عامٌ مضى مليئًا بالكثير من الأحداث والتحديات والنجاحات والتطورات التي أحببنا أن نطلعكم عليها كونكم كنتم ولازلتم أهم الشركاء في هذه الرحلة.

قدمنا خلاله الكثير من الخصائص، وحققنا فيه المزيد من خطوات التوسع -التي وبلا شك تنعكس بالإيجاب على عملكم-.

إليكم حصاد إدارة خلال عام 2021!

اعتماد “إدارة” من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية

قبل نهاية ٢٠٢١ اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك “إدارة” كمزود معتمد لخدمات الفوترة الإلكترونية بالسعودية.

يأتي هذا الاعتماد بعد نجاح “إدارة” في الالتزام بالاشتراطات التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وبالتزامن مع نجاحنا في تشغيل عدد من عملائنا بكافة أنحاء المملكة.

كما تم إصدار عدد مهم من المقالات التي تهتم بالتعريف بنظام الفوترة الإلكترونية، ضوابطها، ومراحل تطبيقها:

• كل ما تريد معرفته عن منظومة الفوترة الإلكترونية السعودية
• شروط تطبيق الفوترة الإلكترونية
• 12 معلومة يجب أن تعرفها قبل تطبيق الفوترة الإلكترونية
• أنواع الفواتير الإلكترونية

فضلا عن القيام بالتعديلات الفنية اللازمة فور الإعلان عن دخولها حيز التنفيذ من طرف محافظ هيئة الزكاة والضريبة الجمارك.

التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر

من واقع إدراكنا لحجم التحول الرقمي الذي بدأته الحكومة المصرية تدريجياً ابتداءًا من ٢٠٢١ فيما يخص إصدار الفاتورة الإلكترونية، وكذا كوننا على دراية بالتحديات التي قد تواجهكم لمواكبة هذا التغيير حرصت “إدارة” على التكامل مع هذه المنظومة وتزويد عملائها بمختلف أنشطتهم وحجم شركتهم بتلك الخدمة.

وبالإضافة لكون “إدارة” برنامجًا محاسبيًا، فقد سعينا للإجابة على جميع استفساراتكم وتقديم كافة المعلومات التي تهمكم خلال

تلك الرحلة عبر نشر مقالات تشرح كل ما يتعلق بالفاتورة الإلكترونية ومميزاتها، وغيرها من المعلومات:

• رحلة الممول مع “إدارة” لإصدار الفاتورة الإلكترونية
• 10 بيانات أساسية في شكل الفاتورة الإلكترونية ونموذج عملي لها
• كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية في 5 خطوات فقط مع إدارة
• 10 أخطاء شائعة يجب تجنبها عند الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية
• 5 خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية ومراحل إنشائها بالتفصيل
• أهمية واجهة الفاتورة الإلكترونية في مصر API و3 متطلبات تقنية أخرى

• إصدار مقالات توضح كيفية تفعيل بعض مكونات الفاتورة الإلكترونية:

• التوقيع الإلكتروني
• 10 بيانات أساسية في شكل الفاتورة الإلكترونية ونموذج عملي لها
• 9 مميزات وعيوب نظام ERP في منظومة الفاتورة الإلكترونية

أبرز التحديثات في 2021

لتحقيق المرونة التي يتطلبها عملك قمنا بإصدار العديد من التحديثات لعل من أهمها:

فبراير 2021

• تقرير أعمار الديون

تقرير أعمار الديون من أهم التقارير التي تتابع الديون المستحقة لك والناتجة عن أوامر بيع غير مدفوعة. تأتي أهمية هذا التقرير في مراقبة حساب العملاء ومتابعة الدفعات المستحقة للسداد من العملاء لتفادي تأخير الدفعات ومن ثم التأثير على التدفقات النقدية والتي قد تؤثر على قدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها.

