fbpx

خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية ومراحل إنشائها بالتفصيل

6 دقائق للقراءة
خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية ومراحل إنشائها بالتفصيل

تمثل منظومة الفاتورة الإلكترونية طفرة كبيرة في العالم الرقمي، وتعد من أهم الخطوات التي تم اتخاذها في سبيل مواكبة التطور والتخلص من المعاملات الورقية.

ولكن نظرًا لحداثة هذا النظام نجد الكثير من الممولين يتساءلون عن خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية؛ فهم بالطبع يحتاجون إلى دليل يوضح خطوات الانضمام إلى المنظومة وكيفية تطبيقها.

سنتعرف بالتفصيل على جميع خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وكيفية تطبيقها.

ما هي الفاتورة الإلكترونية وأهميتها للشركات المصرية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يمكن حفظها وتبادل بياناتها وإلكترونيًا، تستخدم لإثبات معاملات بيع السلع والخدمات، من خلال منظومة جديدة تتبع التقنيات الحديثة في سبيل التخلص من الفواتير والإشعارات الورقية لمواكبة التطور، وتعد مصر من أولى الدول الرائدة في تطبيق تلك المنظومة.

وتمثل منظومة الفاتورة الإلكترونية طفرة كبيرة في العالم الرقمي، ويعد تطبيقها جزءًا هامًا في برنامج التنمية المستدامة لتحقيق رؤية مصر 2030، ولذا أطلقت الحكومة منصة للممولين يمكنهم من خلالها التسجيل ومتابعة خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية
تقدم تلك المنظومة العديد من المميزات للشركات المصرية؛ إذ:

  • تقلل إجراءات الفحص الضريبي.
  • تمكن من التواصل وتبادل البيانات مع مصلحة الضرائب.
  • تخفف العبء الإداري على الموظفين.
  • تسهل عملية إعداد الإقرارات الضريبية.
  • تحقق مفهوم العدالة الضريبية.
  • تمكن من اكتشاف الأخطاء الرقمية بسهولة.
  • تحمي من التعامل مع الشركات الوهمية.

يمكنك الانضمام لتلك المنظومة من خلال إتباع خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية، فلنتعرف على تلك الخطوات والمراحل بالتفصيل.

مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية

للتمكن من إنشاء الفاتورة الإلكترونية ينبغي على الممول التسجيل أولًا في المنظومة الرقمية من خلال إرسال طلب التسجيل عبر البريد الإلكتروني [email protected] وذلك للحصول على موعد إنشاء الحساب الرقمي.

ينتظر الممول رسالة من المصلحة عبر البريد الإلكتروني تحتوي على موعد التسجيل، ويتوجه في ذلك الموعد إلى المأمورية التابع لها لتقديم المستندات المطلوبة، ويتم تجهيز الحساب الرقمي في خلال 48 ساعة من بموعد التسجيل.

بعد تلك الخطوة لا بد من استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني وذلك بالتوجه إلى إحدى الجهات المرخصة وتقديم الأوراق المطلوبة للحصول على التوقيع.

يتطلب إنشاء الفاتورة أيضًا تحقيق التكامل مع المنظومة وذلك بالدمج بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs.

تستخدم منظومة الفواتير الإلكترونية نظام تكويد موحد بمعيارين أساسيين وهما: GS1 و EGS، فلا بد من إرسال أكواد السلع والخدمات إلى المنظومة والتأكد من تفعيل تلك الأكواد قبل البدء في إصدار الفواتير.

خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها

خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها

تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية أصبح أمرًا إلزاميًا، وتسعى الدولة جاهدة إلى تطبيق تلك المنظومة على جميع التجار في المراحل القادمة؛ للقضاء كليًا على العصر الورقي ومواكبة التطور.

أعلنت مصلحة الضرائب المصرية عن خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وإصدارها، وسنتناول كل خطوة بالتفصيل.

