عرض السعر للشركات هو العمود الفقري للتعاملات التجارية الناجحة، إذ يسمح بتوصيل الأسعار، والشروط، والقيمة للعملاء المحتملين بشكل واضح، مما يعزز اتخاذ قرارات الشراء

تعرف من خلال المقال على طريقة عمل عرض سعر للشركات، وكيفية إدارة تلك العروض بشكل جيد.

ما هو عرض السعر للشركات؟

يُطلق مصطلح “عرض السعر” على المستند أو البيان الرسمي الذي تقدمه شركة ما إلى شركة أخرى (B2B)، لتوضيح أسعار وشروط ومواصفات المنتجات أو الخدمات التي يتم تقديمها بالتفصيل.

وبالتالي تعد عروض الأسعار بمثابة تحليل واضح وموجز للتكاليف والتسليمات، إذ تزود العملاء بالمعلومات الأساسية لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن عمليات الشراء أو التعاون المحتملة.

أنواع عروض الأسعار

قبل معرفة طريقة عمل عرض سعر للشركات لا بد أن تضع في اعتبارك أن هناك عدة أنواع لعروض الأسعار، أبرزها:

عرض سعر مالي

يركز هذا النوع بشكل أساسي على توفير تفاصيل التسعير، ويتضمن عادةً معلومات حول شروط الدفع، والخصومات، والضرائب، والجوانب المالية الأخرى.

عرض سعر فني

من ناحية أخرى، يوفر عرض السعر الفني معلومات مفصلة حول الجوانب الفنية مثل: المواصفات، والأبعاد، والمواد المستخدمة، والتفاصيل الفنية الأخرى ذات الصلة، ويُستخدم هذا النوع بشكل شائع في صناعات مثل:

• التكنولوجيا.
• التصنيع.
• البناء.

من خلال توفير معلومات شاملة خاصة بكل نوع، يمكن للشركات تلبية الاحتياجات المختلفة لعملائها أثناء عملية صنع القرار.

أهمية عروض الأسعار

يمثل عرض السعر للشركات أهمية كبيرة في عالم الأعمال، فمن خلاله يمكن:

تكوين صورة احترافية عن المؤسسة

الانطباعات الأولى مهمة، وغالبًا ما تكون الصورة الاحترافية مفتاح تكوين نظرة إيجابية عن الشركة. فعندما يطلب العميل عرض سعر، فإنه بشكل أساسي يدعوك لعرض الموثوقية، والاحترافية.

دعنا نخبرك أن طريقة عمل عرض سعر للشركات لا تنعكس على الانطباع الأول فحسب، بل تؤثر أيضًا على التصور طويل المدى للشركة، فقد تكون التجارب الإيجابية مع عروض الأسعار سببًا في تكرار التعامل معك.

من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي تقديم عرض أسعار سيئ أو غير دقيق إلى فقدان مصداقية الشركة، مما يتسبب في ضياع الفرص.

تحسين عملية التواصل مع العملاء

التواصل الواضح والفعال هو حجر الزاوية للتفاعلات التجارية الناجحة، وعندما يتعلق الأمر بطريقة عمل عرض سعر للشركات نجد أن ذلك يعزز التفاهم مع العملاء المحتملين، فمن خلال عرض السعر يمكن:

• إيضاح معلومات موجزة عن أسعار المنتجات والخدمات لضمان الفهم الكامل لما يتم تقديمه.
• توضيح الشروط والأحكام، لضمان فهم التوقعات والالتزامات المرتبطة بالشراكة المقترحة.
• توثيق الاتفاق بين الشركة والعميل، وتوفير نقطة مرجعية للمناقشات المستقبلية.
• تضمين الأوصاف التفصيلية والخيارات القابلة للتخصيص وفقًا لاحتياجات العميل.
• عرض تفاصيل التكاليف والرسوم المرتبطة بها، مما يعزز الثقة والمصداقية.

تعزيز إتمام الصفقات

في عالم الأعمال الديناميكي والتنافسي، تعد القدرة على تعزيز المبيعات وإغلاق الصفقات بكفاءة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح، ويلعب عرض السعر للشركات دورًا مهمًا في هذه العملية، ويؤثر بشكل كبير على نتيجة المعاملات التجارية.

