كيفية عمل التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية

في ظل التحول الرقمي الكبير الذي تشهده مصر في رحلتها للتخلص من المعاملات الورقية أصبح الحصول على التوقيع الإلكتروني أمرًا ضروريًا؛ للتمكن من إتمام عمليات البيع المختلفة إلكترونيًا، ولكن لكي يتم عمل هذا التوقيع لابد من اتباع بعض الخطوات الضرورية كتقديم طلب التسجيل في المنظومة وتجهيز المستندات المطلوبة وغيرهما.

في هذا المقال سنتعرف بالتفصيل على تلك الخطوات ونعرض كيفية عمل التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية الحديثة.

ما هو التوقيع الإلكتروني؟

التوقيع الإلكتروني توقيع رسمي يستخدم لإثبات الهوية في العمليات التي تتطلب تأكيد هوية المستخدم مثل الخدمات الحكومية المختلفة، ويستخدم هذا التوقيع بشكل أساسي داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ فهو أحد الشروط اللازم توافرها لاعتماد المستندات والفواتير بالمنظومة الرقمية.

يأخذ هذا التوقيع شكل رسالة مشفرة متوافقة مع اللوائح القانونية، ويضمن مستوى عالٍ من الأمان فلا يستطيع أي شخص إخفاءه.

أنواع التوقيع الإلكتروني

تتمثل أنواع التوقيع الإلكتروني في:

التوقيع الإلكتروني البسيط

يُعد التوقيع الإلكتروني البسيط أكثر أنواع التوقيع شيوعًا، وهو عبارة عن وسيلة بسيطة يمكن من خلالها التوقيع على مستند أو قبول شروط وأحكام عملية معينة ولكن دون وجود نمط تعريفي للموقع أو تحديد حدث التوقيع كالوقت والتاريخ وغيرهما، وبالتالي فعلى عكس باقي الأنواع من التوقيعات الإلكترونية نجد أن التوقيع الإلكتروني البسيط يتمتع بمستوى منخفض من الأمان، فقد يوقع على الوثيقة شخص مدعي دون وجود أي دليل يثبت ذلك.

 

من أشهر أمثلة التوقيع البسيط:

• كتابة اسمك في رسالة بريد إلكتروني
• استخدام علامة قبول الشروط والأحكام في حالة تسجيل الدخول على موقع ويب

التوقيع الإلكتروني المتقدم

التوقيع المتقدم هو توقيع بسيط تم إضافة بعض التغيرات إليه لضمان مستوى أعلى من الأمان؛ إذ:

• يمكن من خلاله تحديد هوية الموقع
• يرتبط بالموقع بشكل فريد
• يتمكن الموقع من الاحتفاظ به تحت سيطرته
• يمكن إرفاقه بالمستندات الإلكترونية لمراقبة أي تغيير في البيانات

التوقيع الإلكتروني المؤهل

يشمل هذا النوع من التوقيع مميزات التوقيع البسيط والمتقدم، ويتم إنشاؤه عن طريق جهاز مخصص ومؤهل.

دعني أخبرك أن هذا التوقيع لا بد وأن يستند إلى شهادة توقيع إلكترونية مؤهلة حتى يتمكن الموقع من استخدامه.

ضرورة التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية

قبل التعرف على كيفية عمل التوقيع الإلكتروني يجب أن نعرف أهميته في منظومة الفاتورة الإلكترونية.

يعد التوقيع الإلكتروني من أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية التي ينبغي تحقيقها للتمكن من الانضمام إلى المنظومة الرقمية وتبادل المستندات من خلالها، فلا يتم اعتماد الفواتير إلا بعد توقيعها كما ذكرنا، وبالتالي فإنه يتعين على الممول استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني والتأكد من تفعيل التوقيع قبل استخراج أول فاتورة إلكترونية.

يمكنك مشاهدة الفيديو التالي المقدم من مصلحة الضرائب الذي يلخص كيفية عمل التوقيع الإلكتروني ثم قراءة باقي المقال لمعرفة كل الخطوات بالتفصيل:

 

ملحوظة: لابد وأن يستند التوقيع إلى شهادة صادرة من الهيئة المسؤولة حتى يتسنى للممول استخدامه داخل المنظومة الإلكترونية، ولكن ما الجهة المسؤولة عن إصدار هذا التوقيع؟

ما هي الجهة المسؤولة عن إصدار التوقيع الإلكتروني في مصر؟

تبدأ رحلة عمل التوقيع الإلكتروني بإنشاء الشهادة Seal Certificate-E من خلال التوجه إلى إحدى الشركات المرخصة من هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات ITIDA –المسؤولة عن إصدار التوقيع- مثل شركة مصر للمقاصة أو الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني وتأمين المعلومات Egypt trust وذلك لتقديم كافة المستندات المطلوبة.

كيفية عمل التوقيع الإلكتروني في منظومة الفواتير الإلكترونية

أكد رئيس مصلحة الضرائب المصرية في بيان له على ضرورة الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني موضحًا أن هذا التوقيع يعد بديلًا رسميًا للتوقيع اليدوي المستخدم من قبل لاعتماد الفواتير الورقية.