الخطوة الأولى: التسجيل في المنظومة

أولى خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية هي التسجيل في المنظومة الإلكترونية التابعة لمصلحة الضرائب عن طريق إرسال طلب على البريد الإلكتروني السابق ذكره وإرفاق بعض المستندات الضرورية وهي:

  • صورة طلب التفويض المعتمد من الشركة بتوقيع بنكي
  • صورة بطاقة الرقم القومي
  • صورة شهادة التسجيل الضريبي
  • صورة البطاقة الضريبية

يستلم الممول رسالة بموعد تسجيل الملف الرقمي ويتوجه إلى المأمورية التابعة لتقديم أصول المستندات المرفقة.
يتطلب التسجيل تجهيز بعض البيانات الخاصة بالشركة والمفوض وهي:

  • رقم تسجيل الشركة
  • البريد الإلكتروني للشركة
  • رقم الهاتف
  • اسم المفوض
  • الرقم القومي للمفوض
  • رقم هاتف المفوض
  • البريد الإلكتروني الخاص به

وبعد إتمام عملية التسجيل الإلكتروني نكون استكملنا الخطوة الأولى من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية.

الخطوة الثانية: بدء عملية التطوير التقني

الخطوة التالية من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية هي إجراء بعض العمليات التقنية، التي تمكن الممول من إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب؛ إذ توفر المصلحة خيار التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة لتسهيل عملية تبادل البيانات وإصدار الفواتير والإشعارات.

إذًا فأول خطوة في التطور التقني هي التسجيل ببرنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP، وتحقيق التكامل مع المنظومة من خلال مجموعة واجهات برمجة التطبيقات APIs التي توفرها مصلحة الضرائب.

تستعين الشركة بمصممي برنامج ERP المستخدم أو قسم IT لإتمام تلك الخطوة، ويتم استخدام أدوات تطوير البرمجيات SDK واتباع الخطوات الموجودة للتمكن من تحقيق التكامل بنجاح.

وهنا يأتي دور الخطوة الثالثة من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وهي تسجيل الحساب الرقمي.

الخطوة الثالثة: تسجيل حساب رقمي للممول

تسمح منظومة الفواتير الإلكترونية للممول بإنشاء حساب رقمي يمكن استخدامه في الدخول المنظومة وإدارة المفوضين، ويمتلك المفوض أيضًا صلاحية التسجيل.

بعد إنهاء خطوة التسجيل الأولى، يستلم الممول دعوة من مصلحة الضرائب على البريد الإلكتروني الخاص به، ويتعين عليه فتح تلك الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة للتمكن من تسجيل الحساب الرقمي.

أثناء متابعة التسجيل سيتم استلام كود التأكيد وهو كلمة مرور لمرة واحدة OTP يرجى إدخالها ومتابعة التسجيل، وهنا يتمكن الممول من إرسال دعوة لأول ممثل للشركة، وبذلك نكون أنهينا الخطوة الثالثة من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية.

يمكنك التعرف على طريقة التسجيل خطوة بخطوة من خلال هذا الرابط.

الخطوة الرابعة: تسجيل مفوضين إضافيين

لم تنته خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية بعد؛ إذ يتم في تلك الخطوة تسجيل مفوضين إضافيين -سواء أشخاص أو أنظمة- لديهم صلاحيات الدخول إلى المنظومة الإلكترونية والعمل من خلالها نيابة عن الممول، وذلك عن طريقة إدخال بعض البيانات الخاصة بالممثل مثل:

  • الاسم الأول
  • الاسم الأخير
  • الرقم القومي
  • البريد الإلكتروني

بعد الضغط على زر إرسال دعوة يصل للممثل بريدًا إلكترونيًا يتعين عليه فتحه واستكمال البيانات المطلوبة.

ملحوظة: يمكن أيضًا تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتمثيل الممول.

