تطبيق الفوترة الإلكترونية عبارة عن سلسلة متواصلة من الخطوات والمتطلبات التي يجب تنفيذها في مواعيد محددة، ويحتاج الأمر إلى المتابعة الدقيقة لكافة التحديثات التي من شأنها تسهيل الخطوات على المستخدمين.

لنتعرف في هذا المقال على آخر التحديثات والضوابط والقواعد الإجرائية التي أقرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بخصوص نظام الفوترة.

الضوابط والمتطلبات اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية

في الخامس عشر من مايو لعام 2022 أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن بعض التحديثات الخاصة بالضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية اللازمة لتطبيق الفوترة الإلكترونية، ووفرت بعض الملفات التي توضح المتطلبات الفنية التي يحتاج الممول إلى الالتزام بها.

اشتملت مواد مشروع التحديث على النقاط التالية:

1- نطاق تطبيق قرار المتطلبات الفنية للفوترة الإلكترونية

يحدد هذا القرار الضوابط والمتطلبات الفنية والقواعد الإجرائية الخاصة بمرحلة إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية، ومرحلة ربط الأنظمة وتداول بيانات الفواتير مع الهيئة، وكي تسير على الخطى التي أقرتها الهيئة يجب أن تكون مُلمًا بتلك الضوابط، والتي تتضمن:

1. متطلبات الفوترة الإلكترونية والإشعار الإلكتروني
2. متطلبات أمن المعلومات مثل: ختم التشفير، وغيره
3. قدرة الحل التقني على الاتصال بالإنترنت
4. بعض المواصفات والخصائص المحظورة

تعرف على المزيد عن تلك المتطلبات من خلال مقال: متطلبات الفوترة الإلكترونية ومراحل تنفيذها

ورد في قرار التطبيق أيضًا:

– التعامل بالفواتير الضريبية التي تتمثل في الفواتير والإشعارات الإلكترونية المصدرة، وذلك لممارسة حق الخصم المذكور في الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة.

وحديثًا وجب التنويه أنه لا يشترط اعتماد أو مشاركة تلك الفواتير مع الهيئة لممارسة حق الخصم وفق إجراءات ربط أنظمة الفوترة الواردة ضمن أحكام هذا القرار، لكن قد يتغير الأمر ابتداءً من التاريخ الذي تحدده الهيئة وفق قرار لاحق يصدر عن محافظ الهيئة بخصوص هذا الشأن.

– اعتبار الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة من ضمن الفواتير الإلكترونية وفقًا للائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة.

– الإلمام بالمعاملات الخاضعة لأحكام لائحة الفوترة الإلكترونية من حالات يجب إصدار فاتورة ضريبية عنها مثل (توريدات السلع والخدمات الخاضعة للضريبة – تصدير السلع والخدمات من المملكة – التوريدات البينية – التوريدات المفترضة – أي مدفوعات مستلمة من قبل شخص خاضع للضريبة وتتعلق بتوريد سلع أو خدمات خاضعة للضريبة).

– عدم إدراج بعض الحالات ضمن المعاملات الخاضعة لأحكام اللائحة الخاصة بالفواتير الإلكترونية مثل (التوريدات المعفاة من ضريبة القيمة المضافة – مدفوعات مستلمة من قبل شخص خاضع للضريبة تتعلق بتوريدات معفاة – التوريدات الخاضعة للضريبة وفقاً لآلية الاحتساب العكسي – استيراد السلع إلى المملكة).

يتم تطبيق ما ورد بهذا القرار من متطلبات على جميع الأشخاص الخاضعين للائحة تطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا للأحكام التي أقرتها الهيئة.

2- متطلبات وتفاصيل إصدار الفواتير الإلكترونية

بعد معرفة أولى المراحل الخاصة بتطبيق الفوترة الإلكترونية والنطاق الخاص بقرارتها تبدأ الخطوة الثانية التي تتعلق بمتطلبات وتفاصيل إصدار الفواتير الإلكترونية والحلول التقنية المستخدمة بها، فمطابقة فاتورتك الإلكترونية مع متطلبات الهيئة لا يحتاج سوى مراعاة ما يلي:

• إصدار الفواتير سواء كانت ضريبية أو ضريبية مُبسطة والإشعارات المرتبطة بها بصيغة XML أو PDF/A-3 (متضمنة صيغة XML) وذلك بحسب المدد المحددة للتطبيق.
• استيفاء الإشعارات الإلكترونية جميع المتطلبات المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة.
• إدراج ختم التشفير ضمن الفواتير الإلكترونية والإشعارات المرتبطة بها ابتداءً من التاريخ الذي تحدده الهيئة، إذ يعد ختم التشفير الضمان الأساسي لحفظ سلامة البيانات، إلى جانب دوره في التحقق من هوية مُصدر تلك الفواتير.

