تختلف متطلبات الفوترة الإلكترونية تبعًا لمراحل تنفيذ الهيئة لأحكام اللائحة الخاصة بها، فلكل مرحلة المتطلبات الفنية والتقنية التي يجب الالتزام بتطبيقها للتمكن من الانضمام إلى المنظومة.

نتعرف في هذا المقال على المتطلبات والمحظورات الخاصة بكلٍ من المرحلتين الأولى والثانية للفوترة الإلكترونية.

ما هو نظام الفوترة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام يهدف إلى تحويل الفواتير الورقية إلى شكل إلكتروني، وأتمتة جميع العمليات بين البائع والمشتري، إذ يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية وحفظها عبر نظام إلكتروني، وتنقسم الفواتير الضريبية إلى نوعين:

1. فاتورة ضريبية: تختص الفاتورة الضريبية بجميع المعاملات بين منشأة إلى منشأة أخرى B2B أو جهة حكومية B2G.
2. فاتورة ضريبية مبسطة: تعمل الفاتورة الضريبية المبسطة بشكل أساسي بين منشأة و فرد أو مستهلك B2C، وتستخدم غالبًا في المطاعم ومتاجر الملابس وغيرها.

لا بد أن تكون الفاتورة الصادرة مطابقة لمتطلبات الفوترة الإلكترونية كي يُعتد بها، ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد -المصورة باستخدام الماسح الضوئي- فاتورة إلكترونية.

اقرأ أيضًا: أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

وقبل التعرف على متطلبات مراحل الفوترة الإلكترونية فهناك عدد من المصطلحات الخاصة بالمنظومة التي يجب أن تكون على دراية بها.

أهم المصطلحات الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية

تتعدد المصطلحات الخاصة بمنظومة الفوترة الإلكترونية، ومن أبرزها:

1- الحلول التقنية / أنظمة الفوترة الإلكترونية E-invoicing

تشمل تلك الحلول:

• جميع الأجهزة والأنظمة والتطبيقات الإلكترونية
• الشبكات ووسائل الربط وحفظ وتبادل المعلومات المرتبطة بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية.

2- الإشعارات الإلكترونية

تنقسم الإشعارات إلى:

• إشعارات الدائن
• إشعارات المدين الناتجة عن التعديلات على الفاتورة

تصدر تلك الإشعارات بصيغة إلكترونية منظمة وفقًا لنظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.

3- الإشعار الدائن

هو إشعار يصدره البائع لرد احتساب فارق في القيمة أو الضريبة لصالح المشتري؛ إذ يستخدم في تصحيح معلومات الفواتير في حالة إصدارها بقيمة أعلى من قيمتها الحقيقية أو في حالة منح العميل خصم إضافي على قيمة التوريد بعد إصدار الفاتورة.

4- الإشعار المدين

هو إشعار يصدره البائع لتصحيح قيمة التوريد أو الضريبة المتعلقة به للعميل، وتستخدم الإشعارات المدينة عند تعديل القيمة أو الضريبة المستحقة بالزيادة عن القيمة الواردة في الفاتورة الأصلية.

5- رمز الاستجابة السريع QR Code

يتكون QR Code من عدد من المربعات البيضاء والسوداء يمكن قراءتها آليًا باستخدام الماسح الخاص به أو كاميرا الأجهزة الذكية عبر التطبيقات المخصصة، لضمان التأكد من صحة الفواتير.

6- وحدة الحل التقني

تعد إحدى مكونات الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المخصصة لموقع معين؛ فمن خلالها تتمكن من إصدار سلسلة من الفواتير والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها بصيغة XML.

والجدير بالذكر أن لكل وحدة معرّف ختم تشفير خاص بها، ويتم ختم كل فاتورة صادرة من خلالها في تسلسل الفواتير والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها.

7- معرّف ختم التشفير (Cryptographic Stamp Identifier)

يربط معرف ختم التشفير بين وحدة الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المستخدمة من قبل الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية بطرف ثالث معترف به ومحدد من قبل الهيئة؛ إذ يتمكن من تأكيد هوية الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية وتحديد وحدة الربط بشكل غير متكرر.

8- رقم التعريف الموحد عالميًأ (UUID)

ينشئ هذا الرقم من خلال خوارزمية تمنع أي شخص آخر من إنشاء نفس الرقم، ويُخزن داخل الفاتورة المصدرة بصيغة XML.