يسمح لك “إدارة” ببناء تقرير أعمار الديون وفقًا لسياسة الائتمان الخاصة بك، فيُمكِنك اختيار تاريخ الاستحقاق ليكون أحد ثلاثة تواريخ، وهم:

• تاريخ أمر البيع
• تاريخ استحقاق أمر البيع
• تاريخ أمر صرف البضاعة

بعد اختيار أحد هذه التواريخ، سيقوم بتقسيم الديون إلى ثلاثة أقسام؛ ديون لم تستحق بعد (أي: لم يحن وقت تحصيلها)، وديون استحقت وتظهر أعمارها وفقًا لفترات تحددها أنت، أو ديون استحقت وعمرها أكبر من الفترات التي حددتها.

أبريل 2021

• مراحل الشيكات

تقدم “إدارة” خدماتها لقطاع كبير من الأعمال بمختلف المجالات وبالطبع تختلف حاجة كل مجال عن الآخر في الكثير من التفاصيل ويتفق الجميع في نقطة واحدة وهي “إنجاز العمل بأقل جهد وأعلى كفاءة” وهذا ما فعلناه في هذا التحديث.

أصبح بإمكان المستخدم تكويد مراحل كل من أوراق الدفع وأوراق القبض بالطريقة التي يحتاجها عمله “تم التسديد، تمت المراجعة، مرفوضة، في البنك، تم الاعتماد وغيرها من المراحل التي يراها المستخدم” مع إمكانية التعديل وإعادة ترتيب هذه المراحل من قِبل المستخدم.

• إمكانية العمل برقم التشغيلة

أتاحت “إدارة” إمكانية العمل برقم التشغيلة بدلًا من الاقتصار على العمل بتاريخ انتهاء الصلاحية، وبناء على هذه الخاصية يصبح العمل برقم التشغيلة هو الأصل الذي يتبعه إمكانية إضافة تاريخ الانتهاء.

• إظهار تاريخ التعديلات لمستندات التصنيع والأصول الثابتة

تمكنك خاصية إظهار السجل لمستندات التصنيع والأصول الثابتة من معرفة كافة التغيرات التي حدثت في المستند، كتاريخ التعديل والمستخدم الذي قام بالتعديل، مما يوفر لك مزيدًا من التحكم في المواد الخام وبياناتها وكذلك الانتباه للأخطاء غير المقصودة وفي النهاية عملًا أكثر انضباطًا!

مايو 2021

• مقارنة أصناف صرف البضاعة بالموجودة في أمر البيع باستخدام الماسح الضوئي

قد يؤدي وجود أصناف متشابهة في أوامر البيع إلى حدوث بعض الأخطاء عند صرف البضاعة، كما تستغرق المراجعة البشرية الكثير من الوقت والجهد.

يبرز هذا التحديث كحل مثالي، سريع وفعّال؛ كل ما عليك فعله هو الذهاب إلى الأوامر المقترحة وتفعيل “وضع المقارنة” واستخدم الماسح الضوئي على الأصناف التي يتم صرفها واحصل على أعلى مستوى من الدقة في صرف الأصناف وتجنب الأخطاء في صرف البضاعة!

بدأنا في هذا الشهر القيام بأول التحديثات الخاصة بالفاتورة الإلكترونية بعد انتهاء جميع المراحل الخاصة بتطبيقها مثل:

• استخدام الرقم التعريفي SKU للتمييز بين الأصناف

يونيو 2021

• إنشاء وحدات قياس حرة

من خلال هذا التحديث ستتمكن من اختيار وحدات قياس حرة خاصة بكل صنف على حدة. كل ما عليك فعله عند البدء باستخدام “إدارة” هو اختيار نظام وحدات القياس المناسب لعملك، وعند اختيارك لوحدات القياس الحرة، يمكنك بسهولة تحديد نسبة وحدات القياس الخاصة بكل صنف.

أغسطس 2021

• تحديد مستهدف بيع لبعض الأصناف
  بدون هذا التحديث في “إدارة” يتعين عليك زيادة مستهدفات المبيعات بشكلِ عام دون تحديد التصنيف المطلوب، الآن مع “إدارة” ومن خلال هذا التحديث الجديد يمكنك وضع مستهدف مبيعات لتصنيف معين وذلك لمتابعة سير العمل، أو حتى لوضع مكافآت لتحفيز الموظفين على تحقيق هذا المستهدف.
  

