fbpx

كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية في 5 خطوات فقط مع إدارة

7 دقائق للقراءة
كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية في 5 خطوات فقط مع إدارة

يُعد التحول الرقمي جزءًا هامًا في برنامج التنمية المستدامة لتحقيق رؤية مصر 2030، ومن أهم الخطوات التي اتخذتها الدولة في هذا الجزء؛ تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية، والتي توفر الكثير من الجهد والتكاليف.

تلعب تلك المنظومة دورًا أساسيًا في مكافحة التهرب الضريبي، والاقتصاد غير الرسمي، وتسهّل الكثير من العمليات، مثل: الفحص الضريبي، وفحص فواتير البيع، وإعداد التقارير الضريبية، وغيرهم، وبالتالي فهي تمثل نقلة كبيرة في عالم التعاملات المالية.

يحتاج التسجيل في المنظومة إلى العديد من الخطوات المتتابعة، لذا سنتعرف في هذا المقال على منظومة الفاتورة ومتطلبات التسجيل بها، وكيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية، فتابع معنا.

ما هي منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

منظومة الفاتورة الإلكترونية هي نظام رقمي يشمل تطبيق مجموعة من الإجراءات لإثبات عمليات بيع السلع والخدمات، دون الحاجة إلى المستندات الورقية.

تتيح تلك المنظومة عملية تبادل البيانات المختلفة مع مصلحة الضرائب المصرية من خلال التكامل بين نظام ERP المستخدم ومصلحة الضرائب، وبالتالي فهي تسهل إتمام عملية الفحص الضريبي، وتخفف الكثير من العبء الوظيفي في الشركات؛ إذ تتم جميع العمليات إلكترونيًا، دون الحاجة إلى الاحتفاظ بملفات ورقية أو كتابة المستندات يدويًا.

بدأت مصر حديثًا في تطبيق تلك المنظومة، واتخذت العديد من الخطوات في سبيل التخلص من المعاملات الورقية، ولا زالت تبذل الكثير من الجهد لتطبيقها على جميع الشركات.

اقرأ أيضًا: ما هي الفواتير الإلكترونية؟ 27 معلومة عن منظومة الفاتورة الإلكترونية

لكن كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؟ وما هي الشركات التي يجب انضمامها للمنظومة حتى الآن؟

ما هي الشركات التي يجب عليها التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية

التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية لم يعد أمرًا اختياريًا؛ فقد أصدرت مصلحة الضرائب المصرية بيانًا يوضح ضرورة انضمام كافة الممولين المسجلين بمركز كبار الممولين، وأكدت على سرعة البدء في اتخاذ خطوات التسجيل وتحقيق متطلبات المنظومة، وإلا ستتخذ الإجراءات القانونية لمعاقبة غير المنضمين للمنظومة.

وقد ذكر رئيس مصلحة الضرائب أن عدم الالتزام بالتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ سيؤدي إلى استبعاد ملف الشركة من مركز كبار الممولين، والحرمان من دعم الصادرات، بالإضافة إلى عدم قدرة الشركة على التعامل مع الجهات الحكومية أو القطاع العام والهيئات العامة.

نجد أيضًا أن مصلحة الجمارك المصرية لن تهتم سوى بفواتير التصدير الصادرة من منظومة الفاتورة الإلكترونية، وبالتالي فلا بد من الانضمام إلى عالم الفواتير الرقمية للتمكن من التعامل مع مصلحة الجمارك.

رغم عدم إلزام الشركات الصغيرة بالانضمام إلى المنظومة؛ إلا أن بإمكانهم التسجيل بعد استيفاء كافة الشروط والضوابط، إذ يمكِّنهم الانضمام من التواصل المستمر مع المصلحة لمراجعة الفواتير لحظيًا، بالإضافة إلى حصولهم على مميزات عديدة كالتخلص من العبء الإداري، وتسهيل إجراءات إصدار الفواتير المختلفة، وغيرهما.

البيانات التي يجب إدراجها في نموذج الفاتورة الإلكترونية

قبل أن نجيب على سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؛ لنتعرف على البيانات الواجب إدراجها في الفواتير الإلكترونية، وهي:

توقيع إلكتروني للممول

التوقيع الإلكتروني هو الأداة الأساسية التي يُعتمد عليها في إثبات الهوية داخل المنظومة الإلكترونية، فلا يمكن اعتماد صلاحية أي فاتورة دون وجود التوقيع الإلكتروني عليها.