9- الاعتماد (Clearance)

ترمز كلمة الاعتماد إلى العملية التي تتحقق منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية من خلالها أن الفواتير الضريبية الإلكترونية والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها والمرسلة إليها تفي بالضوابط والتفاصيل المحددة في قرار الفوترة الإلكترونية والوثائق الفنية ذات الصلة بالفاتورة.

تُدخل الهيئة ختم التشفير فقط على الفواتير والإشعارات المتوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، وترسل إخطارًا للشخص الخاضع للائحة الفوترة باعتماد تلك الفواتير، كي يتم مشاركتها لاحقًا مع العملاء الصادر لهم تلك الفواتير.

يجب التنويه أن الاعتماد لا يطبق على الفواتير الضريبية المُبسطة.

مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية

تعتمد مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية على خطة عمل محددة بتواريخ معينة تتكون من عدد من الخطوات؛ إذ تتضح كالآتي:

4 ديسمبر 2020

في هذا التاريخ صدرت لائحة الفوترة بعد موافقة مجلس إدارة الهيئة العامة للزكاة والضريبة عليها، وهذه الخطوة الأولى في تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية وهي

28 مايو 2021

تم نشر القرار الخاص بمتطلبات الفوترة الإلكترونية، والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية للمرحلتين الأولى والثانية.

4 ديسمبر 2021

بدء تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار؛ وأصبح إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني لكل الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية أمرًا إلزاميًا.

1 يناير 2023

بدء تنفيذ المرحلة الثانية الخاصة بالربط والتكامل مع أنظمة الهيئة الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية على ثلاثة مراحل كالتالي:

1. المرحلة الأولى، وبدأ تطبيقها من 1 يناير، وتستمر حتى 30 يونيو 2023، على المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 3 مليارات في عام 2021.
2. المرحلة الثانية، وتطبق بدءًا من 1 يوليو وحتى 31 ديسمبر 2023، على المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن نصف مليار في عام 2021.
3. المرحلة الثالثة، ويبدأ تطبيقها من 1 أكتوبر 2023 وحتى 31 يناير 2024، على المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 250 مليون في عام 2021 أو 2022.

وستبدأ الهيئة في تطبيق ذلك مع المنشآت التي تم اختيارها ضمن المجموعة الأولى وفقًا لمعيار حجم الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة لعام 2021، وهي المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 3 مليارات ريال.

أما عن متطلبات الفوترة الإلكترونية الإضافية لتلك المرحلة فهي:

• ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام الهيئة.
• إصدار الفواتير الإلكترونية بناءً على صيغة محددة.
• تضمين عدد من العناصر الإضافية في الفاتورة.

وفي الوقت الراهن تم تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار، وبدأت المؤسسات في إصدار وحفظ الفواتير بشكل إلكتروني عبر المنظومة، ولكن هناك متطلبات يجب الإلتزام بها في تلك المرحلة تبعًا لما صرحت به هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

متطلبات الفوترة الإلكترونية في المرحلة الأولى الإلكترونية

يتطلب الانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية الالتزام بعدة متطلبات الأساسية، وهي:

1- استخدام نظام فوترة إلكتروني

ينبغي التأكد من توافر نظام بمؤسستك يتناسب مع متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى، ولذلك يجب التواصل مع الفريق التقني الخاص بمؤسستك أو مزود أنظمة الفوترة، لتوفير جميع المتطلبات الفنية والتقنية.

2- إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية

يجب الحرص على إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها عن طريق أنظمة الفوترة الإلكترونية، والامتناع عن إصدار أي فواتير مكتوبة بخط اليد أو برامج تحرير النصوص.

3- التأكد من توافر جميع عناصر الفاتورة الضريبية

من أساسيات تطبيق المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية هي إصدار الفاتورة الإلكترونية بما يتوافق مع أنظمة ضريبة القيمة المضافة، بما يشمل:

الفواتير الضريبية

يجب التأكد من إضافة البيانات التالية عند إصدار فاتورة ضريبية:

• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري.
• كتابة عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية”.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• اسم المورد.
• الرقم التسلسلي لمزود الخدمة.
• عنوان المتجر.
• الرقم الضريبي للمورد.

