كيف يدير الشريك المشغل لـ “إدارة” أول مشروع بنجاح؟

أنت الآن على وشك خوض تجربة جديدة، أول مشروع لك كشريك مشغل لـ “إدارة”!

تشعر بالحماس، وربما ببعض التوتر—وهذا طبيعي تمامًا. فأنت تستعد لتطبيق معرفتك في الواقع العملي، والتعامل مع تحديات حقيقية تتطلب منك التركيز والمرونة.

قد تتساءل: من أين أبدأ؟ وكيف أضمن نجاح المشروع دون الوقوع في أخطاء البداية؟ لا تقلق، فكل تحدٍ ستواجهه هو درس جديد، وكل خطوة تخطوها ستقربك أكثر نحو الاحترافية.

وفي هذا المقال، نرسم لك خريطة واضحة لإدارة أول مشروع تشغيل لك، بدءًا من فهم طبيعة نشاط العميل، ووصولًا إلى تسليم المشروع بثقة.

كيف يدير الشريك المشغل لـ “إدارة” أول مشروع له؟

إدارة أول مشروع لك هو اختبار لقدرتك على التحليل والتواصل بفعالية مع العميل، ولكي تنفذ هذا المشروع بثقة ينبغي أن يكون لديك دليل واضح للخطوات المطلوبة منك، وتتمثل تلك الخطوات في:

1- التعرف على طبيعة نشاط العميل

قبل أن تفتح حتى شاشة “إدارة”، عليك أن تفهم من هو عميلك وماذا يفعل بالضبط. هل يعمل في تجارة الموبايل، أم الزجاج، أم في مجال آخر؟ فتلك الخطوة هي الأساس الذي ستبني عليه خطة التشغيل.

على سبيل المثال، إذا كان العميل يعمل في تجارة الموبايل، ستحتاج إلى التركيز على نقاط محددة مثل إدارة السيريال نمبر وتسجيل الأجهزة. أما إذا كان يتاجر في الزجاج، فسينصب تركيزك على توضيح كيفية التعامل مع الأبعاد المختلفة، وما إلى ذلك.

ومن ثم، فطبيعة النشاط تحدد كيفية إعداد النظام، وما هي الميزات التي تحتاج لتفعيلها، وكيفية تصميم الدورة المحاسبية بما يناسب عمليات العميل اليومية، وفهمك الجيد لهذا الجزء سيجعل باقي خطوات المشروع أكثر سلاسة ودقة.

2- فهم الدورة المحاسبية الخاصة بالعميل وكيفية تطبيقها على أرض الواقع

بعد أن تعرفت على طبيعة نشاط العميل، يأتي دورك في فهم الدورة المحاسبية التي يتبعها العميل، والمقصود هنا هو التعرف على مجموعة العمليات الفعلية التي تحدث داخل الشركة بتفاصيلها.

عليك أن تدرس وتفهم كل خطوة في الدورة المحاسبية للعميل، بداية من شراء المواد أو السلع، مرورًا بعمليات التخزين، ثم البيع، وصولاً إلى تحصيل الأموال ومراجعة الحسابات، حتى تتمكن من تطبيق “إدارة” بشكل يتماشى مع الواقع العملي للعميل ويعزز فعالية النظام.

أولاً، اطلب من العميل توضيح كل مرحلة من المراحل المختلفة في العملية. هل لديهم سجل ورقي للمبيعات؟ كيف تتم عملية شراء البضائع؟ هل يستخدمون طرق دفع متعددة؟ بناءً على إجابات هذه الأسئلة، يمكنك تخصيص النظام ليعكس هذه العمليات بالضبط داخل “إدارة”.

من المهم أن تضع في اعتبارك أن كل مرحلة من الدورة تحتاج إلى معالجة دقيقة في النظام. مثلا، لو كانت الشركة تتعامل مع مبيعات كبيرة وتحصل على مدفوعات نقدية، يجب إعداد النظام ليشمل هذه المدفوعات بشكل فعال.