يتعين على الممول الحصول على التوقيع الإلكتروني وتفعيله قبل إصدار أول فاتورة إلكترونية، ويتطلب الأمر التوجه إلى إحدى الجهات المعتمدة من شركة ITIDA كشركة مصر للمقاصة أو شركة Egypt Trust وتجهيز المستندات المطلوبة.

رقم UUID

تحتوي كل فاتورة داخل المنظومة الإلكترونية على رقم UUID وهو رقم فريد لا يتكرر، يستخدم للتمييز بين الفواتير الإلكترونية الصادرة، ولتسهيل عملية الرجوع إليها.

تكويد موحد

تتبع منظومة الفاتورة الإلكترونية نظام تكويد موحد من خلال معيارين أساسيين وهما:

  • نظام التكويد العالمي GS1
  • نظام التكويد المصري EGS

يسهّل نظام التكويد من عملية إعداد التقارير ومتابعة السلع المختلفة لمعرفة مدى رواجها بالسوق، ويُعد إتمام التكويد تبعًا للنظام الموحد أحد أهم متطلبات الانضمام للفاتورة الإلكترونية، لكن كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؟

كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية بخطوات بسيطة؟

خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية في مصر

يسبق إنشاء نموذج الفاتورة الإلكترونية مجموعة من الخطوات الأساسية التي لا بد من تحقيقها للتمكن من إصدار الفواتير داخل المنظومة، وتتمثل تلك الخطوات في:

الخطوة الأولى: التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية

قبل أن تتسائل كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية وتُصدر أول فاتورة؛ لا بد أن تسجل على المنظومة أولًا، وتنقسم تلك الخطوة إلى مرحلتين، وهما:

إرسال طلب لمصلحة الضرائب

تسجيل الممول في منظومة الفاتورة الإلكترونية هو أول خطوة في رحلة الانضمام إلى المنظومة، وذلك من خلال إرسال طلب عبر البريد الإلكتروني الخاص بمصلحة الضرائب [email protected] مع إرفاق صور المستندات المطلوبة، وهي:

  • صورة بطاقة الرقم القومي.
  • صورة البطاقة الضريبية.
  • صورة خطاب التفويض المعتمد من الشركة بتوقيع بنكي.
  • صورة التسجيل الضريبي على القيمة المضافة.

التسجيل بالبيانات في مأمورية الضرائب

بعد ذلك يستلم الممول رسالة من مصلحة الضرائب عبر البريد الإلكتروني الخاص به تحتوي على موعد فتح الملف الرقمي، ويجب تجهيز بعض البيانات قبل التقديم على الطلب، وهي:

  • رقم تسجيل الشركة.
  • عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.
  • رقم الهاتف الخاص بالشركة.
  • اسم المفوض.
  • الرقم القومي للمفوض.
  • عنوان البريد الإلكتروني للمفوض.
  • رقم الهاتف الخاص بالمفوض.

يتعين على الممول بعد تجهيز تلك البيانات التوجه إلى المأمورية التابع لها؛ لتقديم أصول المستندات المرفقة بالبريد الإلكتروني للإطلاع عليها، وفي خلال 48 ساعة يكون الملف جاهزًا، وبعد ذلك يستلم الممول دعوة عبر البريد الإلكتروني لاستكمال بياناته.

دعنا نخبرك أيضًا أن منظومة الفاتورة الإلكترونية قد أتاحت خاصية التسجيل الذاتي، بدلًا من الذهاب إلى المأمورية وتقديم الأوراق، ويمكنك الآن التسجيل ذاتيًا على البيئة الاختبارية أو البيئة الفعلية بشرط توفير الختم الإلكتروني، وهنا تنتهي أول نقطة في الإجابة عن سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية، والتي تغطي المتطلبات القانونية للفاتورة الإلكترونية.

الخطوة الثانية: إنشاء التوقيع الإلكتروني للممول

متطلبات الاشتراك في التوقيع الإلكتروني

يعد التوقيع الإلكتروني من أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية؛ فهو توقيع رسمي للممول يتم الاعتماد عليه في إثبات هوية المستخدم داخل المنظومة الإلكترونية، فلا تمنح المصلحةُ الصلاحيةَ لأي مستند إلا بعد توقيعه إلكترونيًا، وذلك لضمان الأمان والخصوصية، بالتالي فلا بد من حصول الممول على شهادة التوقيع الإلكتروني للتمكن من استخدام النظام الرقمي للفواتير، وتعد هذه ثاني خطوة في الإجابة على سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

يتطلب الاشتراك في التوقيع الإلكتروني تجهيز بعض المستندات، وهي:

  • صورة البطاقة الضريبية.
  • صورة صحيفة الاستثمار.
  • صورة لإثبات شخصية المدير المسئول.
  • صورة المستخرج الرسمي للسجل التجاري.