الفاتورة الضريبية المُبسطة

يجب الإلتزام بإضافة عدد من البيانات مع البيانات الأساسية المتوفرة في الفاتورة الضريبية، وتلك البيانات هي:

• رمز الاستجابة السريع QR Code.
• رقم الفاتورة.
• عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية مُبسطة”.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• اسم المتجر.
• الرقم التسلسلي للفاتورة.
• عنوان المتجر.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
• معدل القيمة المضافة.

الحلول التقنية للفوترة الإلكترونية

ينبغي أن تشتمل الحلول التقنية متطلبات الفوترة الإلكترونية المحددة من الهيئة والخاصة بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية ما يلي:

• الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات الذي يستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية منشأة إلى منشأة / جهة حكومية (B2B/ B2G).
• جميع الحلول التقنية التي تستخدم من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية لإصدار الفواتير الإلكترونية.
• الحل التقني المطابق لمتطلبات الفوترة الإلكترونية، والمستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية المُبسطة منشآت إلى أفراد B2C.
• جميع أنواع الحلول التقنية التي تستخدم من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية لإصدار الفاتورة الإلكترونية المُبسطة.

في حالة جمع الحل التقني بين نوعي الفواتير (فواتير إلكترونية – فواتير إلكترونية مُبسطة) فيجب أن يستوفي جميع متطلبات الامتثال للنوعين أيضًا.

من أبرز الحلول التقنية المستخدمة:

1- تسجيل النقدية (كاشير) متصل بالإنترنت

تصدر الفواتير عبر جهاز تسجيل النقدية، ويتم الختم على الجهاز نفسه؛ إذ يصدر الجهاز الفواتير ويخزنها بعد الربط مع أنظمة الفوترة الإلكترونية للهيئة، وبذلك تعد نوع المعاملة في تلك الحالة منشأة إلى فرد.

2- برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP

يوفر ذلك النظام خاصية إصدار الفواتير؛ إذ يتم إصدار الفواتير الإلكترونية المُبسطة وختمها تلقائيًا على الخادم، ومن ثم ربطها مع أنظمة الفوترة الإلكترونية.

تُختم الفواتير الإلكترونية بواسطة منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي تتم المعاملات هنا بكلا النوعين (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).

3- حلول التجارة الإلكترونية

يتمكن المستخدم من إصدار الفواتير على منصة التجارة الإلكترونية المتصلة بخادم سحابي أو خادم محلي؛ إذ تتم عملية الختم بواسطة خادم الفواتير الضريبية المُبسطة، وتُختم الفواتير الضريبية الإلكترونية بواسطة بوابة الهيئة للربط أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي فإن هذا الحل يناسب المنشآت والأفراد.

4- تسجيل النقدية الافتراضي

في تلك الحالة يصدر الحل التقني الفواتير على برنامج ذي نقطة نهاية (end-point software) عبر جهاز إلكتروني مثل جهاز حاسب آلي شخصي أو لوحي أو هاتف ذكي، ويُستخدم مع المنشآت -B2B- أو الأفراد -B2C-.

5- الحلول السحابية Cloud Solutions

في حالة استخدام الحل التقني الخاص بالحلول السحابية يتم إصدار الفواتير وتخزينها على خادم سحابي، ويتم استخدامه مع كلا نوعين المعاملة (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).

6- سجلات النقد الإلكترونية المتصلة بشبكة

يُعرف الحل التقني بأنه عدد من أجهزة السجلات النقدية المتصلة بخادم التحكم؛ إذ تصدر الفواتير وتخزن على شبكة الخادم، ويتم استخدام نوع معاملة واحد في تلك الحالة (منشأة إلى فرد B2C).

هناك بعض من الأشياء التي لا يجب أن تتضمنها الحلول التقنية المطابقة لمتطلبات الفوترة الإلكترونية مثل:

• أدوات تعديل النص.
• برامج الاكسل Excel.
• برامج مسك السجلات، في حالة إذا لم تكن مزودة بمحولات متوافقة.
• طابعة فاتورة ورقية، ما لم تكن تصدر أيضًا فواتير إلكترونية مُبسطة.

متطلبات الفوترة الإلكترونية الفنية للحل التقني المستخدم في المرحلة الأولى

معرفة متطلبات الفوترة الإلكترونية الفنية والالتزام بتطبيقها يختصر عليك الكثير في رحلتك مع هيئة الزكاة والدخل، ونجد أن من أبرز متطلبات المرحلة الأولى:

أنواع الفواتير والإشعارات

يختص ذلك بالقدرة على إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية الخاصة بالفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المُبسطة والمرتبطة بإشعارات الدائن والمدين.

صيغة إصدار الفواتير والإشعارات

لا توجد صيغة إصدار محددة للفواتير والإشعارات الإلكترونية؛ فالغاية الأساسية هي توافر جميع البيانات المطلوبة لكلٍ من الفاتورة أو الإشعار.

هيكلة الفواتير والإشعارات

ينبغي أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية والإشعار على كافة الحقول التي أقرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويجب ألا نغفل عن التحقق من صحة المحتوى استنادًا إلى جميع القيم وقواعد العمل.

معالجة وأمن البيانات

من أهم الضوابط الخاصة بمعالجة وأمن البيانات هي تصدير الفواتير والإشعارات الإلكترونية إلى أرشيف محلي غير متصل بالإنترنت، إلى جانب ذلك نجد أن وحدة الحل التقني تتضمن خصائص تمكنها من إقفال نفسها كي تكشف أي تلاعب قد يحدث وتمنعه، وذلك في حالة الفواتير الضريبية المُبسطة وما يرتبط بها من إشعار دائن أو مدين.

تخزين وأرشفة البيانات

امتثالًا لما أقرته هيئة الزكاة والضريبة لا بد من تصدير الفواتير الإلكترونية والإشعارات المرتبطة بها إلى أنظمة خارجية، لتمكين الأشخاص الخاضعين للائحة من الالتزام بأحكام ومتطلبات الفوترة الإلكترونية.

ويجب مراعاة احتواء ملفات الفواتير والإشعارات الإلكترونية التي يتم تصديرها لغاية الأرشفة على ما يلي:

• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
• تاريخ إصدار الفاتورة الإلكترونية أو الإشعار الإلكتروني.
• وقت إصدار الفاتورة الإلكترونية أو الإشعار الإلكتروني.
• الرقم المرجعي للفاتورة الإلكترونية أو الإشعار الإلكتروني.
• رمز الاستجابة السريع (QR Code)

عند طباعة وإنشاء رمز الاستجابة السريع QR Code فيما يخص الفواتير الإلكترونية والإشعارات يجب التركيز على البيانات التالية:

• اسم المورد.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمورد.
• التاريخ والوقت للفاتورة أو الإشعار.
• إجمالي الفاتورة (فيما يتضمن ضريبة القيمة المضافة).
• إجمالي ضريبة القيمة المضافة.
• دالة التشفير Hash لفاتورة أو إشعار XML.
• ختم التشفير (في حالة الفواتير الضريبية المبسطة يتم إصداره من قبل الحل التقني، أما في الفواتير الضريبية يتم إصداره من قبل الهيئة نفسها).
• المفتاح العام المستعمل في إنشاء ختم التشفير (في حالة الفواتير الضريبية المبسطة يتم إصداره من قبل الحل التقني الخاص بذلك، أما في الفواتير الضريبية يعد هذا الحقل اختياريًا وهو المفتاح العام للهيئة).

المتطلبات الفنية الإضافية الواجب توافرها في الحل التقني المستخدم في المرحلة الثانية

يجب توافر جميع متطلبات الفوترة الإلكترونية التالية في الحل التقني المستخدم في مرحلة إصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات والتي من المقرر البدء في إصدارها بداية من يناير.

صيغة الفواتير

تنقسم صيغة الفواتير إلى صيغة إلزامية واختيارية كما يلي:

• بناءً على مواصفات ومتطلبات الفوترة الإلكترونية تستخدم صيغة XML لإنشاء الفواتير والإشعارات وإرسالها بشكل إلزامي.
• تستخدم صيغة PDF/A-3 (متضمنة صيغة XML) كصيغة اختيارية قابلة للقراءة كي يتم مشاركة الفاتورة أو الإشعار مع العميل.

معالجة وأمن البيانات

يتطلب حفظ أمن البيانات إصدار رقم التعريف الموحد عالميًا UUID لكل فاتورة أو إشعار، وذلك مع مراعاة وجود عداد غير قابل للتلاعب “Tamper-resistant counter” تزداد قيمته عن كل فاتورة أو إشعار مصدر.

ختم التشفير

يختص ذلك بالفواتير الضريبية المُبسطة وما يرتبط بها من إشعار دائن أو مدين؛ إذ يستخدم الرمز التعريفي الخاص بكل حل تقني في تطبيق ختم التشفير على كل فاتورة وإشعار.