يحتاج الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني إلى تحقيق بعض المتطلبات واستيفاء مجموعة من الشروط حتى يتمكن الممول من الانضمام إلى المنظومة الإلكترونية، وفيما يلي سنعرض كيفية عمل التوقيع الإلكتروني.

أولًا: إرسال طلب التسجيل لمصلحة الضرائب

للانضمام إلى المنظومة الإلكترونية يقوم الممول بإرسال طلب التسجيل على البريد الإلكتروني الخاص بالمصلحة على أن يتضمن على صور بعض المستندات الضرورية مثل:

• البطاقة الشخصية
• البطاقة الضريبية
• شهادة التسجيل الضريبي
• خطاب تفويض من الشركة

يستلم الممول ردًا من المصلحة يحتوي على موعد فتح الملف الرقمي، ويتوجه في هذا الموعد إلى المأمورية التابع لها لتقديم أصول المستندات المرفقة في طلب التسجيل، وحينئذ يقوم الموظف بمراجعة تلك المستندات والتأكد من صحتها، ويتم إنشاء الملف في خلال 48 ساعة فقط بعد إتمام الإجراءات اللازمة.

بعد ذلك ترسل مصلحة الضرائب المصرية دعوة للممول على البريد الإلكتروني الخاص به، ويتعين على الممول فتح الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة.

يمكن للممول هنا إرسال دعوات إضافة مستخدمين جدد عن طريق إدخال بياناتهم (الاسم الأول – الاسم الثاني – رقم الهاتف – البريد الإلكتروني) ثم الضغط على إرسال، وبعدها يقوم المدعو بفتح الدعوة واستكمال بيانات التسجيل المطلوبة.

 

للتعرف على متطلبات التسجيل بالتفصيل يمكنك قراءة: كيفية التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية في 10 خطوات فقط على مدونة “إدارة”.

بعد إنهاء خطوات التسجيل وتحقيق المتطلبات التقنية يأتي الدور على تجهيز المستندات المطلوبة لاستخراج شهادة التوقيع الإلكتروني.

ثانيًا: استيفاء المستندات المطلوبة للحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني

تبدأ عملية استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني بالتوجه إلى مركز الإصدار وملء نموذج الطلب ببيانات الممول ثم تقديم المستندات المطلوبة وسداد رسوم الطلب.

يتطلب الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني استيفاء بعض المستندات الضرورية وهي:

• صورة البطاقة الضريبية
• صورة إثبات الشخصية للمدير المسؤول
• صورة صحيفة الاستثمار أو عقد الشركة
• صورة المستخرج الرسمي للسجل التجاري أو قرار الإنشاء

ملحوظة: يجب تقديم طلب الحصول على الشهادة وتوقيعه من المدير المسؤول عن الشركة أو الممثل القانوني على أن يتم التصديق على التوقيع بخاتم البنك.

بعد معرفة كيفية عمل التوقيع الإلكتروني والانتهاء من خطوة تقديم المستندات يجب تحقيق مجموعة من المتطلبات التقنية، فلنتعرف عليها.

ثالثًا: توفير المتطلبات التقنية

قبل البدء في استخدام التوقيع الإلكتروني في المنظومة الرقمية لا بد من تحقيق بعض المتطلبات التقنية الخاصة بالعناصر الآتية:

جهاز HSM

لا بد وأن يوفر الممول جهاز HSM الذي يمكنه من التوقيع بسهولة على المستندات والفواتير المختلفة وتوثيقها دون الحاجة إلى الكتابة اليدوية.

برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP

برنامج الـ ERP هو برنامج إداري شامل يتم ربطه مع منظومة الفاتورة الإلكترونية من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs لتحقيق عملية التكامل مع المنظومة، ويجب تركيب جهاز التوقيع الإلكتروني على هذا البرنامج للتمكن من توقيع الفواتير المختلفة قبل إرسالها إلى المنظومة.

 

يمكنك التعرف بالتفصيل على برنامج ERP ومميزاته وعيوبه في المنظومة الإلكترونية من خلال هذا المقال.

 

وهنا تنتهي رحلتنا مع كيفية عمل التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية، لكن ماذا بعد إتمام الرحلة؟

ماذا بعد الحصول على التوقيع الإلكتروني؟

بعد انتهاء التسجيل في المنظومة وحصول الممول على التوقيع الإلكتروني وتركيب الجهاز الخاص به على برنامج تخطيط موارد المؤسسة يكون بإمكانه إصدار أول فاتورة إلكترونية وتوقيعها ثم تقديمها إلى بوابة الفواتير الإلكترونية لإرسالها إلى مصلحة الضرائب المصرية.

بتلك الطريقة يتم رفع مستوى الأمان والخصوصية بالنسبة لجميع المستندات المتبادلة إلكترونيًا إلى جانب تقليل إجراءات إصدار الفواتير الخاصة بالتجارة الإلكترونية.