بعد تجهيز تلك المستندات يجب الذهاب إلى إحدى الهيئات المرخصة من ITIDA، مثل شركة مصر للمقاصة للإيداع والقيد المركزي، أو الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني، لطلب الاستمارة وتقديم المستندات المطلوبة.

يجب توقيع الطلب من المدير المسئول أو الممثل القانوني الذي يحق له التوقيع بموجب التفويض، ولا بد من وجود تفويض معتمد بصحة التوقيع من البنك.

للتمكن من استخدام التوقيع لا بد من الحصول على جهاز التوقيع الإلكتروني؛ إما TOKEN، أو HSM، والتأكد من تهيئة الجهاز المستخدم مع برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP.

الخطوة الثالثة: التسجيل في نظام ERP للتكامل

تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية التكامل مع برامج تخطيط إدارة المؤسسة ERP، لتسهيل عملية تبادل البيانات، ومراجعة الفواتير، والفحص الضريبي، وغيرهم، لذا فإن الخطوة الثالثة للإجابة على سؤال: كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية هي التسجيل في نظام ERP.

لا تشترط مصلحة الضرائب التكامل مع برنامج ERP معين، مع ذلك فاختيارك للبرنامج خطوة مهمة، فهو إما يسهل عليك الإجراءات، ويوفر التكاليف، أو يزيد من تعقيد العملية أكثر.

ويعد برنامج “إدارة”اختيارًا مثاليًا، إذ يساعدك على الانضمام إلى المنظومة الرقمية بسهولة من خلال خدمات التكامل، إلى جانب توليه مسؤولية العديد من المتطلبات، مثل إتمام عملية التكويد، وإصدار الفواتير وإرسالها إلى مصلحة الضرائب، وبالتالي فإن التسجيل في خدمات إدارة بختصر عليك طريق الدخول إلى العالم الرقمي.

لم تنته الإجابة بعد عن سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؛ فهناك بعض الخطوات المتبقية التي سنتعرف عليها في السطور القادمة.

الخطوة الرابعة: عملية التكويد

يتطلب الانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية إتمام عملية التكويد؛ وتعد هذه رابع خطوة للإجابة على سؤال: كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

وتتبع المنظومة نظام تكويد موحد من خلال معيارين أساسيين، وهما:

نظام تكويد GS1 – Global Standards 1

نظام تكويد GS1 هو نظام عالمي يمكن استخدامه لتوحيد كود السلع والخدمات، إذ يرمز كل كود إلى سلعة بعينها دون وجود أي تشابه بين كود وآخر.

في حالة إذا ما كانت أكواد السلع موجودة وفقًا لنظام التكويد العالمي؛ فإنه يتعين عليك تسجيل تلك الأكواد على منصة الفاتورة الإلكترونية، والتأكد من تفعيلها على قواعد بيانات المنظومة حتى تتم قراءتها.

نظام التكويد المصري EGS

يتبع نظام التكويد المصري مصلحة الضرائب، ونجد أن الأكواد المستخدمة في تلك الحالة أكواد داخلية.

يجب على الممول تجهيز كافة الأكواد المستخدمة وتسجيلها على المنصة للتمكن من استخدام المنظومة الإلكترونية، ففي حالة وجود أكواد GS1 يتم إدخالها مباشرة على المنصة والتأكد من تفعيلها.

أما إذا كانت الأكواد تابعة لنظام التكويد المصري؛ فيتم ربطها أولًا بنظام تصنيف السلع العالمي GPC، وبعدها تُرفع على المنصة.

يتم أيضًا تكويد العملاء داخل النظام، وذلك بإدخال اسم العميل، ورقم التسجيل الضريبي في صفحة العملاء داخل قسم المبيعات إذ كان مسجل ضريبيًا، أما بالنسبة للعملاء غير المسجلين فيتم إدخال الاسم، والرقم القومي في حالة تخطي الفاتورة قيمة 50 ألف جنيه مصري.

نساعدك في “إدارة” على إتمام عملية التكويد للممولين بسهولة؛ فقد أتحنا خاصية إرسال الأكواد من داخل النظام، إلى جانب ذلك، فإننا نتابع أيضًا مع الممول لحين وصول إشعار نجاح التكويد من مصلحة الضرائب، وقد نفذنا تلك الخطوة مع شركة العتال لصناعة وتجارة الحديد والصلب.