يتم إنشاء أختام التشفير بطريقة مختلفة تبعًا لنوع الفاتورة، فنجد:

– الفاتورة الضريبية: تضع الهيئة ختم التشفير فقط على الفواتير والإشعارات المستوفية للضوابط الخاصة التي تم ذكرها، وتقوم بإخطار المصدرين لتلك الفواتير والإشعارات بذلك قبل تقديمها للعملاء.

– الفاتورة الضريبية المُبسطة: يجب إرسالها إلى الهيئة في مدة لا تتجاوز 24 ساعة من تاريخ إصدارها، ويكون للهيئة صلاحية مراجعتها والتعديل عليها والتحقق من التزام الأشخاص بها.

3- المواصفات الخاصة بالحلول التقنية

وفقًا لآخر ما أقرته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فإن المواصفات المتعلقة بالحلول التقنية المستخدمة في تطبيق الفوترة الإلكترونية تتمثل في:

• استخدام صيغة XML أو PDF/A-3 (متضمنة صيغة XML) في الحل التقني الخاص بإصدار الفواتير الإلكترونية ومشاركة تلك الفواتير مع العملاء.
• إدراج جميع الحقول الخاصة بالبيانات الواجب توافرها داخل الفاتورة تبعًا لنوعها بما يشمل كافة أنواع التوريدات الخاضعة للضريبة.
• الالتزام بكل المتطلبات المتعلقة بأمن البيانات وعدم التلاعب أو التعديل في أيٍ من الفواتير أو الإشعارات.
• ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع المنظومة الخاصة بالهيئة، مع إلزامية اتصال الحل التقني بشكل كامل مع شبكة الإنترنت.
• تجنب جميع الوظائف المحظور استخدامها في إصدار الفواتير.

4- متطلبات وآليات التحقق من مطابقة الحل التقني للمواصفات

حرصت الهيئة في هذا البند على توضيح متطلبات التحقق، فقد اشتملت التحديثات على:

• تحديد الآليات الخاصة بالتحقق من مطابقة الحل التقني المستخدم في إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية للمواصفات والمتطلبات التي تم ذكرها سابقًأ.
• تحديد جميع المتطلبات والآليات الخاصة بإصدار أختام التشفير.
• وضع الضوابط المتعلقة بتحديد الرمز التعريفي المحدد لأختام التشفير الناتج عن عملية تسجيل الوحدات المستخدمة في إصدار الفواتير الضريبية المبسطة والإشعارات المتعلقة بها ضمن الحل التقني.

لا يقتصر الأمر فقط إصدار الفواتير الإلكترونية ومطابقة الحلول التقنية للمواصفات، فهناك عدد من آليات العمل التي تضمن تطبيق الفوترة الإلكترونية على أكمل وجه ومن بينها حفظ الفواتير والربط بين الأنظمة الخاصة بمؤسستك وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

5- حفظ السجلات والفواتير الإلكترونية والإشعارات

على الأشخاص الخاضعين للائحة تطبيق الفوترة الإلكترونية الأخذ في عين الاعتبار حفظ السجلات والفواتير الإلكترونية والإشعارات المتعلقة بها وفق الصيغة المحددة استنادًا لمتطلبات الحفظ المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، وذلك مع ضرورة تزويد الهيئة بأية سجلات أو فواتير أو إشعارات إلكترونية يتم طلبها من أجل التحقق الكامل من صحة تلك الفواتير.

6- ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية (المرحلة الثانية – مرحلة الربط والتكامل)

تختص المرحلة الثانية التي سيتم البدء في تطبيقها في يناير 2023 بربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بالإضافة إلى إرسال الفواتير والإشعارات الإلكترونية ومشاركة جميع بياناتها معها، وعلى هذا الأساس نجد:

• تحدد الهيئة جميع الفئات المستهدفة ومراحل تطبيق عملية الربط، ومن ثم إبلاغهم بتطبيق إجراءات الربط مع أنظمة الهيئة قبل التاريخ المحدد للربط لتلك الفئة بستة أشهر على الأقل.
• يبدأ الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية في ربط أنظمة الفوترة مع أنظمة الهيئة باستخدام واجهة برمجة التطبيقات API تبعًا للمدة الزمنية التي حددتها الهيئة.

