يحتاج الدخول إلى عالم تجارة التوزيع إلى توفير بعض الأدوات التي تساهم في إنجاز العديد من العمليات بالمؤسسة، وتسهيل متابعة بيانات وحسابات العملاء أولًا بأول؛ وذلك لتوفير الوقت والجهد، ورفع كفاءة سير العمل، وهذا ما يمكن تحقيقه من خلال برنامج إدارة تجارة التوزيع.

لنتعرف بالتفصيل على ما تقدمه “إدارة” من مساهمات لمساعدة تجار التوزيع في إنجاز عملهم وتحقيق أعلى إنتاجية.

ما هي تجارة التوزيع؟

تُعرف تجارة التوزيع بـ B2B wholesale/distribution، وهي تعامل تجاري بين الشركات بعضها البعض يتم من خلاله شراء المنتجات من الشركة المصنعة وإعادة بيعها إلى تجار التجزئة أو شركات مصنعة أخرى دون التعامل مع المستهلك النهائي، وتحتل تلك التجارة منزلة كبيرة في السوق.

يمر المنتج بالطبع بسلسلة من العمليات المتتابعة حتى يصل إلى المستهلك النهائي، وتلعب تجارة التوزيع دورًا فعالًا في إتمام تلك العمليات بكفاءة، إلا إنها تواجه بعض التحديات التي تؤثر بالسلب على سلاسة تدفق السلع، ومن أبرزها:

• الحاجة إلى إدارة المخزون بدقة
• تعقيد عمليات تداول المنتجات
• استغراق عملية البيع وقتًا طويلًا ليتم اعتمادها
• احتياج الشركة إلى عدد كبير من العمالة
• التطور المستمر في التجارة

وهنا يأتي دور “إدارة”؛ إذ تم تطويره للتغلب على تلك التحديات وتخفيف العبء على الموظفين من خلال برنامج إدارة تجارة التوزيع.
أهمية الاستعانة بأنظمة ERP في تجارة التوزيع

نظرًا لصعوبة متابعة كل ما يخص تجارة التوزيع من خلال الدفاتر والفواتير الورقية فنجد أن أنظمة ERP تعد بمثابة المساعد الأول للإلمام بجميع البيانات الخاصة بتجارة التوزيع بشكل سريع، بالإضافة إلى أنك تلك الأنظمة تساهم في:

• الحفاظ على موارد المؤسسة
• القضاء على تكدس العمالة
• توفير بيانات دقيقة يمكن قياسها
• سرعة إتمام العمليات المختلفة
• التكامل مع الأنظمة الأخرى بسهولة
• ربط الأقسام المختلفة ببعضها
• سهولة عرض البيانات في شكل تقارير
• رفع كفاءة عمليات البيع والشراء
• اختصار العديد من الخطوات تدفق السلع بالقنوات
• رفع مستوى رضا العملاء
• تشكيل رؤية واضحة عن وضع المؤسسة
• تحديث بيانات البضائع وحسابات العملاء لحظيًا
• رفع مستوى أمان البيانات المسجلة

بالتالي يتضح أنه لا غنى عن أنظمة ERP لتسهيل متابعة العمليات الخاصة بتجارة التوزيع.

9 خصائص يوفرها برنامج إدارة تجارة التوزيع من “إدارة”

يقدم “إدارة” مجموعة من الخصائص التي تدعم تجار التوزيع وتساعدهم في إنجاز عملهم، وبالتالي فهو يوفر عليهم الكثير من الوقت والجهد، وتتضح تلك الخصائص في:

1- إدارة الائتمان

يمثل تأخير سداد قيمة المشتريات أزمة كبيرة بالنسبة للموردين في تجارة التوزيع؛ إذ يحتاج هذا الأمر إلى متابعة البيانات والحسابات الخاصة بكل عميل؛ لحساب المديونية ومعرفة مدى قدرة العميل على سحب منتجات أخرى وتأخير سدادها دون أن يؤثر ذلك سلبًا على موارد الشركة، وبالتالي يتطلب ذلك بذل الكثير من الجهد.

إذًا فأنت بحاجة إلى إدارة الائتمان وتنظيم عمليات السداد الخاصة بكل عميل، وهذا ما يساعدك في تحقيقه برنامج إدارة تجارة التوزيع.

من خلال “إدارة” يمكنك تخصيص حد ائتمان لكل عميل بناءً على تاريخ السداد الخاص به، وفي حالة طلب بضاعة بقيمة أعلى من القيمة المحددة يتم منع العملية لحين التصديق عليها من مدير الائتمان، وبالتالي يوفر ذلك رؤية واضحة عن المديونية ويساعدك في وضع خطط مناسبة بناءً على قيم دقيقة.

