يُقبل عدد كبير من الممولين في تلك الأيام على التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية امتثالًا لقرارات مصلحة الضرائب المصرية، ونلاحظ أن البعض يتساءل عن شكل الفاتورة الإلكترونية والإجراءات اللازمة لتطبيقها، لذا سنجيب عن تلك التساؤلات في هذا المقال ونعرض جميع الخطوات بداية من التسجيل حتى إنشاء نموذج الفاتورة الإلكترونية.

أهمية الفاتورة الإلكترونية لكبار الممولين

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة تجارية رسمية تُثبت عملية بيع السلع والخدمات المختلفة، وقد تم اعتمادها كبديل للفواتير اليدوية في مصر منذ يناير 2020، ولا زالت مصر تأخذ العديد من الخطوات للقضاء كليًا على الفواتير التقليدية والانضمام إلى العالم الرقمي لمواكبة التطور.

تمثل الفاتورة الإلكترونية أهمية كبير بالنسبة لكبار الممولين؛ فمنذ منتصف مايو 2021 أصبح انضمامهم إلى المنظومة الإلكترونية أمرًا  ضروريًا، وذلك استجابةً لقرارات مصلحة الضرائب المصرية، وللحصول على العديد من المميزات والتي من أبرزها:

• تسهيل إصدار الفواتير وتوقيعها
• عدم الحاجة إلى الاحتفاظ بالمستندات الورقية
• القدرة على تعديل الفواتير بسهولة
• تقليل العبء على الموظفين
• تسهيل إجراءات الفحص الضريبي
• تحقيق العدالة الضريبية
• التمكن من مراجعة جميع الفواتير الصادرة لحظيًا
• تسهيل تبادل الفواتير بين الشركات
• تسجيل الشركة ضمن الشركات منخفضة المخاطر 

تقدم مصلحة الضرائب المصرية كافة الدعم لجميع الشركات الملزمة بالانضمام إلى منظومة الفواتير الإلكترونية من خلال تسهيل الإجراءات المطلوبة وتوفير البيانات التي يحتاج إليها الممول لإتمام خطوات التسجيل، وبالتالي فهي تزيل جميع العقبات التي قد تواجه الممولين وتمنعهم من التسجيل.

ضرورة الإنضمام لمنظومة الفواتير الإلكترونية

ذكر رئيس المصلحة أنه سيتم اتخاذ كافة الإجراءات القانونية تجاه الشركات غير الملتزمة بالقرارات الصادرة والتحويل إلى النيابة لإجراء التحقيق معهم؛ فعدم التزامهم بالتسجيل يدخل تحت بند التهرب الضريبي الذي يعد جريمة يعاقب عليها القانون.

نجد أن الإجراءات تتضمن أيضًا استبعاد ملف الشركة من مركز كبار الممولين وعدم القدرة على التعامل مع الهيئات الحكومية أو القطاع العام، والحرمان من دعم الصادرات، ومن ثم يتضح أنه لا بد من الانضمام إلى المنظومة.

هل يوجد شكل محدد للفاتورة الإلكترونية؟

دعني أخبرك أن كل فاتورة إلكترونية تحتوي على بيانات موحدة، ولابد من توافر تلك البيانات حتى يتم اعتمادها في المنظومة الإلكترونية.

لا تحتاج الشركات إلى إجراء أية تغييرات في شكل الفاتورة ليتناسب مع باقي فواتير المنظومة الإلكترونية؛ إذ يتم إرسال بيانات الفواتير إلى المنظومة في صيغة XML أو JSON دون نقل الشكل.

البيانات التي يجب إدراجها في نموذج الفاتورة الإلكترونية 

نجد أن الفاتورة الصادرة داخل المنظومة الإلكترونية تحتوي على: 

– توقيع إلكتروني للممول

التوقيع الإلكتروني هو الأداة الأساسية التي يتم الاعتماد عليها في إثبات الهوية داخل المنظومة الإلكترونية، فلا يمكن اعتماد صلاحية أي فاتورة دون وجود التوقيع  الإلكتروني عليها.

يتعين على الممول الحصول على التوقيع الإلكتروني وتفعيله قبل إصدار أول فاتورة إلكترونية، ويتطلب الأمر التوجه إلى إحدى الجهات المعتمدة من شركة ITIDA كشركة مصر للمقاصة أو شركة Egypt Trust وتجهيز المستندات المطلوبة.

يمكنك التعرف بالتفصيل على طريقة الحصول على التوقيع الإلكتروني وتفعيله من خلال هذا المقال.

– رقم UUID 

تحتوي كل فاتورة داخل المنظومة الإلكترونية على رقم UUID وهو رقم فريد لا يتكرر، يستخدم للتمييز بين الفواتير الإلكترونية الصادرة، ولتسهيل عملية الرجوع إليها.

– تكويد موحد

تتبع منظومة الفاتورة الإلكترونية نظام تكويد موحد من خلال معيارين أساسيين وهما:

• نظام التكويد العالمي GS1

• نظام التكويد المصري EGS

يسهّل نظام التكويد من عملية إعداد التقارير ومتابعة السلع المختلفة لمعرفة مدى رواجها بالسوق، ويُعد إتمام التكويد تبعًا للنظام الموحد أحد أهم متطلبات الانضمام للفاتورة الإلكترونية.