تبقت آخر خطوة للإجابة على سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية، وهي التكامل.

الخطوة الخامسة: التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

في رحلة الإجابة عن سؤال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؛ نجد أنه من الضروري التعرف على خطوة التكامل، والتي يتم فيها الدمج بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب عن طريق واجهة برمجة التطبيقات API، وذلك للتمكن من مراجعة جميع الفواتير الصادرة والتأكد من صحتها، بالإضافة إلى تسهيل إجراءات الفحص الضريبي، وتعزيز الانضباط في الأسواق، وتحقيق مبدأ العدالة الضريبية.

بعد التسجيل في إدارة يكون بإمكانك تحقيق عملية التكامل بسهولة، وذلك من خلال الدخول إلى الإعدادات وتسجيل بيانات الشركة الأساسية، مثل:

  • اسم الشركة.
  • عنوان الشركة.
  • تاريخ التشغيل.
  • رقم التسجيل الضريبي.
  • الرمز التعريفي للشركة.
  • الرقم السري.
  • كود النشاط.
  • كود الفرع.

بعد الانتهاء من إدخال كافة البيانات المطلوبة؛ يكون بإمكانك إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب واستلامها من خلال إدارة، وبالتالي نكون قد أجبنا على سؤالك كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

الشكل المقترح للفاتورة الإلكترونية

يحتوي نموذج الفاتورة الإلكترونية الصادرة من خلال المنظومة الحديثة على:

  • اسم المؤسسة
  • العنوان
  • الرقم الضريبي
  • البريد الإلكتروني
  • اسم المشتري
  • عنوان المشتري
  • رقم الفاتورة
  • تاريخ الإصدار
  • وصف السلع المتبادلة
  • كمية السلع
  • أسعار السلع

ولا تشترط المنظومة شكلًا محددًا للفاتورة الإلكترونية، لكن المهم أن تتضمن المعلومات السابقة، مع ذلك فالشكل التالي قد يكون مناسبًا للعديد من المؤسسات.

أنواع المستندات التي يمكن إصدارها عبر المنظومة

بعد معرفة كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية؛ تحتاج إلى الاطلاع على أنواع المستندات التي تُصدر عبر المنظومة، وهم:

  • فاتورة البيع.
  • إشعار الخصم.
  • إشعار الإضافة.

يمكنك إصدار فاتورة البيع وإشعار الخصم من خلال برنامج إدارة، أما عن إشعار الإضافة فستتم إضافته إلى البرنامج قريبا، إلى جانب أنه لدينا فريق مؤهل لمساعدتك، وعلى استعداد دائم للرد عن استفساراتك بخصوص المنظومة، فبرنامج “إدارة” هو طريقك المختصر لدخول عالم الفواتير الإلكترونية.

سجل في “إدارة ” الآن وتمتع بجميع الامتيازات الموجودة.

في النهاية، التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية لم يعد خيارًا، بل صار ضرورة حتى تُجنب نفسك المسائلة القانونية، إذا لم تُجب الخطوات السابقة عن سؤالك بخصوص إنشاء الفاتورة الإلكترونية؛ فتواصل معنا لنساعدك.

مقالات ذات صلة

9 دقائق للقراءة

ما هي الفواتير الإلكترونية؟ 27 معلومة عن منظومة الفاتورة الإلكترونية

انتشر مصطلح الفاتورة الإلكترونية بين التجار في الفترة الأخيرة، وقد انضم العديد من الممولين إلى تلك المنظومة في سبيل مواكبة التكنولوجيا والتوجه نحو عالم التعاملات الرقمية، واستجابة لقرارات مصلحة الضرائب…

5 دقائق للقراءة

كيفية التسجيل على المنظومة وتطبيق الفاتورة الإلكترونية في 10 خطوات فقط

منذ أعلنت مصلحة الضرائب عن بدء تطبيق الفاتورة الإلكترونية؛ تكررت الأسئلة حول كيفية تطبيقها من البداية وحتى تثبيت النظام وبدء العمل به، والمستندات اللازمة لعملية التسجيل. وهذا ما نجيب عليه…

10 دقائق للقراءة

تعرف على متطلبات الفوترة الإلكترونية ومراحل تنفيذها

تختلف متطلبات الفوترة الإلكترونية تبعًا لمراحل تنفيذ الهيئة لأحكام اللائحة الخاصة بها، فلكل مرحلة المتطلبات الفنية والتقنية التي يجب الالتزام بتطبيقها للتمكن من الانضمام إلى المنظومة. نتعرف في هذا المقال…