سبتمبر 2021

• فلتر جديد في تقريريّ كشف الحساب وميزان المراجعة

من الطبيعي أن تحتاج بين الوقت والآخر مراجعة عملياتك والاطلاع على نشاط عملائك لتقييم وضع عملك.

لكن هذه العملية قد تصبح شاقة وتستغرق وقتًا طويلًا إذا كان لديك الكثير من العملاء.

تخيل أن لديك 1000 عميل وتريد مراجعة حركات العملاء التي تمت في آخر شهر، ومن بين الـ 1000 عميل هناك فقط 300 عميل قاموا بالتعامل معك، كم يصبح هذا الأمر مزعجًا لك!

تسهّل عليك هذه الخاصية الأمر كثيرًا وذلك عن طريق إضافة فلتر جديد في البحث يُمكّنك من رؤية ومراجعة العملاء الذين أثبت لهم البرنامج حركات فعلية، أما من لم يقم بالتعامل في الفترة التي قمت بتحديدها فلا يظهر لك فى صفحة النتائج.

• إنشاء حقول مخصصة في صفحة أوامر البيع

حينما يتعلق الأمر بالبيع والشراء فلا تنازل عن معرفة التفاصيل وتوفر البيانات، لذا كانت هذه الخاصية.

فعند إنشاء أمر بيع تستطيع تكويد حقول مخصصة -مع حرية اختيار الحقول ونوعها وعددها وأسمائها- تضيف فيها المزيد من البيانات الخاصة بعملية البيع، كما تستطيع جعل هذه الحقول إلزامية أو اختيارية عند إنشائها.

أكتوبر 2021

• صرف المنتجات الأقدم افتراضيًا

الحفاظ على مستوى مخزون مثالي من الأمور التي تساهم في استقرار عملك؛ متابعة المخزون بشكل عام من الأمور التي يجب أن تهتم بها، وبنفس قدر الاهتمام بما في مخزنك ينبغي أن يكون تجاه منتجاتك المعروضة للعملاء.

فمثلًا؛ لا ينبغي أن ترتبها على الأرفف بشكل عشوائي من غير أن تأخذ في اعتبارك تاريخ الصلاحية، ستعاني بعد فترة من تراكم بعض المنتجات متأخرة الصلاحية، مما يعني خسارتك قدرًا من المال.

وللخروج من هذه الأزمة يقوم موظفوك برصّ المنتجات على الأرفف تبعًا لتاريخ الصلاحية؛ الأقدم فالأحدث.

الواقع تستطيع السيطرة عليه، ماذا عن البرنامج!

بتطبيق هذه الخاصية يقوم البرنامج بصرف المنتجات متأخرة الصلاحية قبل المنتجات حديثة الصلاحية بشكل افتراضي، وهكذا يوفر للكاشير الكثير من الوقت المبذول سابقًا في اختيار تواريخ الصلاحية للمنتجات وبالتالي تتم عمليات البيع بشكل أسرع.

• سهولة معرفة صافي عدد العبوات في تقرير أرصدة المخازن

التعامل مع الحزم أو العبوات التي تتشابه في الخواص وتختلف في البعض الآخر يشكل صعوبة لصاحب النشاط التجاري نظرًا لما يسببه ذلك من تحديات في عملية الجرد من حيث صعوبة معرفة العدد الفعلي لما يوجد في المخزن بعد بيع بعض هذه الحزم أو العبوات.

بتطبيق هذه الخاصية وتفعيل خيار “السماح باستخدام الحزم” يقوم البرنامج بحساب صافي العدد للمتبقي من الحزم في المخزن مما يسهل عملية الجرد.

• نوفمبر 2021

• معرفة معدل بيع الأصناف

تمت إضافة المزيد من الأعمدة في تقرير المبيعات المجمع بواسطة الصنف، حيث يظهر في هذه الأعمدة المضافة حديثًا معدل البيع اليومي والأسبوعي والشهري لكل صنف في فترة التقرير، وبالتالي معرفة الأوقات التي تزداد فيها حركة البيع والأسباب التي ترتبط بها، وكذلك الأوقات التي تقل فيها حركة البيع واتخاذ القرارات السليمة تجاه الأمر.

