيع وتضاعف التعقيد
ومع كل هذا النشاط، أصبحت إدارة العمليات أكثر تعقيدًا مما تبدو عليه في الظاهر.
الاعتماد على الورق، ومعه بعض شيتات الإكسيل، خلق حالة من التشتت اليومي.
الفروع تُدار كلٌ بطريقته، الفواتير تُحسب يدويًا، والشيكات تُسجّل بدون ربط مباشر بأي نظام شامل.
ومع تنوع قنوات البيع – ما بين الجملة، والتجزئة، والسلاسل الكبرى – زادت التحديات.
فـ”شيخون فودز” توزع منتجاتها في عدد من أبرز السلاسل والأسواق مثل: (سعودي، سبينس، بنده، بيم ماركت، أسواق عبدالله العثيم، العابد، A ماركت، مزارع دينا الصحراوي، وسارة البطة).
ومع هذا الامتداد الكبير، أصبح من الصعب توحيد طريقة العمل أو الحصول على معلومة واحدة موثوقة في وقتها.
بيانات موجودة، لكنها بعيدة عن القرار
كان من الصعب تتبّع حركة المخزون، أو الربط بين مبيعات المندوب ومخزونه، أو حتى مراجعة دفعة تم سدادها قبل شهور من مورد متكرّر.
وفي مجال مثل الصناعات الغذائية، حيث المنتجات تتحرك بسرعة، والمرتجعات جزء طبيعي من الدورة، لم يعد الأمر يحتمل المزيد من الاحتمالات.
كانت الحاجة واضحة: لا بد من تأسيس نظام، لا يراقب فقط، بل يُنظّم من الأساس.
من التأسيس إلى التشغيل: 4 شهور من البناء الهادئ
عندما بدأت “شيخون فودز” استخدام “إدارة”، لم تكن تضع في اعتبارها التشغيل السريع بقدر ما كانت تبحث عن بداية صحيحة.
فالاعتماد السابق على الورق لم يترك لهم قاعدة جاهزة للنقل، بل احتاج الأمر إلى تأسيس شامل، من نقطة الصفر.
تم بناء شجرة الأصناف من البداية، إلى جانب ضبط الحسابات، وربط الفروع، وتعريف المخازن، وتسجيل البنوك والشيكات، وتنسيق وحدات القياس بين الكيلو والعبوة، لتكون البداية واقعية ومترابطة.
كان الفريق يعرف أن التفاصيل الصغيرة هي التي تصنع الفرق، فتم التعامل مع كل خطوة بدقة: توصيف المنتجات، ضبط الحسابات الافتتاحية، تسجيل أرصدة الموردين والعملاء، ربط المناديب بمخازنهم، وإعادة تنظيم دورة البيع.
رغم أن المدة امتدت من أغسطس حتى ديسمبر، إلا أن التدرج في التنفيذ كان جزءًا من الخطة.
كل خطوة تم اختبارها، وكل جزئية في النظام تمت مراجعتها حتى استقرّ الفريق تمامًا على طريقة استخدام موحدة وواضحة.
لم يكن الهدف أن يبدأوا بسرعة، بل أن لا يضطروا لإعادة ما بدأوه لاحقًا.
العمليات بعد التشغيل: النظام الذي ربط التفاصيل
بمجرد استقرار التشغيل، بدأت “شيخون فودز” تلمس الفارق الحقيقي.
لم تعد الإدارة اليومية تعتمد على التقدير أو المجهود الفردي، بل أصبحت كل عملية تجري ضمن منظومة متكاملة ومترابطة.
من المخازن إلى المبيعات: ترابط لا انقطاع فيه
أصبحت المخازن مرتبطة مباشرة بكل فرع ومندوب، والتحويلات تُسجَّل فورًا داخل النظام، والجرد يتم بدقة دون الحاجة إلى مراجعات جانبية أو تقارير يدوية.
وفي المبيعات، اختلفت الصورة كليًا.
سواء كانت عملية بيع بالجملة، أو توزيع ميداني، أو طلبية موجهة إلى سلسلة تجارية كبرى، أصبح من السهل تتبّع كل طلب وربطه بالمخزون، والمندوب، وحركة الحسابات، داخل مسار واحد.
الحسابات أصبحت في قلب كل حركة
المصروفات، العهد، الشيكات، تسويات الموردين، كشف الحساب، ميزان المراجعة، مراكز التكلفة، وحدات القياس، جميعها أصبحت مدمجة في النظام، تعمل ضمن دورة واحدة، لا تتجزأ فيها المعلومات، ولا تضيع معها التفاصيل.
