رحلة التطور تبدأ بخطوة، وقد بدأت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية أولى خطواتها في ٤ ديسمبر ٢٠٢١ بإصدارها لائحة خاصة بالفوترة الإلكترونية كي يتم التعامل بها بدلًا من الفواتير الورقية.

فلنتعرف على تفاصيل تلك الرحلة.

ما هو نظام الفوترة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام يهدف إلى تحويل الفواتير الورقية إلى شكل إلكتروني، وأتمتة جميع العمليات التي تتم بين البائع والمشتري.

تتطلب الفواتير الإلكترونية توافر بعض الشروط كي يُعتد بها، ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد -التي يتم تصويرها باستخدام الماسح الضوئي- فاتورة إلكترونية

يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية وحفظها عبر نظام إلكتروني، وتنقسم الفواتير الضريبية إلى نوعين:

1. فاتورة ضريبية: تختص الفاتورة الضريبية بجميع المعاملات بين منشأة إلى منشأة أخرى B2B أو جهة حكومية B2G.
2. فاتورة ضريبية مبسطة: تعمل الفاتورة الضريبية المبسطة بشكل أساسي بين منشأة و فرد أو مستهلك B2C، وتستخدم غالبًا في المطاعم ومتاجر الملابس وغيرها.

وقبل التعرف على متطلبات ومراحل الفوترة الإلكترونية فهناك عدد من المصطلحات الخاصة بالمنظومة التي يجب أن تكون على دراية بها.

أهم المصطلحات الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية

تتعدد المصطلحات الخاصة بمنظومة الفوترة الإلكترونية، ومن أبرزها:

1- الحلول التقنية / أنظمة الفوترة الإلكترونية E-invoicing

تشمل جميع الأجهزة والأنظمة والتطبيقات الإلكترونية، وكذلك الشبكات ووسائل الربط وحفظ وتبادل المعلومات المرتبطة بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية.

2- الإشعارات الإلكترونية

تنقسم الإشعارات إلى:

• إشعارات الدائن
• إشعارات المدين الناتجة عن التعديلات على الفاتورة

يتم إصدار تلك الإشعارات بصيغة إلكترونية منظمة وفقًا لنظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.

3- الإشعار الدائن

هو إشعار يتم إصداره من قبل البائع كي يتم رد احتساب فارق في القيمة أو الضريبة لصالح المشتري؛ إذ يستخدم في تصحيح معلومات الفواتير في حالة إصدارها بقيمة أعلى من قيمتها الحقيقية أو في حالة منح العميل خصم إضافي على قيمة التوريد بعد إصدار الفاتورة.

4- الإشعار المدين

هو إشعار يصدره البائع لتصحيح قيمة التوريد أو الضريبة المتعلقة به للعميل، وتستخدم الإشعارات المدينة عند تعديل القيمة أو الضريبة المستحقة بالزيادة عن القيمة الواردة في الفاتورة الأصلية.

5- رمز الاستجابة السريع QR Code

يتكون QR Code من عدد من المربعات البيضاء والسوداء يمكن قراءتها آليًا باستخدام الماسح الخاص به أو كاميرا الأجهزة الذكية عبر التطبيقات المخصصة لضمان التأكد من صحة الفواتير.

6- وحدة الحل التقني

تعد إحدى مكونات الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المخصصة لموقع معين؛ إذ يتم من خلاله إصدار سلسلة من الفواتير والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها بصيغة XML.

والجدير بالذكر أن لكل وحدة من وحدات الحل التقني معرّف ختم تشفير خاص بها، ويتم ختم كل فاتورة صادرة من خلالها في تسلسل الفواتير والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها.

7- معرّف ختم التشفير (Cryptographic Stamp Identifier)

يربط معرف ختم التشفير بين وحدة الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المستخدمة من قبل الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية بطرف ثالث معترف به ومحدد من قبل الهيئة؛ إذ يتمكن من تأكيد هوية الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية وتحديد وحدة الربط بشكل غير متكرر.

8- رقم التعريف الموحد عالميًأ (UUID)

يتم إنشاء ذلك الرقم من خلال خوارزمية تمنع أي شخص آخر من إنشاء نفس الرقم، ويُخزن داخل الفاتورة المصدرة بصيغة XML.