• ديسمبر 2021

• أعمدة جديدة في تقرير تكلفة المخزون

تستطيع تحليل بيانات تكاليف المخزون بشكل أكثر وضوحًا من خلال هذه الخاصية، وذلك بسبب ما تمت إضافته من أعمدة جديدة تحتوي على “سعر آخر أمر شراء، عملة آخر أمر شراء، المتوقع استلامه من هذا الصنف، ربح آخر 365 يوم لهذا الصنف”

• عرض اسم عرض المبيعات وبياناته بطريقة جديدة

التعامل مع عروض المبيعات أو أوامر البيع التي ترتبط بالبنادل دائمًا ما تحتوي على الكثير من التفاصيل والبيانات المهمة للبائع والمستهلك على حدٍ سواء.

الافتراضي قبل تحديث هذه الخاصة كان إظهار كافة التفاصيل المتعلقة بالباندل في نموذج الطباعة.

الآن أصبح الأمر اختياريًا؛ هل تريد عرض تفاصيل الباندل! كل صنف ببياناته (كمية، سعر، خصم و ضريبة) في سطر منفصل أم سطر واحد باسم الباندل مع بياناته بشكل إجمالي!

• تحديث جديد في طباعة الباركود

يمكّنك هذا التحديث من التحكم في حجم الباركود عند طباعته، وبالتالي يوفر هذا الأمر المزيد من الخيارات التي تناسب كافة العملاء بمختلف أنواع تجارتهم وتفضيلاتهم.

التكامل مع أدوات تهم عملك!

تحديثات جديدة في التكامل مع “Shopify”

تمكنك التحديثات الجديدة في التكامل مع “Shopify” من اختصار الوقت والمجهود؛ إذ تستطيع وبسهولة ربط حسابك بحيث تضمن لك:

• نقل جميع المعلومات، أو اختيار تلك التي تتوافق مع نشاطك أو احتياجاتك فقط.
• التحكم في إعدادات المخزون عبر إمكانية إنشاء مخزن أو فرع مبيعات جديد، أو تحديد أي واحد منهم تريده لاستقبال أوامر البيع من “Shopify”
• عرض عدد الطلبات، العملاء، والمنتجات التي تزامنت أو في إطار التزامن بين “إدارة” و “Shopify”، إضافة للإحصاءات عبر لوحة المعلومات الرئيسية.

التكامل مع “Jumia”

يعتبر Jumia أحد أشهر منصات التسوق الالكتروني حيث يتواجد في أكثر من ١٣ دولة، ويتواجد عليها أكثر من ٥٠ ألف تاجر.

لذلك يعتبر التكامل مع التطبيق مهم للتجار حيث يمكنهم من:

• توفير الجهد والوقت؛ إذ يتم إنشاء وتكويد السلع والمنتجات بطريقة أوتوماتيكية.
• تحديث أي معلومة جديدة تتعلق بتغيير في الأسعار أو الكميات أو غيرها من العمليات.
• تحديث رصيد مخزونك لضمان عرض الكميات المتاحة فقط، وبالتالي الحفاظ على رصيدك من النقاط على Jumia، وبالطبع كسب ثقة العملاء.

التكامل مع أدوات أخرى

نحرص على التكامل مع الأدوات التي تفيد عملكم وتساعدكم في التطور والنمو، حيث يوفر لكم التكامل مع هذه الأدوات العديد من المميزات مثل سهولة التواصل بين جميع قواعد البيانات المختلفة، وسهولة التواصل بين أعضاء فريقك، كما يعطيك رؤية تحليلية لتفاصيل عملك.

وأبرز المنصات والأدوات التي حققنا التكامل معها العام الماضي، “Google Sheet” و “Google calendar” و “Slack”.

وفي النهاية نشكركم على ثقتكم بـ “إدارة” ونعدكم بسنة أخرى حافلة بالتحديثات.