إلى جانب ذلك نجد أن “إدارة” يُمكنك أيضًا من الوصول السريع إلى بيانات عملائك ومعرفة التفاصيل الخاصة بهم بسهولة ودقة دون الحاجة إلى الاستعانة بالدفاتر الورقية التي يرتفع بها معدل الخطأ، وبالتالي فهو يختصر عليك الكثير من الخطوات.

2- تنوع طرق الدفع

توفير طرق دفع مختلفة يعد من أهم البنود التي يجب وضعها في الاعتبار في تجارة التوزيع؛ إذ تتسم تلك التجارة بكبر حجمها وبالتالي في السداد النقدي قد يكون مناسبًا لبعض العملاء لكنه لا يناسب البعض الآخر، ونظرًا لأهمية رفع مستوى رضا العملاء عن عملية الشراء فلا بد من وجود طرق سداد متعددة.

حرصنا في برنامج إدارة تجارة التوزيع على توفير أكثر من طريقة دفع، ويمكن للعميل اختيار الطريقة الأنسب له تبعًا لحجم الطلبية أو قيمتها، ويتم عرض قيمة الدين عند تسجيل طلب جديد.

يتم تسجيل عمليات السداد وتحديثها بشكل لحظي مما يغنيك عن الاستعانة بالفواتير الورقية التي أصبحت تمثل عبئًا إضافيًا على الموظفين.

3- إدارة التحصيل

الإلمام بجميع المستحقات وتواريخ التحصيل هو أمر ضروري للمؤسسة؛ حتى تتمكن الإدارة المالية من اتخاذ القرارات السليمة للنمو والتطوير، ونظرًا لصعوبة تنفيذ ذلك بشكل يدوي فقد قمنا في “إدارة” بتبسيط تلك العملية.

يوفر برنامج إدارة تجارة التوزيع المقدم من “إدارة” رؤية واضحة عن الجانب المالي الخاص بكل عميل من خلال:

• تنظيم الحسابات الخاصة بالعملاء والموردين
• توفير تقارير أعمار الديون
• ترتيب المعاملات المالية مع عملائك
• إمكانية إنشاء تقرير أعمار الديون تبعًا لسياسة الائتمان التي تتبعها المؤسسة
• سهولة متابعة تواريخ التحصيل الخاصة بكل عميل
• متابعة التغيرات المالية لحظة بلحظة

4- إدارة سيارات التوزيع

متابعة سيارات التوزيع المتوجهة إلى العملاء تحتاج إلى وجود نظام فعال يختصر على الموظفين الخطوات المرتبطة بعملية التسليم، ونجد أن برنامج إدارة تجارة التوزيع يكمن من إتمام تلك الخطوات بسهولة دون النزول من السيارة وباستخدام جهاز واحد، فمن خلاله يمكنك:

• تسجيل المبيعات
• المتابعة مع العملاء
• إتمام عملية البيع وإصدار الفواتير
• متابعة النقدية والمخزون الخاص بكل سيارة
• طباعة الفواتير من خلال الطابعة البلوتوث

بتطبيق هذا النظام ستتمكن من تحديث بيانات العملاء لحظيًا، وبالتالي تصبح معلوماتك أكثر دقة وتحقق الإدارة الفعالة بالمؤسسة.

5- التصديقات من الإدارات المختلفة

تحتاج بعض أوامر البيع إلى التصديق عليها من قِبل المسؤولين؛ وذلك للتمكن من إتمامها كما في حالة تخطي العميل حد الائتمان الخاص به، وتوفر “إدارة” أنواعًا متعددة من التصديقات التي تلعب دورًا فعالًا في إدارة التعاملات المختلفة مع العملاء مثل:

• تصديقات مدير المبيعات
• تصديقات الحسابات
• تصديقات التحصيل

توجد تلك التصديقات بقسم المبيعات، وتساعد في رفع الكفاءة والوصول إلى مستوى عالٍ من الدقة، وبالطبع ينعكس تأثير ذلك على حالة المؤسسة.

تظهر أهمية التصديقات بشكل واضح في تجارة التوزيع؛ فنظرًا لكبر حجم التجارة وارتفاع قيمة أوامر البيع في أغلب الأحيان فإن وجود معايير واضحة تحكم التعاملات بين الموظف والعميل هو أمر ضروري؛ لضمان سير العملية بنجاح ولتجنب الدخول في العديد من المشكلات مع العملاء.