فمثلًا، تمكّن عروض الأسعار الشركات من توصيل نقاط البيع عروضها بفعالية، مما يحفز العملاء على التعامل معها، ومن خلال التسعير التفصيلي، والشروط الجذابة، والمقترحات الموجزة تساعد عروض الأسعار في خلق شعور بالإلحاح والتأثير على عملية اتخاذ القرار لدى العميل.

تعمل عروض الأسعار أيضًا على تسريع عملية البيع من خلال تزويد العملاء بخارطة طريق واضحة تضم الجداول الزمنية، والتسليمات، وشروط الدفع، مما يساعد على تحديد التوقعات، وتبسيط عملية صنع القرار، وتقليل التأخيرات المحتملة.

طريقة عمل عرض سعر للشركات

يمكنك إنشاء مستند عرض السعر إلكترونيًا عن طريق إحدى برامج إدارة موارد المؤسسات، أو ورقيًا بالطريقة التقليدية, وتختلف البيانات المدرجة في العرض اعتمادًا على الصناعة، وممارسات العمل.

ولكن بوجه عام، هناك عدة خطوات عامة لإنشاء عرض السعر، أبرزها:

1- تحديد المعلومات الأساسية

ومن تلك المعلومات:

رقم عرض السعر

هذا الرقم هو معرف فريد أو رقم مرجعي مرتبط بعرض السعر للشركات، للتمكن من تتبع المستند والرجوع إليه بسهولة.

تاريخ عرض السعر

يشير إلى تاريخ إصدار العرض من قبل الشركة.وهو بمثابة نقطة مرجعية لكل من المسؤول والعميل.

صلاحية عرض السعر

يوضح هذا العنصر الفترة الزمنية التي يسري بها عرض السعر، لا يُعتد بالعرض بعد انتهاء تلك الفترة.

اسم مسؤول التسعير

لا بد من إدراج اسم الفرد المسؤول عن تحديد أسعار المنتجات أو الخدمات داخل الشركة ضمن عناصر مستند عرض السعر، لضمان أن الأسعار المعروضة في العرض تتماشى مع استراتيجية تسعير الشركة وإرشاداتها.

اسم العميل

عند الحديث عن طريقة عمل عرض سعر للشركات فلا بد من التأكيد على أهمية تضمين اسم العميل الصحيح، لضمان الدقة، والتعريف المناسب للمستلم المقصود.

2- كتابة وصف المنتج

وصف المنتج أو الخدمة هو جزء مهم في عملية إعداد عرض السعر للشركات أو العملاء المحتملين، ويهدف إلى توضيح مفهوم وتفاصيل المنتج أو الخدمة التي تقدمها شركتك بشكل مفصل. إليك كيفية كتابة وصف فعّال للمنتج أو الخدمة:

• ابدأ بعنوان قصير وجذاب يلفت انتباه القارئ ويشير إلى الفائدة الرئيسية للمنتج أو الخدمة.
• تجنب استخدام مصطلحات تقنية معقدة واستخدم لغة بسيطة وواضحة.
• وضح المفهوم العام للمنتج أو الخدمة؛ وما هي الاحتياجات التي يلبيها.
• أشرح كيفية عمل المنتج أو الخدمة وكيفية استفادة العميل منها.
• استخدم فقرات مختلفة لتوضيح أهم مزايا المنتج أو الخدمة.

3- تحديد قيمة العرض

استكمالًا لتوضيح طريقة عمل عرض سعر للشركات فيجب عليك إدراج سعر العرض في المستند، فالسعر عنصر مهم في إدارة الأعمال.

وبالتالي يجب أن تكون الأسعار مناسبة للسوق والعملاء، وتغطي تكلفة الإنتاج، وتحقق أرباحًا مقبولة.

اقرأ أيضًا: أبرز طرق تسعير المنتجات – كيف أختار استراتيجية التسعير المناسبة؟

4- وضع شروط الدفع

وهنا يتم إضافة أي شروط أو تعليمات محددة تتعلق بالدفع، مثل: طرق الدفع، أو تواريخ الاستحقاق، أو أية تفاصيل أخرى ذات صلة.