ما كان يحدث يدويًا – أو يُعالَج لاحقًا – أصبح يتم آليًا، في لحظته، وبنظام يضبط كل خطوة، ويمنح الفريق المالي رؤية شاملة لكل ما يحدث.
الشيكات: التفاصيل التي لا تحتمل الخطأ
في “شيخون فودز”، الشيكات ليست مجرد وسيلة دفع، بل أداة يومية لإدارة العلاقات مع الموردين والعملاء، وتوزيع الدفعات، وضبط الحسابات.
وبما أن المجال يعتمد على دفعات آجلة وحركة مالية نشطة، كان لا بد من نظام يُدير الشيكات بمرونة، دون التنازل عن الدقة.
مع “إدارة”، لم تعد الشيكات مجرد مدخل في الحساب، بل أصبحت جزءًا حيًا من دورة العمل اليومية.
أثناء سداد دفعة نقدية، يظهر داخل النظام كل تفاصيل الشيك المرتبط بها: تاريخه، قيمته، المورد التابع له، وكل ما يلزم للتأكد من صحة الحركة.
هذا المستوى من الوضوح ساعد على تقليل الأخطاء، وسهّل مراجعة العمليات لحظة بلحظة، دون الحاجة إلى الرجوع لمصدر خارجي أو ملفات إضافية.
وإذا كان لدى المورد أكثر من شيك، أصبح من الممكن توزيع الدفعة على الشيك المناسب مباشرة، دون تعقيد أو خلط في القيم.
النتيجة؟
تحكم كامل في دورة الشيكات، سواء في الصرف أو التحصيل، مع ربطها بحسابات الموردين والعملاء بشكل فوري ودقيق.
المرتجعات: قراءة أوضح للصورة الكاملة
في مجال الأغذية، وجود مرتجعات جزء طبيعي من دورة العمل، خاصة عند التعامل مع مناديب توزيع وسلاسل تجارية كبيرة.
لكن في “شيخون فودز”، لم تكن المشكلة في وجود المرتجعات، بل في تتبّعها وتحليلها.
“إدارة” قدّم أداة فعالة لفهم الصورة كاملة: من خلال تقرير واحد، يمكن معرفة إذا ما كان هناك مرتجع مرتبط بأمر بيع معيّن، والعكس، وكذلك معرفة إذا ما كانت أي فاتورة مرتجعة مرتبطة بأمر بيع سابق، مع عرض تفاصيل كل منهما بشكل واضح.
هذه العلاقة المباشرة بين أمر البيع والمرتجع أزالت الغموض الذي كان يحيط ببعض العمليات، وساعدت على اتخاذ قرارات دقيقة بشأن تقييم المناديب، أو مراجعة جودة المنتج، أو حتى التفاوض مع السلاسل الكبرى.
لم تعد المرتجعات مجرّد أرقام، بل أصبحت قصة متكاملة:
متى تم البيع؟
متى تم المرتجع؟
كم الكمية؟
وما السبب المحتمل؟
وبهذه الرؤية، أصبح التعامل مع المرتجعات إجراءً مبنيًا على فهم، لا افتراض.
في الختام: النظام الذي يفهم طبيعة عملك بعمق
“شيخون فودز” لم تكن بحاجة إلى مجرد نظام ERP، بل إلى شريك يفهم تعقيد عملياتها اليومية، ويقدّم أدوات حقيقية لضبط التفاصيل، لا مجرد عرضها.
البيع لأكثر من قناة، التعامل مع فروع ومناديب، حركة شيكات مستمرة، مرتجعات، تحويلات مخزنية، مصروفات، وتصديقات .. كل ذلك كان يحتاج إلى نظام لا يكتفي بالتنظيم، بل يواكب إيقاع النشاط.
ومع “إدارة”، لم يكن التحوّل تقنيًا فقط، بل كان صياغة جديدة لطريقة العمل.
كل معلومة أصبحت موثقة، كل حركة مرتبطة بالنظام، وكل قرار مبني على بيانات دقيقة لا تقبل التأويل.
في كل أمر بيع، وكل شيك، وكل فاتورة، أصبح الفريق المالي يرى الصورة بوضوح، ويتحرك بثقة، ويُغلق الملفات دون حاجة للمراجعة مرتين.
“إدارة” لم يقدّم لهم فقط ما يحتاجونه… بل قدّمه بالطريقة التي تناسبهم.