وينبغي على محافظ الهيئة تحديد القرارات المتعلقة بالتفاصيل الإضافية الخاصة بربط أنظمة الفوترة استنادًا إلى الصلاحيات الواردة في لائحة تطبيق الفوترة الإلكترونية. ​

يتم تطبيق إجراءات المرحلة الثانية من خلال منصة “فاتورة”، وهي منصة تابعة لهيئة الزكاة والدخل تهدف إلى ربط وتكامل أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية مع الهيئة، وتتولى مسؤولية إصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات بناءً على صيغة محددة، ومشاركة جميع البيانات مع الهيئة.

وبيّنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن الإلزام بالمرحلة الثانية (الربط والتكامل) سيتم بشكل تدريجي وعلى شكل مجموعات، وأنها ستقوم بإبلاغ المكلفين بالمرحلة الثانية بشكل مباشر قبل التاريخ المحدد لها بـ 6 أشهرعلى الأقل.

7- التزامات الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية

السير على النهج الصحيح الذي أقرته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك حول تطبيق الفوترة الإلكترونية له أسس ثابتة ومعايير منصوص عليها في الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة ولائحتها التنفيذية؛ إذ يتعين عليهم:

• إصدار الفواتير والإشعارات بشكل إلكتروني خلال المدة الزمنية المحددة في لائحة تطبيق الفوترة الإلكترونية.
• الامتثال لجميع المتطلبات والمواصفات الفنية وجميع الأحكام الواردة في لائحة الفوترة الإلكترونية، وأية قرارات لاحقة تصدر في هذا الشأن.
• الالتزام بالمدد المحددة للامتثال للمواصفات، وتطبيق القرارات المختلفة حول تطبيق الفوترة الإلكترونية التي صرحت بها الهيئة.
• إبلاغ الهيئة عن أية مشاكل أو أعطال فنية تعيق إصدار الفواتير الإلكترونية أو ربط الأنظمة، وبهذا تتخذ الهيئة القرارات المناسبة لذلك وفقًا لسياستها الخاصة، وينبغي على الشخص الخاضع للضريبة إبلاغ الهيئة عند زوال تلك المشكلة واستكمال إصدار جميع الفواتير الخاصة بفترة العطل.
• عدم استخدام أي حل تقني غير مطابق للمواصفات والمتطلبات المحددة من قبل الهيئة.
• تسجيل الوحدات المستخدمة في إصدار الفواتير الضريبية المبسطة والإشعارات ضمن الحل التقني المستخدم مع الهيئة.
• حماية الرمز التعريفي لأختام التشفير من النسخ أو الاستعمال غير المشروع، مع ضمان عدم استخدامها بعيدًا عن الأغراض المخصصة لها.
• ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع أنظمة الهيئة في المدة المحددة لذلك تبعًا للقرارات التي أصدرت من قبل الهيئة.
  مشاركة الفواتير مع الهيئة بصيغة XML بدءًا من التواريخ المحددة لعملية الربط التي حددتها الهيئة.

8- أحكام إضافية حول تطبيق الفوترة الإلكترونية

استكمالًا لما ذُكر في آخر التحديثات التي أقرتها الهيئة نجد بعض الأحكام الإضافية التي تتمثل في الآتي:

• تتيح الهيئة تفويض جهة أخرى من أجل التحقق من مطابقة الحل التقني المستخدم في إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية للمواصفات التي أقرتها، بالإضافة إلى التحقق من استيفاء متطلبات إصدار أختام التشفير.
• يتعرض من يخالف لائحة الفوترة الإلكترونية والأحكام الخاصة بها إلى العقوبة والغرامات المنصوص عليها بنظام ضريبة القيمة المضافة تبعًا للقرارات التي أصدرها مجلس الإدارة.

9- النفاذ والإلزام

يجب أن يلتزم الأشخاص الخاضعين للائحة تطبيق الفوترة الإلكترونية بكل ما ذُكر في مشروع التحديث بدءً من اليوم التالي لتاريخ انتهاء المهلة، فوفقًا لما ذُكر في اللائحة نجد أن الهيئة تعطي هؤلاء الأشخاص مهلة 12 شهرًا من تاريخ نشر اللائحة لتطبيق ما ورد بها من أحكام والتزامات.

تعرف على تفاصيل أكثر عن لائحة الفوترة الإلكترونية.

وأخيرًا، اتباع قرارات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك يختصر عليك العديد من الخطوات، ويجنبك أية عقوبات صادرة بشأن الامتناع عن تنفيذها، فكن على استعداد لتطبيق الفوترة الإلكترونية بمؤسستك خلال المهلة المحددة.