5- وضع شروط التسليم

تتضمن إرشادات أو معلومات إضافية تتعلق بتسليم المنتجات أو الخدمات، مما يضمن التواصل الفعال بين الأطراف المعنية.

من المهم ملاحظة أنه بإمكانك تصميم العناصر المدرجة في عرض السعر للشركات بناءً على احتياجات العمل، ومتطلبات المعاملة.

وهنا تتضح طريقة عمل عرض سعر للشركات بسهولة.

دور أنظمة الـ ERP في إدارة عروض الأسعار

توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العديد من المميزات التي تؤثر بشكل كبير في نجاح المؤسسات، إذ تساهم في:

تسهيل سير العمل

تعمل برامج ERP على تبسيط عملية إدارة عروض الأسعار بأكملها، إذ تلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات، وتقلل الأخطاء، مما يضمن سير العمل السلس والاستجابة السريعة لاستفسارات العملاء، ويوفر الوقت، ويعزز الكفاءة التشغيلية.

رفع مستوى الدقة

يضمن نظام ERP الدقة والاتساق في عرض السعر للشركات من خلال مركزية معلومات المنتج، وتفاصيل التسعير، والشروط، فباستخدام القوالب الموحدة والحسابات الآلية تستطيع الشركات تقليل الأخطاء في التسعير، والقضاء على التناقضات بين عروض الأسعار.

تحسين الكفاءة

يعزز نظام ERP الكفاءة في إدارة عروض الأسعار، إذ يخلصك من الإدخال المتكرر للبيانات، مما يُمكن الموظفين من التركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى.

توفير رؤية في الوقت الفعلي

باستخدام نظام ERP تكتسب الشركات رؤية في الوقت الفعلي لحالة عرض السعر للشركات، مما يساعد على تحديد أولويات العملاء المتوقعين، واتخاذ القرارات الفعالة.

إدارة دقيقة للتسعير والخصم

يمكّن نظام تخطيط موارد المؤسسات الشركات من تحديد قواعد التسعير وإدارة الخصومات بدقة، إذ يأخذ في الاعتبار عناصرًا مختلفة مثل: تكاليف المنتج، والعروض الترويجية، والخصومات، والضرائب المطبقة.

يضمن ذلك تسعيرًا متسقًا ودقيقًا في عروض الأسعار، مما يقلل من أخطاء التسعير والتناقضات التي تؤدي إلى عدم رضا العملاء.

ومن ثم فأنت بحاجة إلى نظام ERP يوفر لك تلك المميزات، و “إدارة” هو خيارك الأمثل!

كيف يساعدك “إدارة” في إدارة عروض الأسعار بكفاءة؟

طورنا في “إدارة” العديد من الخصائص التي تختصر عليك رحلة الإدارة الفعالة لعروض الأسعار، فمن خلاله تستطيع:

• إنشاء عرض سعر مالي مخصص تبعًا لمتطلبات العميل
• تحويل عرض السعر إلى أمر بيع بعد موافقة العميل
• تتبع عروض الأسعار من خلال التقارير المختلفة
• مراجعة حالة عروض الأسعار الخاصة بكل عميل
• تسجيل ملاحظات الدفع والتسليم
• تحديد صلاحية عرض السعر

اقرأ أيضًا: طريقة عمل عرض سعر للشركات من خلال “إدارة”

الخلاصة

يمثل عرض السعر للشركات أهمية كبيرة في التعامل مع العملاء، إذ يكوّن صورة احترافية عن الشركة، ويحسن عملية التواصل، ويعزز إتمام عمليات الشراء.

وحتى تتمكن من إدارة تلك العروض بشكل فعال فأنت بحاجة إلى نظام ERP فعال يسهل إنشاء، وتتبع، وتحليل عروض الأسعار، وهذا ما يساعدك “إدارة” على تحقيقه.

تواصل معنا لتعرف المزيد عن البرنامج.

المراجع

Price Quotes: A Short and Easy Explainer for Business Owners

Online B2B Pricing Quotes: Definitions and Best Practices