fbpx
Skip to content Skip to footer

5 خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية ومراحل إنشاءها بالتفصيل

تمثل منظومة الفاتورة الإلكترونية طفرة كبيرة في العالم الرقمي، وتعد من أهم الخطوات التي تم اتخاذها في سبيل مواكبة التطور والتخلص من المعاملات الورقية. ولكن نظرًا لحداثة هذا النظام نجد الكثير من الممولين يتساءلون عن خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية؛ فهم بالطبع يحتاجون إلى دليل يوضح خطوات الانضمام إلى المنظومة وكيفية تطبيق تلك الخطوات، وهذا ما سنقدمه في المقال.

سنتعرف بالتفصيل على جميع مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية وكيفية تطبيقها.

ما هي الفاتورة الإلكترونية وأهميتها للشركات المصرية 

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يمكن حفظها وتبادل بياناتها وإلكترونيًا تستخدم لإثبات معاملات بيع السلع والخدمات في منظومة جديدة تتبع التقنيات الحديثة في سبيل التخلص من الفواتير والإشعارات الورقية لمواكبة التطور، وتعد مصر من أولى الدول الرائدة في تطبيق تلك المنظومة.

وتمثل منظومة الفاتورة الإلكترونية طفرة كبيرة في العالم الرقمي، ويعد تطبيقها جزءًا هامًا في برنامج التنمية المستدامة لتحقيق رؤية مصر 2030.

تقدم تلك المنظومة العديد من المميزات للشركات المصرية؛ إذ:

  • تقلل إجراءات الفحص الضريبي
  • تمكن من التواصل وتبادل البيانات مع مصلحة الضرائب
  • تخفف العبء الإداري على الموظفين
  • تسهل عملية إعداد الإقرارات الضريبية
  • تحقق مفهوم العدالة الضريبية
  • تمكن من اكتشاف الأخطاء الرقمية بسهولة
  • تحمي من التعامل مع الشركات الوهمية

 

يتطلب الانضمام إلى المنظومة الإلكترونية المرور بعدة مراحل متتابعة، فلنتعرف على المراحل والخطوات بالتفصيل.

مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية 

للتمكن من إنشاء الفاتورة الإلكترونية ينبغي على الممول التسجيل أولًا في المنظومة الرقمية من خلال إرسال طلب التسجيل عبر البريد الإلكتروني einvoice@eta.gov.eg وذلك للحصول على موعد إنشاء الحساب الرقمي.

ينتظر الممول رسالة من المصلحة عبر البريد الإلكتروني تحتوي على موعد التسجيل، ويتوجه في ذلك الموعد إلى المأمورية التابع لها لتقديم المستندات المطلوبة، ويتم تجهيز الحساب الرقمي في خلال 48 ساعة من موعد التسجيل.

بعد تلك الخطوة لا بد من استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني وذلك بالتوجه إلى إحدى الجهات المرخصة وتقديم الأوراق المطلوبة للحصول على التوقيع.

يتطلب إنشاء الفاتورة أيضًا تحقيق التكامل مع المنظومة وذلك بالدمج بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs.

 

تستخدم منظومة الفواتير الإلكترونية نظام تكويد موحد بمعيارين أساسيين وهما: GS1 و EGS، فلا بد من إرسال أكواد السلع والخدمات إلى المنظومة والتأكد من تفعيل تلك الأكواد قبل البدء في إصدار الفواتير.

 

يمكنك التعرف على كل مرحلة بالتفصيل من خلال مقال كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية.

 

خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها 

تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية أصبح أمرًا إلزاميًا على العديد من الممولين، وتسعى الدولة جاهدة إلى تطبيق تلك المنظومة على جميع التجار في المراحل القادمة؛ للقضاء كليًا على العصر الورقي ومواكبة التطور.

 

أعلنت مصلحة الضرائب المصرية عن خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وإصدارها، وسنتناول كل خطوة بالتفصيل.

خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها

الخطوة الأولى: التسجيل في المنظومة 

أولى خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية هي التسجيل في المنظومة الإلكترونية التابعة لمصلحة الضرائب عن طريق إرسال طلب على البريد الإلكتروني السابق ذكره وإرفاق بعض المستندات الضرورية وهي:

  • صورة طلب التفويض المعتمد من الشركة بتوقيع بنكي
  • صورة بطاقة الرقم القومي
  • صورة شهادة التسجيل الضريبي
  • صورة البطاقة الضريبية

 

يستلم الممول رسالة بموعد تسجيل الملف الرقمي ويتوجه إلى المأمورية التابعة لتقديم أصول المستندات المرفقة.

يتطلب التسجيل تجهيز بعض البيانات الخاصة بالشركة والمفوض وهي:

  • رقم تسجيل الشركة
  • البريد الإلكتروني للشركة 
  • رقم الهاتف
  • اسم المفوض
  • الرقم القومي للمفوض
  • رقم هاتف المفوض
  • البريد الإلكتروني الخاص به

 

للتعرف بالتفصيل على تلك الخطوة من خلال مثال عملي اقرأ مقال كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية في 5 خطوات فقط مع إدارة.
أو يمكنك مشاهدة هذا الفيديو المقدم من مصلحة الضرائب المصرية:

الخطوة الثانية: بدء عملية التطوير التقني 

يحتاج الانضمام إلى المنظومة الإلكترونية إجراء بعض العمليات التقنية التي تمكن الممول من إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب؛ إذ توفر المصلحة خيار التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة لتسهيل عملية تبادل البيانات وإصدار الفواتير والإشعارات.