ولكي تحتوي كل فاتورة ضريبية مبسطة وإشعارها على ختم التشفير، يجب الالتزام بما يلي:

• إصدار أختام التشفير وإدارتها من خلال بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• تسجيل الأشخاص الخاضعين للضريبة الدخول إلى بوابة الهيئة باستخدام حساباتهم الحالية من أجل طلب وإدارة الأختام.
• إنشاء مفتاح توقيع جديد عند تحديد الرمز التعريفي الخاص بأختام التشفير.
• وضع علامة على مفتاح التوقيع توضح أنه غير قابل للاستخراج أو النقل خارج وحدة الأمان.
• تشفير القرص الصلب الخاص بالحل التقني لحماية مفتاح التوقيع (في حالة استخدام برنامج لتخزين ذلك المفتاح).

قدرات تشفير إضافية

تمكنك قدرات التشفير الإضافية من استخدام خوارزمية تشفير كي تستطيع إنشاء دالة التشفير Hash؛ إذ تعد تلك الدالة بمثابة بصمة رقمية خاصة بالفاتورة لضمان حفظها بشكل آمن.

رقم التعريف الموحد عالمياً للفاتورة في صيغة (UUID)

الهدف الرئيس من إنشاء رقم التعريف الموحد عالميًا UUID -والمعروف برقم bit-128- هو ضمان عدم إنشاء نفس رقم التعريف من قبل شخص آخر، وبالتالي فهو يضمن الأمان التام.

الاتصال

يعد الاتصال من أهم متطلبات الفوترة الإلكترونية في تلك المرحلة؛ إذ يساعد في:

• إنشاء اتصال مشفر وموثق على شبكة الإنترنت مثل TLS.
• تحميل الفواتير الضريبية المبسطة وما يرتبط بها من إشعارات من خلال واجهة برمجة التطبيقات الخارجية External API.
• إرسال الفواتير والإشعارات في نفس وقت صدورها (Real Time)، وتلقي الرد من الهيئة عن طريق واجهة برمجة التطبيقات الخارجية External API.
• وضع الفواتير والإشعارات في قائمة الانتظار (في حالة عدم اتصال الحل التقني المستخدم بالإنترنت)؛ إذ يظل الحل قيد التشغيل لحين معاودة الاتصال بالإنترنت مرة أخرى.

المواصفات والخصائص الوظيفية المحظورة

يحظر إجراء أي مما يلي في الحلول التقنية الخاصة بالفواتير الإلكترونية:

• عدم التحكم الكامل بالوصول (الوصول دون تسجيل الدخول – استخدام كلمة مرور افتراضية – عدم وجود إدارة جلسة المستخدم).
• السماح بإنشاء أكثر من تسلسل واحد للفواتير والإشعارات الإلكترونية.
• استخراج أو نقل مفتاح التوقيع الخاص بختم التشفير كي يستخدم في جهاز آخر.
• تغيير الوقت الخاص بالحل التقني وتعديل بيانات الختم الزمني أثناء إصدار الفاتورة.
• التلاعب في الفواتير والإشعارات الإلكترونية.

لا يؤثر التلاعب في الفواتير على مطابقة متطلبات الفوترة الإلكترونية فحسب؛ بل يؤثر أيضًا على مكانة مؤسستك وثقة العملاء بك، ومن أمثلة هذا التلاعب:

• إصدار الفواتير أو الإشعارات الإلكترونية بدون تسلسل.
• تعديل أو حذف الفواتير أو الإشعارات الإلكترونية الصادرة وكذلك السجلات الخاصة بها.
• إصدار الفواتير أو الإشعارات الإلكترونية بأختام زمنية غير صحيحة.
• إعادة تعيين أو ضبط عداد الفواتير أو الإشعارات.

ويجب التنويه أنه لا يسمح بأي شكل أن يتضمن الحل التقني -المستخدم في إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية- أي من الخصائص السابقة، وأي مخالفة لذلك يُعد الحل التقني غير مطابق لمتطلبات الفوترة الإلكترونية، وذلك طبقًا لما ورد في الجزء الخاص بالملحق على منصة استطلاع.

والآن تكون على دراية كاملة بكل التفاصيل الخاصة بمراحل الفوترة الإلكترونية وأهم المصطلحات الخاصة بها، وكذلك الحلول التقنية، وتستطيع معرفة كافة البيانات التي يجب توافرها داخل الفواتير الضريبية عن طريق مقال: أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.