6- حصص متاجر البيع

تقسيم حصص البيع بين الفروع تبعًا لمبيعات الفرع وحجمه يعد من الأمور الهامة التي يجب الانتباه إليها؛ للتمكن من توفير السلع في جميع الفروع وتجنب عمليات البيع الملغاة التي تؤثر بالسلب على المؤسسة.

كما أن له دور فعّال في الموازنة في حصص البيع بين السلع التي يمكن بيعها بالتجزئة أو بالجملة، والحرص على عدم نفاذ السلع لصالح أحدهما على حساب الآخر مما يحقق التوازن.

من خلال برنامج إدارة تجارة التوزيع تتمكن من تحديد حصص بيع لكل فرع لا يمكن تخطيها، وبذلك تحقق التوزيع العادل للسلع بين متاجر البيع الخاصة بك.

7- مستهدفات البيع

حتى تتمكن من معرفة مدى تطور مستوى موظفيك وتكون على دراية بنقاط القوة والضعف لديهم لا بد من متابعة أدائهم باستمرار وبدقة، وفي حالة وجود تطور ملحوظ في الأداء يجب صرف المكافآت المستحقة لكل موظف؛ لتشجيعه على بذل قصارى جهده في العمل وتحقيق أعلى إنتاجية بكفاءة عالية.

يساعدك برنامج إدارة تجارة التوزيع في معرفة أداء الموظفين من خلال وضع مستهدف بيع لكل موظف ومتابعة مدى اقترابه من تحقيق الهدف، وبناءً عليه يصبح المسؤول على دراية كاملة بمستوى موظفيه.

في حالة تحقيق الهدف يتم صرف المكافأة المناسبة للموظف، ويمكن أن تكون تلك المكافأة:

• نسبة من أرباح المبيعات عند تحقيق الهدف
• مبلغ محدد يتم صرفه عند تحقيق الهدف خلال فترة زمنية معينة
• صرف بصنف مخزني يتم تداوله بالمؤسسة

هناك نوعان من المكافآت والحوافز التي يمكن صرفها للموظفين من خلال “إدارة” وهما:

1- حافز Capped

في هذا النوع يتم صرف الحافز مرة واحدة سواء حقق الموظف مستهدف البيع مرة أو أكثر خلال الفترة الزمنية المطلوبة.

2- حافز Uncapped
هنا يستلم الموظف حافزًا كلما حقق مستهدف البيع خلال الفترة المحددة، فلا يوجد حد معين لعدد مرات الصرف.

8- قوائم الأسعار

يتيح برنامج إدارة تجارة التوزيع تسجيل عدد لا محدود من قوائم الأسعار وربط تلك القوائم بالعملاء عند تكويدهم، فنظرًا لتعامل المؤسسة مع عملاء مختلفين في التصنيفات التجارية لا بد من وجود قوائم أسعار مناسبة لكل تصنيف؛ للوصول إلى رضا العملاء.

في بعض الأحيان يتطلب الأمر تسجيل قائمة أسعار مخصصة تبعًا لكل عميل وربطها بحسابه؛ لاستدعائها عند إجراء أمر بيع خاص به.

9- الاستلام والصرف المخزني الجزئي

استلام وصرف البضاعة على دفعة واحدة قد لا يكون مناسبًا في بعض الأحيان نظرًا لكبر حجم البضاعة، وبالتالي يحتاج الأمر إلى تجزئة، وهنا تظهر المشكلة؛ فقد يتسبب ذلك في حدوث خلل في الحسابات وكميات البضائع بمخازن المؤسسة نظرًا لتعدد الخطوات المطلوبة لإتمام هذا الأمر.

يعد برنامج إدارة تجارة التوزيع خيارك الأمثل لتجنب تلك المشكلة؛ إذ يوفر برنامج إدارة تجارة التوزيع فواتير تفصيلية لطلبات العميل، بالإضافة إلى متابعة تسليم البضاعة بشكل تدريجي لحين إتمام الأمر سواء كان شراءً أو بيعًا، وبالتالي يصبح الاستلام والصرف المخزني الجزئي أمر لا صعوبة فيه.

إذًا فـ “إدارة” يوفر لك جميع الخصائص التي تحتاج إليها لمتابعة تجارة التوزيع وإدارتها بشكل جيد، مما يعود بالنفع على المؤسسة ككل.

تواصل معنا الآن

يمكنك الاستفادة من جميع ما تقدمه “إدارة” لتجارة التوزيع من خلال التواصل معنا والحصول على البرنامج واختصار العديد من خطوات تحقيق الإدارة الفعالة.