 

إذًا فأول خطوة في التطور التقني هي التسجيل ببرنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP وتحقيق التكامل مع المنظومة من خلال مجموعة واجهات برمجة التطبيقات APIs التي توفرها مصلحة الضرائب.

تستعين الشركة بمصممي برنامج ERP المستخدم أو قسم IT لإتمام تلك الخطوة، ويتم استخدام أدوات تطوير البرمجيات SDK واتباع الخطوات الموجودة للتمكن من تحقيق التكامل بنجاح، بإمكانك التعرف أكثر عن نظام ERP من هنا. 

 

وهنا يأتي الدور على الخطوة الثالثة من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وهي تسجيل الحساب الرقمي. 

الخطوة الثالثة: تسجيل حساب رقمي للممول 

تسمح منظومة الفواتير الإلكترونية للممول بإنشاء حساب رقمي يمكن استخدامه في الدخول المنظومة وإدارة المفوضين، كما يمتلك المفوض أيضًا صلاحية التسجيل.

بعد إنهاء خطوة التسجيل الأولى يستلم الممول دعوة من مصلحة الضرائب على البريد الإلكتروني الخاص به، ويتعين عليه فتح تلك الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة للتمكن من تسجيل الحساب الرقمي.

أثناء متابعة التسجيل سيتم استلام كود التأكيد وهو كلمة مرور لمرة واحدة OTP يرجى إدخالها ومتتابعة التسجيل، وهنا يتمكن الممول من إرسال دعوة لأول ممثل للشركة.

 

يمكنك التعرف على طريقة التسجيل خطوة بخطوة من خلال هذا الرابط.

الخطوة الرابعة: تسجيل مفوضين إضافيين 

لم تنته خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية بعد؛ إذ يتم في تلك الخطوة تسجيل مفوضين إضافيين -سواء أشخاص أو أنظمة-  لديهم صلاحيات الدخول إلى المنظومة الإلكترونية والعمل من خلالها نيابة عن الممول وذلك عن طريقة إدخال بعض البيانات الخاصة بالممثل مثل:

  • الاسم الأول
  • الاسم الأخير
  • الرقم القومي
  • البريد الإلكتروني

 

بعد الضغط على زر إرسال دعوة يصل للممثل بريدًا إلكترونيا يتعين عليه فتحه واستكمال البيانات المطلوبة.

 

ملحوظة: يمكن أيضًا تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتمثيل الممول.

الخطوة الخامسة: عملية تبادل المستندات

عملية تبادل المستندات هي أولى خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية التطبيقية؛ فمن خلال المنظومة يمكن:

إرسال الفواتير 

تتيح المنظومة إمكانية إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب بعد تحقيق عملية التكامل والتوقيع عليها إلكترونيًا، ويتم إرسال بيانات تلك الفواتير في صيغة XML أو JSON.

يمكن التحقق من صحة المستندات المرسلة من خلال:

  • الرقم القومي للأفراد
  • هيكل الفاتورة
  • الحقول الأساسية التي يجب أن تتواجد في كل مستند
  • الحقول البسيطة (قيمة الحقل ووجوده)
  • صحة التوقيع الإلكتروني
  • اسم الممول ومعرفة إذا ما كان مسجل ضريبيًا أو لا
  • الأكواد الموحدة سواء كانت GS1 أو EGS
  • تكرار المستند ومعرفة عدد مرات إرساله عن طريق الخطأ
  • المستندات المرجعية؛ إذ يتم التحقق من صحة إشعارات الخصم والإضافة بالرجوع إلى الفاتورة الأصلية والتأكد من صحتها.

إلغاء الفواتير

يمكن إلغاء الفاتورة بعد إصدارها في حالة وجود خطأ أو غيره، وترسل المنظومة إشعارًا للمتلقي يفيد طلب الإلغاء، وهنا يمكن للمتلقي قبول الطلب أو رفضه.

 

ملحوظة: يمكن إلغاء الفاتورة في خلال 3 أيام فقط من تاريخ صدورها.

التعديل على الفاتورة 

تتيح منظومة الفواتير الإلكترونية التعديل على المستندات من خلال استخدام إشعارات الخصم والإضافة.

كيفية الوصول إلى التقارير ولوحة المعلومات 

تسعى الدولة جاهدة إلى تيسير عملية تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية في الشركات والمنشآت المختلفة خاصة الصغيرة منها والمتوسطة، وبناءً عليه أعلن الموقع الرسمي لمصلحة الضرائب المصرية أنه سيكون بإمكان الشركات التي لا تستخدم برامج تخطيط موارد المؤسسة القدرة على مراجعة جميع مستندات التبادل الخاصة بها من خلال ميزة الوصول إلى التقارير ولوحة البيانات.

 

نجد أن تلك الميزة أيضًا تمكن الممولين من استرداد الملخص الشهري للمستندات، وقريبا سيكون بإمكان ممثل الممول الوصول إلى لوحة المعلومات ومراجعة ملخص المستندات.

طلب الدعم من مصلحة الضرائب في حالة وجود أي مشاكل

تقدم منظومة الفاتورة الإلكترونية الدعم لجميع الممولين وتتيح لهم:

  •  الاستفسار عن أية معلومات 
  • تسجيل المشاكل الفنية
  •  تسجيل الشكاوى
  • إمكانية تقديم القترحات

 

يتم ذلك عن طريق البريد الإلكتروني الخاص einvoice support@efinance.com.eg 

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد