إيجاد برامج إدارية سهلة تمكن أصحاب الشركات والموظفين من إدارة العمل وتبادل المعلومات بسهولة يوفر الكثير من الوقت والجهد داخل الشركات، ومن أفضل تلك البرامج هي برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP.

تسهل برامج ERP معرفة كل ما يدور داخل الأقسام المختلفة والربط بينهم، كما تتيح التكامل مع الأنظمة الأخرى، وغيرهما من المميزات التي سنتعرف عليها، ورغم وجود تلك المميزات إلا أنها لا تخلو من العيوب التي تعيق تطبيقها.

لذا سنتعرف بالتفصيل في هذا المقال على مميزات وعيوب نظام ERP الذي يعد من أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية ونعرض سبب أهمية تطبيق هذا النظام داخل المنشآت.

ما هو برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP؟

برنامج تخطيط موارد المؤسسة Enterprise Resource Planning هو برنامج إداري مركزي شامل بدأ ظهوره في عام 1990 بهدف إنشاء قاعدة بيانات واحدة داخل الشركات يمكن من خلالها إدارة جميع الأقسام بسهولة دون الحاجة إلى نقل البيانات يدويًا أو بذل جهود كبيرة.

دعني أخبرك أن النظم الإدارية التقليدية في الشركات هي نظم منفصلة كليًا عن بعضها، بمعنى أن هناك نظام إداري لإدارة المشتريات، وهناك نظام آخر لإدارة علاقات العملاء، وغيرهما، ويتطلب نقل البيانات من قسم إلى آخر الكثير من الوقت والجهد مما جعل أصحاب الشركات يبحثون عن نظام إداري يمكنهم من الربط بين جميع الأنظمة، وهنا ظهرت برامج تخطيط موارد المؤسسة لتلبية تلك الحاجة.

زادت أهمية برامج ERP مع ظهور منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ إذ تسهل على الممول الانضمام إلى المنظومة وإصدار الفواتير ومتابعتها مع مصلحة الضرائب، فلنتعرف بالتفصيل على ذلك قبل الحديث عن مميزات وعيوب نظام ERP.

أهمية نظام ERP لمنظومة الفاتورة الإلكترونية

منظومة الفاتورة الإلكترونية هي منظومة حديثة تعتمد استخدام المستندات الرقمية لإثبات إجراءات بيع السلع والخدمات، وذلك بهدف القضاء على الفواتير والإشعارات الورقية وتحويلها إلى ملفات رقمية يسهل تبادلها، ويتطلب الانضمام إليها:

• التسجيل على المنظومة الرقمية
• استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني
• تكويد السلع والخدمات
• التكامل مع المنظومة الإلكترونية التابعة لمصلحة الضرائب
• إصدار الفواتير وإرسالها رقميًا

تكمن أهمية برامج إدارة موارد المؤسسة ERP في إمكانية تحقيق التكامل مع المنظومة الإلكترونية؛ إذ يتم الربط بين برنامج ERP التابع للممول ومصلحة الضرائب المصرية من خلال واجهة برمجة التطبيقات API، فيساعد ذلك على متابعة ومراجعة جميع الفواتير لحظيًا، ومعالجة الأخطاء الحسابية بسهولة.

كما يوفر تكامل ERP مع المنظومة العديد من الخطوات اللازمة لإدخال البيانات وإرسالها إلى مصلحة الضرائب، وبالتالي يخفف هذا النظام من العبء الإداري ويوفر الكثير من الجهد.

هذا بخصوص أهمية نظام ERP في منظومة الفاتورة الإلكترونية، فماذا عن أهمية النظام لشركتك بوجه عام؟

لماذا يعتبر نظام ERP ضروريًا لشركتك؟

نظام ERP هو النظام الذي يجمع بين العمليات المختلفة بمجرد اتصال البيانات داخل شركتك، وبالتالي يمكن من خلاله:

1_ تتبع سير جميع العمليات

توجد قاعدة بيانات واحدة داخل نظام ERP، ومنها يستطيع المسئول عن الشركة متابعة سير جميع العمليات بسهولة دون الحاجة إلى نقل البيانات من مكان إلى آخر، بالإضافة إلى القدرة على اكتشاف الأخطاء الحسابية بسرعة ومعرفة سببها.

2_ استغلال موارد الشركة بالشكل الأمثل

وضوح جميع بيانات الأقسام التابعة للشركة على نظام ERP ومعرفة متطلبات كل قسم بيساعد على التخطيط الأمثل لاستغلال موارد الشركة وتوجيهها للمكان الصحيح.

3_ تسريع العمليات المختلفة داخل الشركة

نظام ERP هو نظام مرن جدًا وسهل الفهم يساعد على تسريع إتمام العمليات المختلفة داخل الشركة؛ إذ توجد جميع البيانات في مكان واحد، وبالتالي فهو يُمكن الموظفين من اتخاذ القرارات السريعة لصالح العمل.

4_ تقليل تكلفة النظم الإدارية

استخدام نظم إدارية متعددة داخل الشركة يحتاج لإنفاق الكثير من الأموال، نجد أن تلك النظم تكون منفصلة كما ذكرنا فتحتاج من الموظفين بذل جهد كبير للدمج بينهم، وهنا يتضح أن استخدام نظام إداري متكامل يوفر ويقلل التكلفة.

تتعدد مميزات برامج تخطيط موارد المؤسسة، ولكن يوجد بها بعض العيوب التي لا بد من معرفتها قبل تطبيق النظام داخل الشركة، فلنتعرف على مميزات وعيوب نظام ERP في السطور التالية.

مميزات وعيوب نظام ERP

لجأت العديد من الشركات في الصناعات المختلفة إلى تطبيق نظام ERP الإداري؛ للاستفادة من المميزات التي يقدمها، لكن على الصعيد الآخر لاحظنا قلق بعض المنشآت من تطبيق هذا النظام نتيجة وجود بعض العيوب.

مميزات نظام ERP

تتمثل مميزات نظام ERP في:

1_ متابعة وإدارة الفواتير

يساعدك نظام ERP على متابعة جميع الفواتير الصادرة وربطها بالحسابات الدائنة حتى يتم سداد تلك الحسابات في الوقت المحدد، ويمَكنك أيضًا من تتبع المدفوعات بسهولة.

2_ معالجة الأخطاء الحسابية

إدخال البيانات بطريقة يدوية يزيد من فرصة ارتكاب الأخطاء التي يصعب اكتشافها سريعًا، ويؤدي ذلك إلى حدوث العديد من المشكلات في حسابات الشركة.

يقضي نظام ERP بجدارة على تلك المشكلات؛ إذ يمكن المستخدم من اكتشاف الأخطاء ومعالجتها بشكل سريع.

لم تتوقف أهمية نظام ERP بالنسبة لإدارة الحسابات عند تلك النقطة؛ إذ نجد أن هذا النظام يغطي كافة الاحتياجات المحاسبية ويساعدك على معرفة كل ما يدور في هذا القسم.

3_ إمكانية قراءة التوقيع الإلكتروني

في نظام الفوترة الإلكترونية نجد أنه لا يتم اعتماد الفاتورة إلا بعد توقيعها إلكترونيًا، ويتميز نظام ERP بقدرته على قراءة هذا التوقيع وأيضًا معرفة الرمز التعريفي للفاتورة، وبالتالي فهو يساعدك على التأكد من صحة الفواتير.

4_ رفع الكفاءة الإنتاجية

يحسن نظام ERP من الكفاءة الإنتاجية للموظفين؛ إذ يقضي على المعوقات الإدارية التي تؤثر بالسلب على الإنتاجية، ويقلل العبء الإداري داخل الشركة فيصبح الموظفون أكثر قدرة على الإنتاج والإدارة.

5_ تحقيق التكامل بين الإدارات المختلفة

تمكن برامج تخطيط موارد المؤسسة من تحقيق التكامل مع الأنظمة المختلفة فتجمع العديد من العمليات في مكان واحد، وبالتالي فهي تزيد من الترابط بين الأنظمة وتسهل على الموظفين أداء عملهم ومتابعة ما يدور بالأقسام.

نجد أن تلك الميزة توفر على الممولين العديد من خطوات الانضمام إلى الفواتير الرقمية؛ إذ يمكن استغلالها في عمل دمج بين نظام ERP ومنظومة الفاتورة الإلكترونية بسهولة من خلال واجهة برمجة التطبيقات كما ذكرنا، ومنها يمكن إصدار الفواتير وتبادلها مع المصلحة، وبالتالي فهي تختصر طريق دخول عالم الفواتير الإلكترونية.

6_ رفع مستوى الأمان

توفر أنظمة ERP مستوى عالِ من الأمان داخل الشركة؛ إذ يتم العمل من خلال بيئة مغلقة مؤمنة تحافظ على بيانات العملاء، ويتم أيضًا تشفير عملية نقل البيانات داخل النظام.

هنا ينتهي أول جزء في رحلة معرفة مميزات وعيوب نظام ERP في الشركات، فلنتعرف على الجزء الآخر.

عيوب نظام ERP

رغم كثرة مميزات نظام ERP إلا أننا نجد بعض العيوب التي تجعل أصحاب الشركات يفكرون أكثر من مرة قبل أخذ قرار تطبيقه، فمن أبرز تلك العيوب:

1_ ارتفاع تكلفة النظام

يعد ارتفاع تكلفة تطبيق أنظمة ERP داخل المنشآت والشركات أحد أشهر الأسباب التي تعيق استخدامه، فالبعض يرفض التجربة خوفًا من ضياع الأموال.

لكن دعني أخبرك أن هذا النظام يوفر الكثير من الأموال؛ إذ يمكن الاعتماد عليه كليًا في إدارة المؤسسة دون الحاجة إلى توفير أنظمة إدارية منفصلة.

2_ تطبيق النظام يحتاج إلى الاستعانة بمتخصصين

لا يمكن لصاحب الشركة أو المنشأة تطبيق نظام ERP بنفسه، ولا بد من الاستعانة بمتخصصين أكفاء للتمكن من تطبيقه بنجاح، لذا يقل إقبال فئة كبيرة من أصحاب الشركات على تطبيق هذا النظام.

3_ الحاجة إلى تدريب جميع الموظفين على طريقة الاستخدام

يحتاج الموظفون بالطبع إلى تدريب تأهيلي لاستخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة داخل الشركة، ويجد البعض أن تلك العملية تستغرق الكثير من الوقت حتى يتقن الموظفون استخدام جميع العناصر المهمة بالنظام، ويتطلب التطبيق أيضًا إعادة هيكلة داخل الشركات بطريقة منظمة للتمكن من استخدامه على أكمل وجه.

عند المقارنة بين مميزات وعيوب نظام ERP نجد أن عيوب هذا النظام قليلة جدا بالنسبة للمميزات والمنافع التي يقدمها للمؤسسات في مختلف المجالات.

كيفية الحصول على برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP من إدارة

يمكنك الحصول على برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP من إدارة عن طريق التواصل معنا عبر الموقع وطلب العرض التقديمي للإطلاع على تفاصيل البرنامج ومعرفة خطوات الاشتراك بسهولة.

نحن نعي جيدًا مميزات وعيوب نظام ERP لذا حرصنا على توفير نظام يشمل جميع المميزات المطلوبة ويتغلب على العيوب الموجودة بالنظم الأخرى، فلنتعرف على مميزات خدمة ERP في إدارة.

مميزات خدمة ERP في إدارة

خبراتنا في “إدارة” تمكنك من الاستمتاع بجميع مميزات نظام ERP بدون أن تعاني من عيوبه حيث نقدم لك خدمات متكاملة مصممة خصيصا لتلبية احتياجات شركتك بالإضافة إلى العديد من المميزات مثل:

• ملائمة النظام لجميع أنواع الأجهزة
• قابلية البرنامج للتوسع ليتناسب مع متطلبات الشركة
• الأمان والخصوصية
• وجود لوحة تفاعلية تظهر جميع الاحصائيات
• وجود متخصصين أكفاء لتطبيق النظام
• الدعم المستمر من قبل الفريق

وبجانب تلك المميزات نجد أن خدمة ERP في إدارة منخفضة التكاليف؛ فلا تحتاج إلى إنفاق الكثير من الأموال لتطبيق النظام.

تواصل معنا الآن واحصل على تلك الخدمة.