9- الاعتماد (Clearance)

ترمز كلمة الاعتماد إلى العملية التي تتحقق الهيئة من خلالها أن الفواتير الضريبية الإلكترونية والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها والمرسلة إليها من قبل الأشخاص الخاضعين لأحكام الفوترة الإلكترونية تفي بالضوابط والتفاصيل المحددة في قرار الفوترة الإلكترونية والوثائق الفنية ذات الصلة بالفاتورة.

تقوم منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بإدخال ختم التشفير فقط على الفواتير والإشعارات التي يتم إثبات إيفائها لجميع الشروط، وثم إخطار الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية باعتماد تلك الفواتير كي يتم مشاركتها لاحقًا مع العملاء الصادر لهم تلك الفواتير، ويجب التنويه أن الاعتماد لا يطبق على الفواتير الضريبية المُبسطة.

بعد أن ذكرنا بعض من المصطلحات الخاصة بمنظومة الفاتورة الإلكترونية في السعودية، الآن أنت على أتم استعداد لمعرفة مراحل ومتطلبات تطبيق الفاتورة الإلكترونية.

مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية

تعتمد مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية على خطة عمل محددة بتواريخ معينة تتكون من عدد من الخطوات؛ إذ تتضح كالآتي:

4 ديسمبر 2020

تعد الخطوة الأولى في تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية وهي صدور لائحة الفوترة بعد موافقة مجلس إدارة الهيئة العامة للزكاة والضريبة عليها.

28 مايو 2021

تم نشر القرار الخاص بالضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية للمرحلتين الأولى والثانية.

4 ديسمبر 2021

بدء تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار؛ إذ يعد إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني لكل الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية إلزاميًا.

 1 يناير 2023

بدء تنفيذ المرحلة الثانية الخاصة بالربط والتكامل مع أنظمة الهيئة الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية على مراحل لكل فئة، وستبدأ الهيئة في تطبيق ذلك مع المنشآت التي تم اختيارها ضمن المجموعة الأولى وفقًا لمعيار حجم الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة لعام 2021، وهي المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 3 مليارات ريال.

سيتم إشعار الفئة المستهدفة للربط من قبل الهيئة قبل التنفيذ بستة أشهر، ويجب الالتزام بالمتطلبات الإضافية لتلك المرحلة، وهي:

• ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام الهيئة.
• إصدار الفواتير الإلكترونية بناءً على صيغة محددة.
• تضمين عدد من العناصر الإضافية في الفاتورة. 

وفي الوقت الراهن تم تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار، وبدأت المؤسسات في إصدار وحفظ الفواتير بشكل إلكتروني عبر المنظومة، ولكن هناك متطلبات يجب الإلتزام بها في تلك المرحلة تبعًا لما صرحت به هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

متطلبات المرحلة الأولى من تطبيق الفوترة الإلكترونية

يتطلب الانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية الالتزام بعدة متطلبات الأساسية، وهي:

1- استخدام نظام فوترة إلكتروني

ينبغي التأكد من توافر نظام بمؤسستك يتناسب مع متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى، ولذلك يجب التواصل مع الفريق التقني الخاص بمؤسستك أو مزود أنظمة الفوترة كي يتم توفير جميع المتطلبات الفنية والتقنية.

2- إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية

يجب الحرص على إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها عن طريق أنظمة الفوترة الإلكترونية، والامتناع عن إصدار أي فواتير مكتوبة بخط اليد أو برامج تحرير النصوص.

3- التأكد من توافر جميع عناصر الفاتورة الضريبية

من أساسيات تطبيق المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية هي إصدار الفاتورة الإلكترونية بما يتوافق مع أنظمة ضريبة القيمة المضافة، بما يشمل:

الفواتير الضريبية

يجب التأكد من إضافة البيانات التالية عند إصدار فاتورة ضريبية:

• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري.
• كتابة عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية”.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• اسم المورد.
• الرقم التسلسلي لمزود الخدمة.
• عنوان المتجر.
• الرقم الضريبي للمورد.