3- التعرف على الدورة المستندية وكيفية تطبيقها في النظام

في هذه الخطوة، من الضروري أن تفهم الدورة المستندية التي يتبعها العميل في عمله، والدورة المستندية هي مجموعة الوثائق التي تُستخدم لتوثيق العمليات المالية والإدارية داخل الشركة.

تتضمن هذه الوثائق عادةً الفواتير، وأوامر الشراء، وأوامر البيع، والإيصالات، بالإضافة إلى العديد من المستندات الأخرى التي تُسجل سير العمليات المالية.

اطلب من العميل تقديم تفاصيل عن كيفية إدارة الفواتير والعمليات المالية حاليًا لتكوين نظرة شاملة حول كيفية سير العمل في الدورة المستندية، واسأل عن الإجراءات التي يتبعها العميل في كل خطوة، مثل كيفية إصدار الفواتير، وكيفية معالجتها داخل النظام القديم، وإذا ما كان هناك أي ملاحظات أو تحديات يواجهونها في هذه العمليات.

في هذه المرحلة، يجب أن تكون قادرًا على تحديد إذا ما كان هناك أي اختلاف بين النظام القديم الذي يستخدمه العميل و”إدارة” لضمان انتقال سلس وسريع. تأكد من أن جميع جوانب الدورة المستندية تمثل وتُنفذ بالشكل الصحيح في النظام، لضمان عدم حدوث أي تعارض أو أخطاء في العمليات المستقبلية.

4- ملء الـ Site Survey

الـ Site Survey هو أداة تتيح لك ترتيب أولوياتك، وتذكر ما قد يغيب عن بالك وسط الانشغالات الكثيرة، فكل سؤال يحمل في طياته فكرة ضرورية لفهم طبيعة عمل العميل.

المهم هنا ليس فقط ملء هذه الأسئلة، بل أن تسعى لفهمها بعمق، لتتمكن من تطبيقها بشكل واقعي في العمل.

حاول أن ترى الصورة الأكبر، وتخيل كيف ستساعدك هذه البيانات في ترتيب الأفكار والخطوات، سواء في الاجتماع الأول مع العميل أو في مراحل التنفيذ التالية.

5- وضع خطة التشغيل مع العميل

خطة التشغيل هي الركيزة الأساسية التي تساعدك على التنقل عبر مسار المشروع بشكل منظم ودقيق، فهي الخطة التي تترجم كل ما تم جمعه من بيانات إلى إجراءات فعلية على أرض الواقع، بحيث تضمن للعميل تطبيق النظام بطريقة سلسة ومنهجية.

تخيل أن لديك خارطة طريق تحدد لك كل خطوة، كل موعد نهائي، وأين يجب أن تضع تركيزك في كل مرحلة من مراحل التنفيذ. إذا لم يكن لديك هذه الخطة، ستجد نفسك تائهًا وسط بحر من القرارات والتفاصيل التي قد تُفقدك المسار في لحظات حاسمة.

أما مع وجود الخطة، فأنت تملك البوصلة التي توجهك بثقة نحو هدفك.

في هذه الخطوة، من الضروري أن تبدأ بوضع خطة مرنة لكنها دقيقة، بحيث تأخذ بعين الاعتبار المدة الزمنية المتفق عليها مع العميل، إضافة إلى طبيعة النشاط، فكل صناعة ولها خصائصها، وكل عميل له احتياجاته.

اقرأ أيضًا: خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، والتأكد من التشغيل الفعلي

6- الالتزام بالخطة المتفق عليها

الخطوة التالية التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار بعد وضع خطة التشغيل هي الالتزام بالخطة المتفق عليها.

وهنا تكمن المعضلة الحقيقية، في أننا كثيرًا ما نعتقد أن الأمور ستسير بسلاسة بعد أن نضع الخطة، ولكن الواقع غالبًا ما يأتي مفاجئًا.

الالتزام بالخطة يعني أن تتعامل مع التحديات اليومية والعمليات المتغيرة بطريقة مرنة لكنها محكومة. يجب أن تكون حريصًا على متابعة تقدم التنفيذ وتحديد أولوياتك بناءً على ما هو مُتفق عليه مع العميل.

أثناء عملك على المشروع، قد تظهر بعض العقبات التي تحاول إعاقة سير العمل، سواء كانت تأخيرات في استلام البيانات، أو اختلافات في التوقعات بينك وبين العميل.

ولأنك ملتزم بالخطة، ينبغي أن تتصرف بحذر، وأن تضع حلولاً فورية لهذه التحديات لضمان ألا تتعطل العملية.

الأمر يكون مرهقًا أحيانًا، ولكنه أيضًا فرصة لتعزيز علاقاتك مع العميل من خلال تبيان التزامك وجودتك في التعامل مع أي ظرف غير متوقع.

7- التأكد من فهم الموظفين للنقاط التي تم شرحها والتأكد من تجربتها

هذه الخطوة تشكل المحور الذي يدور حوله نجاح أي مشروع، فالتدريب لا يعني مجرد التحدث عن كيفية تشغيل “إدارة” أو تقديم شرح نظري، بل يتطلب أن يتفاعل الموظفون مع النظام بأنفسهم ويتعاملون معه في مهامهم اليومية.

فما نعرفه جميعًا عن عالم الأنظمة التقنية هو أنه لا يمكن لأي شخص أن يُتقن شيئًا لم يُمارسه فعليًا، وإذا كنت قد شرحت لهم كيف يُستخدم النظام، ولكنهم لم يتفاعلوا مع التطبيق الفعلي، فستظل هناك فجوة في الفهم قد تكون قاتلة.

لذلك، عليك تخصيص الوقت للتأكد من أن كل موظف قد طبق ما تعلمه، سواء من خلال محاكاة العمليات أو أداء المهام اليومية على البرنامج.

وإذا شعرت أن هناك أي فجوات في الفهم أو أداء الموظفين، فإن الأمر يتطلب منك تدخلًا سريعًا لتوضيح النقاط التي لم يتم فهمها، ويمكن أن يتم ذلك عبر جلسات مراجعة إضافية أو تقديم شرح أكثر تفصيلاً.

8- تسليم المشروع

هنا، يكون كل شيء قد اكتمل، لكن هذا لا يعني أن المشروع قد انتهى تمامًا، بل هو مجرد بداية لفصل جديد في علاقة العمل بينك وبين العميل، فتسليم المشروع بنجاح هو لحظة تقييم لمدى فاعلية العمل الذي نفذته.

قبل تسليم المشروع، من الضروري أن تقوم بمراجعة شاملة لكل ما تم إنجازه، بدءًا من التدريب، مرورًا بضبط جميع الإعدادات، وحتى تأكيد أن البرنامج يعمل بسلاسة كما كان متوقعًا. تأكد من أن كل شيء يتم بشكل متكامل، بحيث تكون جميع عمليات “إدارة” قد تمت بنجاح على أرض الواقع.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم تفعيل قنوات تواصل مفتوحة في حال احتاج العميل إلى أي مساعدة بعد التسليم.

لحظة التسليم هي أيضًا فرصة لإظهار احترافيتك، فتأكد من أن العميل يشعر بالراحة والثقة بأنك لم تتركه في منتصف الطريق، وأنك على استعداد لدعمه إذا ظهرت أي تحديات بعد إطلاق النظام.

وأخيرًا، تشغيل “إدارة” لأول مرة هو تجربة مليئة بالتحديات والفرص، ومن خلال الالتزام بالخطوات الأساسية وفهم تفاصيل كل جانب من جوانب المشروع، يمكنك الانتقال السلس وتحقيق النجاح.

ومن الضروري أن تحرص على التخطيط السليم، والمتابعة المستمرة لبناء علاقة قوية مع العميل، وتعزيز سمعتك كشريك مشغل محترف.