الخطوة الخامسة: عملية تبادل المستندات

مراحل عملية تبادل المستندات الإلكترونية

عملية تبادل المستندات هي أولى خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية التطبيقية؛ وتتم عملية تبادل المستندات عبر مرحلتين:

  • تسجيل حساب رقمي للممول، بحيث يتم السماح للممول أو من يمثله بإنشاء حساب رقمي يستخدم في الدخول لمنظومة الفواتير الرقمية وإدارة المفوضين الآخرين.
  • تسجيل مفوضين إضافيين، سواء كانوا أشخاصًا أو أنظمة بالعمل على منظومة الفواتير الإلكترونية نيابة عن الممول، ويستطيع مدير النظام لدى الممول دعوة أشخاص كممثلين جُدد، أو تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتمثيل الممول.

ويمكنك من خلال المنظومة الإلكترونية:

إرسال الفواتير

تتيح المنظومة إمكانية إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب بعد تحقيق عملية التكامل والتوقيع عليها إلكترونيًا، ويتم إرسال بيانات تلك الفواتير في صيغة XML أو JSON.

التأكد من صحة الفواتير

يمكن التحقق من صحة المستندات المرسلة من خلال:

  • الرقم القومي للأفراد
  • هيكل الفاتورة
  • الحقول الأساسية التي يجب أن تتواجد في كل مستند
  • الحقول البسيطة (قيمة الحقل ووجوده)
  • صحة التوقيع الإلكتروني
  • اسم الممول ومعرفة إذا ما كان مسجل ضريبيًا أو لا
  • الأكواد الموحدة سواء كانت GS1 أو EGS
  • تكرار المستند ومعرفة عدد مرات إرساله عن طريق الخطأ
  • المستندات المرجعية؛ إذ يتم التحقق من صحة إشعارات الخصم والإضافة بالرجوع إلى الفاتورة الأصلية والتأكد من صحتها.

إلغاء الفواتير

يمكن إلغاء الفاتورة بعد إصدارها في حالة وجود خطأ أو غيره، وترسل المنظومة إشعارًا للمتلقي يفيد طلب الإلغاء، وهنا يمكن للمتلقي قبول الطلب أو رفضه.

ملحوظة: يمكن إلغاء الفاتورة في خلال ثلاثة أيام فقط من تاريخ صدورها.

التعديل على الفاتورة

تتيح منظومة الفواتير الإلكترونية التعديل على المستندات من خلال استخدام إشعارات الخصم والإضافة

رفض المستند

إذا تم إصدار المستند بشكل غير صحيح، فلمستلم الفاتورة حق رفضه عندما يحصل على تفاصيله، ويكون الرفض ممكنًا خلال ثلاثة أيام من استلام الفاتورة.

كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية بمساعدة “إدارة”؟

يمكنك الاشتراك في منظومة الفاتورة الإلكترونية بمساعدة “إدارة”، وذلك بعد إرسال طلب التسجيل في المنظومة إلى مصلحة الضرائب؛ فعن طريق “إدارة” يتم:

تحقيق عملية التكامل مع المنظومة الإلكترونية للضرائب

“إدارة” هو برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP، وهو خطوة مهمة في تطبيق الفاتورة الإلكترونية وتحقيق التكامل بسهولة، وذلك من خلال واجهة برمجة التطبيقات المستخدمة في ربط “إدارة” مع المنظومة الإلكترونية لمصلحة الضرائب، للتمكن من مراجعة الفواتير بسهولة، والبقاء على اتصال دائم مع المصلحة لمتابعة كل جديد.

يمكنك تفعيل التكامل مع مصلحة الضرائب بسهولة من خلال الإعدادات العامة داخل “إدارة”، وإدخال البيانات الرئيسة المتعلقة بالشركة، وهي:

  • اسم الشركة
  • عنوان الشركة
  • رقم التسجيل الضريبي

وهنا يتطلب الأمر إدخال بعض البيانات الهامة الأخرى، وهي:

  • الرمز التعريفي والرمز السري، ويتم الحصول عليهما بعد الانتهاء من خطوة تسجيل الـ ERP على موقع بوابة الفاتورة الإلكترونية
  • كود النشاط ورقم الفرع التعريفي، ويتم الحصول عليه من الملف الشخصي على البوابة

إتمام عملية التكويد

يمكن من خلال “إدارة” إتمام عملية التكويد وتطبيق النظام الموحد من خلال أكواد GS1 العالمية وأكواد EGS التابعة للنظام المصري، بالإضافة إلى إمكانية تكويد العملاء -شخص أو شركة- داخل قسم المبيعات بإدخال الرقم الضريبي أو الرقم القومي للعميل.