الشكل المقترح للفاتورة الإلكترونية 

يحتوي نموذج الفاتورة الإلكترونية الصادرة من خلال المنظومة الحديثة على: 

• اسم المؤسسة
• العنوان
• الرقم الضريبي
• البريد الإلكتروني 
• اسم المشتري
• عنوان المشتري 
• رقم الفاتورة 
• تاريخ الإصدار
• وصف السلع المتبادلة 
• كمية السلع
• أسعار السلع

لعلك تتساءل عن كيفية إنشاء الفاتورة الإلكترونية وإصدارها، لنتعرف على ذلك في السطور التالية.

كيفية إنشاء الفاتورة الإلكترونية 

يسبق إنشاء نموذج الفاتورة الإلكترونية مجموعة من الخطوات الأساسية التي لا بد من تحقيقها للتمكن من إصدار الفواتير داخل المنظومة، وتتمثل تلك الخطوات في:

– إرسال طلب التسجيل إلى المصلحة 

أولى الخطوات التي يتخذها الممول نحو التسجيل في المنظومة الإلكترونية هي إرسال طلب إلى المصلحة عبر البريد الإلكتروني الخاص بها، على أن يتم إرفاق بعض المستندات الأساسية وهي:

• صورة البطاقة الضريبية
• صورة البطاقة الشخصية
• صورة شهادة التسجيل الضريبي على القيمة المضافة
• صورة خطاب التفويض

بعد إنهاء تلك الخطوة يستلم الممول ردًا من المصلحة يحتوي على موعد فتح الملف الرقمي الخاص به، ويتعين عليه التوجه في ذلك الموعد إلى المأمورية التابع لها لإتمام باقي الإجراءات.

– الحصول على التوقيع الإلكتروني

إنشاء التوقيع الإلكتروني الخاص بالممول هو ثاني أهم متطلبات الانضمام للمنظومة، فمن الضروري التواصل مع إحدى الجهات المعنية وتجهيز الأوراق المطلوبة كما ذكرنا للتمكن من إنشاء نموذج الفاتورة الإلكترونية داخل المنظومة الحديثة.

– تحقيق التكامل مع المنظومة الإلكترونية 

يتطلب التكامل ربط برنامج تخطيط موارد المؤسسة “ERP” المستخدم بالشركة مع المنظومة الإلكترونية من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs للتمكن من تبادل البيانات مع المصلحة بسهولة، ولا تشترط مصلحة الضرائب التكامل مع برنامج ERP معين.

يتم تحقيق خطوة التكامل بالرجوع إلى المسئول عن برنامج تخطيط موارد المؤسسة أو فريق IT بالشركة واتباع الخطوات الموجودة في ملف SDK.

– تكويد السلع والخدمات 

تكويد السلع والخدمات المختلفة سواء بنظام التكويد المصري أو العالمي هو أمر ضروري لإنشاء نموذج الفاتورة الإلكترونية، وتتم تلك العملية من خلال تجهيز الأكواد وتسجيلها على المنصة الإلكترونية، ونجد أنه يتم إدخال تلك الأكواد مباشرة إذا كانت تتبع نظام التكويد العالمي GS1.

أما إذا كانت أكواد السلع والخدمات تابعة لنظام التكويد المصري فلابد من ربطها أولًا بنظام تكويد السلع العالمي GPC ثم رفعها على المنصة الإلكترونية، وبعد إنهاء ذلك يستلم الممول إشعارًا بنجاح التكويد.

يمكنك التعرف على كل خطوة بالتفصيل من خلال مقال: كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية على مدونة إدارة.

إصدار الفواتير الإلكترونية بمساعدة “إدارة” 

تُمكّن “إدارة” من الانضمام إلى المنظومة وإنشاء نموذج الفاتورة الإلكترونية عن طريق تقديم العديد من الخدمات التي تختصر الطريق على الممول وتضمن له دخول العالم الرقمي وتبادل البيانات بسهولة مع مصلحة الضرائب، فكل ما عليك هو تجهيز أوراق الانضمام ثم التسجيل في المنظومة والحصول على التوقيع الإلكتروني الخاص بك، وبعدها تتولى “إدارة” مسئولية إتمام باقي الخطوات.

عن طريق “إدارة” يمكنك تحقيق عملية التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية بسهولة عن طريق واجهات برمجة التطبيقات APIs، ورفع أكواد السلع والخدمات المختلفة على المنصة الإلكترونية لإتمام عملية التكويد، والمتابعة لحين استلام إشعارًا يفيد نجاح عملية التكويد.

لم تقتصر خدمات “إدارة” على ذلك فحسب؛ إذ يوجد بإدارة فريق مختص للإجابة عن استفسارات الممولين ومتابعة سير عملية إصدار الفواتير وتبادلها لحين التأكد من استقرار الوضع وعدم وجود أية مشاكل تعيق الممولين من إصدار أو إرسال الفواتير المختلفة.

سجل مع “إدارة” الآن واختصر خطوات الانضمام إلى عالم الفواتير الإلكترونية.