كفاءة عالية مع أيدي عاملة أقل وتوفير للوقت والمال! أي صاحب عملٍ لا يتمنى تحقيق هذه المعادلة في ظل التحديات التي يفرضها الواقع من تسارعٍ في عالم الأعمال والتقنيات الخاصة به.

باستخدام التكنولوجيا للأعمال التجارية تزداد كفاءة العمل في جميع أقسامه عن طريق القضاء على قدر كبير من المهام المتكررة وتقليل عدد الساعات التي تستغرقها المهام الزائدة عن الحاجة وأيضًا تحسين الإنتاجية بشكل عام.

دفعت كل هذه الفوائد وغيرها أصحاب الشركات إلى استخدام التشغيل الآلي في أعمالهم، وفي هذه المقال نتعرف على معنى التشغيل الآلي ولماذا يحتاج إليه العمل وكيف يتم تشغيل بعض المهام التجارية آليًا!

ما هو التشغيل الآلي للعمل

 

يشير مصطلح التشغيل الآلي إلى استخدام التكنولوجيا بدلًا من استخدام الطرق اليدوية في العمليات اليومية المتكررة، بداية من طريقة التوظيف إلى المحاسبة، حيث يساعد كل ركن من أركان العمل.

وبهذه الآلية تستطيع الشركات أن تصل للمستوى المثالي من إنجاز المهام والأعمال والإنتاجية وفي مرحلة متقدمة من تشغيل العمل آليًا يصبح الوصول للبيانات سهلًا ولحطيًا حيث يتم تجميعها في نقطة مركزية واحدة، كما تصبح عملية تحليل البيانات سهلة، واضحة ومنتظمة مما يساهم في سهولة اتخاذ القرارات الهامة وتعزيز نمو العمل.

لماذا يحتاج عملك إلى التشغيل الآلي

من المنطقي أن يسأل صاحب العمل قبل اتخاذ أي خطوة جديدة عن جدوى هذه الخطوة وأهميتها وماذا ستحقق له من مكاسب. وإذا تعلق الأمر بأداء العمل وتغيير بعض الأوضاع الافتراضية بداخله فهذا أدعى لسؤال؛ لماذا يحتاج عملي إلى التشغيل الآلي!

صحيح أن التشغيل الآلي للعمليات التجارية يوفر الوقت والجهد والمال، ولكن فوائده لا تقف عند هذا الحد وحسب.

فهو يساهم في تقليل حجم القوى العاملة التي يتطلبها إنجاز المهام، وفي المقابل فإن القوى العاملة المتبقية تنشغل بمهام وأعمال أكثر أهمية.

فمثلًا؛ مع التشغيل الآلي أنت لست بحاجة لتعيين موظفين تنحصر مهام أعمالهم فقط في الرد على استفسارات عملائك على مواقع التواصل، استخدام التشغيل الآلي يغني عن هذا وأكثر.

كما يترتب على تقليل القوى العاملة واستبدالها بالأساليب الآلية الحديثة الحدّ من الأخطاء البشرية والوقت اللازم لتصحيحها.

وكما ذكرنا؛ فإنه في مراحل متقدمة من التشغيل الآلي للعمل تحصل على بيانات وتقارير مالية مفصلة وتوقعات مستقبلية عن العمل مما يساعدك على النمو بشكل سليم.

أفكار لتشغيل بعض الأعمال التجارية آليًا

تحليل نشاط الموظفين

حركة موظفيك داخل الشركة ونشاطهم من المهام التي يجب أن تلاحظها كصاحب عمل، فمعدل الدوران المرتفع للموظفين يدل أن هناك خطبًا ما يجب أن تنتبه له، كذلك التقارير المبنية على إنتاجيتهم في العمل، فمثلًا من الضروري متابعة تقدم موظفي المبيعات شهرًا بعد شهر، وكذلك قسم التسويق وغيرهم.

تقوم برامج إدارة الموارد البشرية بتتبع مهام كل موظف وإنشاء تقارير جاهزة لأصحاب العمل، وبالتالي يستطيع صاحب العمل بناءً على هذه التقارير رصد المشاكل في حال وجودها واتخاذ القرارات الصحيحة لصالح العمل والموظفين، كما تمكنه هذه التقارير من مكافأة المتميزين في العمل وتشجيعهم.

نقل الملفات

يحتاج أحد موظفي قسم التسويق ملفًا مهمًا من قسم المبيعات، وفي نفس الوقت يحتاج المدير التنفيذي إلى مجموعة ملفات مالية من قسم المحاسبة، ومسؤول تلك الملفات لدى قسم المحاسبة مشغول بتجهيز ملفات أخرى.
الكثير من التفاصيل والخطوات والجهد وبطبيعة الحال التأخر في العمل.