ملحوظة: يتم إدخال الرقم الضريبي إذا كان العميل مسجل ضريبيًا، أما إذا كان غير مسجل فيمكن الاكتفاء بالرقم القومي فقط في حالة تخطي الفاتورة قيمة 50000 جنيه مصري.

إصدار الفواتير وإرسالها لمصلحة الضرائب

بعد تحقيق التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية من خلال واجهة برامج التطبيقات API يتم إصدار الفواتير من خلال “إدارة”، وإرسالها للمصلحة في صيغة XML أو JSON للتمكن من مراجعتها، وإتمام عملية التواصل مع المصلحة بطريقة سهلة، وذلك بعد إدراج التوقيع الإلكتروني في الفاتورة.

كيفية الوصول إلى التقارير ولوحة المعلومات

تسعى الدولة جاهدة إلى تيسير عملية تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية في الشركات والمنشآت المختلفة خاصة الصغيرة منها والمتوسطة، وبناءً عليه أعلن الموقع الرسمي لمصلحة الضرائب المصرية أنه سيكون بإمكان الشركات التي لا تستخدم برامج تخطيط

موارد المؤسسة القدرة على مراجعة جميع مستندات التبادل الخاصة بها من خلال ميزة الوصول إلى التقارير ولوحة البيانات.
نجد أن تلك الميزة أيضًا تمكن الممولين من استرداد الملخص الشهري للمستندات، وقريبا سيكون بإمكان ممثل الممول الوصول إلى لوحة المعلومات ومراجعة ملخص المستندات.

وبذلك نكون أتممنا جميع خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية.

كيفية طلب الدعم من مصلحة الضرائب في حالة وجود أي مشاكل

في حال ظهور أي مشكلة تعرقل تعاملك مع الفاتورة الإلكترونية، فتقدم منظومة الفاتورة الإلكترونية الدعم لجميع الممولين وتتيح لهم:

  • الاستفسار عن أية معلومات
  • تسجيل المشاكل الفنية
  • تسجيل الشكاوى
  • تقديم المقترحات

يتم ذلك عن طريق البريد الإلكتروني الخاص einvoice [email protected]
يمكنك الآن التواصل معنا من خلال موقعنا الإلكتروني، وبدأ رحتلك مع “إدارة “

مقالات ذات صلة

6 دقائق للقراءة

التكامل مع منظومة الإيصال الإلكتروني | 3 متطلبات أساسية

رغم أن تطبيق الإيصال الإلكتروني لا يتطلب سوى تنفيذ بعض الخطوات المُعلن عنها من قِبل مصلحة الضرائب إلا أن البعض يجد صعوبة في ذلك؛ فبطبيعة الأمر تبدو الأشياء الجديدة صعبة…

3 دقائق للقراءة

أبرز 9 أسئلة عن المرحلة الثامنة من الفاتورة الإلكترونية | تعرف على إجاباتها

لمواكبة القفزة الإلكترونية التي يشهدها العصر حاليًا، اتخذت مصر خطوات مختلفة لتطوير المصالح الحكومية وما تقدمه من خدمات، وتأتي مصلحة الضرائب المصرية في المقدمة عندما يتعلق الأمر بالتطور الإلكتروني، إذ…

5 دقائق للقراءة

أهم ما يخص ضريبة الاستقطاع في المملكة العربية السعودية

تساعد ضريبة الاستقطاع في المملكة العربية السعودية على تبسيط عملية تحصيل الضرائب، وتقليل عبء تقديمها على الأفراد والشركات، لذا فهي إحدى ركائز النظام الضريبي السعودي، وتختلف تمامًا عن ضريبة الدخل. …