الفاتورة الضريبية المُبسطة

يجب الإلتزام بإضافة عدد من البيانات مع البيانات الأساسية المتوفرة في الفاتورة الضريبية، وتلك البيانات هي:

• رمز الاستجابة السريع QR Code.
• رقم الفاتورة.
• عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية مُبسطة”.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• اسم المتجر.
• الرقم التسلسلي للفاتورة.
• عنوان المتجر.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
• معدل القيمة المضافة.

الحلول التقنية للفوترة الإلكترونية

ينبغي أن تشتمل الحلول التقنية المطابقة للمواصفات والمتطلبات المحددة من الهيئة والخاصة بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية ما يلي:

• الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات الذي يستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية منشأة إلى منشأة / جهة حكومية (B2B/ B2G).
• جميع الحلول التقنية التي تستخدم من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية لإصدار الفواتير الإلكترونية.
• الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات والمستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية المُبسطة منشآت إلى أفراد B2C.
• جميع أنواع الحلول التقنية التي تستخدم من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية لإصدار الفاتورة الإلكترونية المُبسطة.

في حالة جمع الحل التقني بين نوعي الفواتير (فواتير إلكترونية – فواتير إلكترونية مُبسطة) فيجب أن يستوفي جميع متطلبات الامتثال للنوعين أيضًا.

من أبرز الحلول التقنية المستخدمة:

1- تسجيل النقدية (كاشير) متصل بالإنترنت

تصدر الفواتير عبر جهاز تسجيل النقدية، ويتم الختم على الجهاز نفسه؛ إذ يصدر الجهاز الفواتير ويقوم بتخزينها بعد الربط مع أنظمة الفوترة الإلكترونية للهيئة، وبذلك تعد نوع المعاملة في تلك الحالة منشأة إلى فرد.

2- برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP

يوفر ذلك النظام خاصية إصدار الفواتير؛ إذ يتم إصدار الفواتير الإلكترونية المُبسطة وختمها تلقائيًا على الخادم،ومن ثم ربطها مع أنظمة الفوترة الإلكترونية.

تُختم الفواتير الإلكترونية بواسطة منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي تتم المعاملات هنا بكلا النوعين (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).

3- حلول التجارة الإلكترونية

يتمكن المستخدم من إصدار الفواتير على منصة التجارة الإلكترونية المتصلة بخادم سحابي أو خادم محلي؛ إذ تتم عملية الختم بواسطة خادم الفواتير الضريبية المُبسطة، كما تُختم الفواتير الضريبية الإلكترونية بواسطة بوابة الهيئة للربط أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي فإن هذا الحل يناسب المنشآت والأفراد.

4- تسجيل النقدية الإفتراضي

في تلك الحالة يقوم الحل التقني بإصدار الفواتير على برنامج ذو نقطة نهاية (end-point software) عبر جهاز إلكتروني مثل جهاز حاسب آلي شخصي أو لوحي أو هاتف ذكي، ويُستخدم مع المنشآت -B2B- أو الأفراد -B2C-.

5- الحلول السحابية Cloud Solutions

في حالة استخدام الحل التقني الخاص بالحلول السحابية يتم إصدار الفواتير وتخزينها على خدام سحابي، ويتم استخدامه مع كلا نوعين المعاملة (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).

6- سجلات النقد الإلكترونية المتصلة بشبكة

يتم تعريف ذلك الحل التقني بأنه عدد من أجهزة السجلات النقدية المتصلة بخادم التحكم؛ إذ يتم إصدار الفواتير وتخزينها على شبكة الخادم، ويتم استخدام نوع معاملة واحد في تلك الحالة (منشأة إلى فرد B2C).

هناك بعض من الأشياء التي لا يجب أن تتضمنها الحلول التقنية المطابقة للمواصفات والمتطلبات مثل:

• أدوات تعديل النص.
• برامج الاكسل Excel.
• برامج مسك السجلات، في حالة إذا لم تكن مزودة بمحولات متوافقة.
• طابعة فاتورة ورقية، ما لم تكن تصدر أيضًا فواتير إلكترونية مُبسطة.

والآن تكون على دراية كاملة بكل التفاصيل الخاصة بمراحل الفوترة الإلكترونية وأهم المصطلحات الخاصة بها، وكذلك الحلول التقنية، وتستطيع معرفة كافة البيانات التي يجب توافرها داخل الفواتير الضريبية عن طريق مقال: أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.