باستخدام التشغيل الآلي تستطيع الشركات تخزين الملفات بشكل رقمي يسهل الوصول إليه عند الحاجة بكل كفاءة، كاستخدام منصات Google Doc أو Dropbox

إعداد التقارير

 

 

يعتمد عملك بشكل أساسي على جداول البيانات وإعداد التقارير! ولكن تكرار هذه العملية يوميًا أو أسبوعيًا يستغرق منك الكثير من الوقت والجهد مع احتمالية حدوث الأخطاء الناتجة عن العامل البشري!

حسنًا؛ ربما عليك التفكير في التشغيل الآلي لإنجاز هذه المهام، بالاستخدام الآلي يتم توزيع المعلومات والبيانات التي تُبنى عليها التقارير بشكل يومي أو أسبوعي، ما يسهل من عملية استعراضها و استدعائها مرة أخرى، كما يُسهّل التنبؤ بالأداء في المستقبل واتخاذ القرارات السليمة التي تخدم العمل.

وباستخدام التشغيل الآلي تستطيع جدولة إصدار التقارير وإرسالها لمن يحتاجها من أصحاب القرارات، مما يجعل العمل أكثر انسيابية وأعلى كفاءة.

التشغيل الآلي لرسائل البريد الإلكتروني

يقضي معظم الموظفين ساعات طويلة في تلقي رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ومتابعة العملاء بمختلف استفساراتهم مما يؤخرهم عن إتمام أعمالهم الرئيسية.

كصاحب عمل؛ هل سألت نفسك سؤال “ما الذي يمكن أن يحقق موظفوك إن كانوا أكثر إنتاجية!”

بواسطة التشغيل الآلي للبريد الإلكتروني يختفي قدر كبير من التعامل اليدوي مع رسائل البريد الواردة عن طريق إرسال الردود الآلية وبالتالي يحتفظ الموظفون بقدر كبير من طاقتهم في التركيز على الوظائف الرئيسية.

المهام المحاسبية

العملية الأصعب والأكثر تعقيدًا واستغراقًا للوقت والجهد هي عملية المحاسبة، وبواسطة إنجاز هذه العملية آليًا أو جزء كبير منها ستحصل على الكثير من الفوائد، كما ستتخلص من كثير من الخيارات المرهقة كاختيار برنامج محاسبي ذا نظام منفصل عن بقية أنظمة الشركة أو اختيار الطرق اليدوية ذات المشاكل والأخطاء الكثيرة.

يُمكنك تشغيل العمليات المحاسبية آليًا من التخلص من المشاكل الناتجة عن الإدخالات اليدوية للبيانات، وإدارة كلًا من الفواتير والدفع والإيرادات في الوقت المحدد وتخزين الملفات المالية وتنظيمها، وكذلك معالجة جميع الأخطاء المحاسبية ومرونة إنشاء التقارير الخاصة بها.
هل ما زلت تفكر في جدوى تشغيل بعض أعمالك التجارية آليًا!

الاجتماعات

إدارة الجداول الزمنية وتنظيم الاجتماعات ومتابعة الحضور في الغالب أنشطة تتم يدويًا، ولكن مع نظم التشغيل الآلي يصبح الأمر أكثر سهولة وأعلى كفاءة، فبدلًا من الطرق التقليدية لإنشاء الاجتماع ودعوة الحضور تليفونيًا تستطيع البرامج فعل هذا بكل هدوء، مثل خدمة Google Meet كما تساعد تقنيات التشغيل الآلي في دعم الاجتماع نفسه وتحسين التواصل قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعده.

التواصل

التواصل بين أعضاء كل قسم فيما بينهم وبين باقي الأقسام أمرًا هامًا للاطلاع على المعلومات الضرورية، لكن إرسال الرسائل البريدية أو النصية أو حضور الاجتماعات بشكل فعلي واستدعاء الأشخاص من أجلها أمرًا مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلًا.

يساعد التشغيل الآلي في اختصار كل تلك الخطوات عن طريق إنشاء وإرسال رسائل تذكيرية متكررة بشأن الأحداث المقبلة، وإظهار الجدول الزمني الخاص باللقاءات ومعرفة من قبل اللقاء ومن قام بالرفض، كما يساعد التشغيل الآلي في تسهيل التواصل مع العملاء بشكل كبير عبر البرامج المتعددة.